Để có thể tổ chức được một sự kiện thành công không thể bỏ qua bước xin giấy phép tổ chức sự kiện. Xin giấy phép tổ chức sự kiện không chỉ là để thông báo cho các cơ quan chức năng biết mà còn để đảm bảo tính công khai của sự kiện sắp diễn ra. Vậy làm thế nào để chuẩn bị giấy phép đúng và được thông qua nhanh nhất?
GIẤY PHÉP TỔ CHỨC SỰ KIỆN BAO GỒM NHỮNG GÌ?
Bạn cần chuẩn bị những giấy tờ như sau để nộp lên các đơn vị chức năng, bao gồm:
- Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện đứng tên công ty xin phép
Chủ đầu tư soạn
Ngày tháng năm, thời gian, địa điểm thông tin phải rõ ràng.
Phải ghi “Chương trình không bán vé” đối với những chương trình ko bán vé.
Danh mục bài hát, tác giả, người biểu diễn
- Giấy phép đăng ký kinh doanh của chủ đầu tư và chủ tổ chức sự kiện (mỗi thứ 2 bộ)
- Kịch bản khung:
Phải đóng dấu treo (dấu treo là có thể thay đổi được, nhưng không được đổi bài, tiết mục).
Kịch bản khung do chủ đầu tư soạn, chữ ký và dấu của chủ đầu tư (kịch bản khung gồm: stt, thời gian, tiết mục, mô tả, ghi chú).
- Danh mục bài hát: In thành 2 tờ có chữ ký, đóng dấu của chủ đầu tư
Danh sách các ca khúc trong chương trình
- Hợp đồng thuê mướn địa điểm:
Làm thành 4 bộ: (1 bộ bên thuê địa điểm giữ, 1 bộ mình giữ, 1 bộ sở VHTTDL giữ, 1 bộ cục tác quyền)
Bên A: người bán dịch vụ sẽ soạn hợp đồng.
- Công văn tổ chức sự kiện đặc biệt (nếu có)
Nếu chương trình có quân nhạc, văn công, lực lượng địa phương thì cần phải có giấy phép.
Số lượng: 3 tờ: 1 tờ mình giữ, 1 tờ nộp cục, 1 tờ nộp sở.
- Giấy phép xác nhận đã đóng tiền tác quyền ở cục tác quyền.
- Chuẩn bị 9 loại giấy tờ, cục tác quyền sẽ đưa lại 3 loại giấy tờ để mình nộp về sở, 3 loại giấy tờ này thuộc số 7, đó là 3 loại giấy tờ cụ thể:
Hóa đơn VAT cho chủ đầu tư
Phiếu thu đóng tiền
Hợp đồng giữa chủ đầu tư và cục chứng minh việc đóng tiền
- 9 loại giấy tờ cụ thể:
Giấy ủy quyền
Công văn xin phép tổ chức biểu diễn
Giấy phép đăng ký kinh doanh
Kịch bản khung
Danh mục bài hát
Hợp đồng thuê mướn địa điểm
Công văn tổ chức sự kiện đặc biệt (nếu có)
Hợp đồng đặc biệt nếu có
Một số trường hợp cần thêm:
Hợp đồng tổ chức sự kiện ký với khách hàng (nếu tổ chức cho khách hàng)
Giấy ủy quyền của khách hàng cho công ty tổ chức xin phép
Các lưu ý:
- Phải xin phép Sở Công Thương nếu có các chương trình rút thăm hay khuyến mãi
- Phải có thêm Công văn đứng tên cơ quan giải đấu, Quyết định thành lập giải và hợp đồng/biên bản ghi nhớ với Đơn vị phối hợp thực hiện đối với các sự kiện là giải đấu
- Tất cả sự kiện cần ghi có bán vé hay không và nếu có bán vé thì cần nộp kèm maket vé bán.
- Tất cả giấy tờ cần có con dấu đóng giáp lai, ở nơi nhận phải ghi chú rõ là có Nộp lưu chiểu… Bạn nên lưu ý những điểm này để không phải mất thời gian đi lại nhiều lần
Tuy nhiên, tùy vào tính chất của sự kiện mà sẽ đòi hỏi một số giấy tờ cần thiết khác.
CÁC LOẠI GIẤY PHÉP TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN
- Giấy phép Bộ Văn hóa thể thao và du lịch: Tổ chức từ 2 điểm trở lên tại 2 thành phố khác nhau, hoặc những sự kiện tầm cỡ quốc gia.
- Giấy phép tổ chức sự kiện tại Sở Văn hóa thể thao và du lịch: Gồm giấy phép họp báo, giấy phép tổ chức roadshow, giấy phép quảng cáo tại điểm tổ chức, giấy phép quảng cáo sản phẩm,…Trừ giấy phép tổ chức hội nghị khoa học thì không cần xin phép.
- Giấy phép cho người biểu diễn là người nước ngoài: Hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dịch vụ
THỜI GIAN NHẬN GIẤY PHÉP TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Có một số lưu ý về thời gian để tránh những sai sót gây chậm trễ thời gian tiến hành tổ chức sự kiện:
Thời gian để nộp hồ sơ dành cho các sự kiện là 10 ngày kể trước khi diễn ra. Đối với một số trường hợp khác như chương trình trình diễn về thời trang thì kéo dài hơn, đó là cần phải trước 30 ngày diễn ra. Vì vậy người làm hồ sơ cần nắm bắt chắc chắn những quy định này, để có thể có được giấy phép đúng quy định khi diễn ra sự kiện.
Thủ tục xin cấp giấy phép tổ chức các chương trình sự kiện chính xác và đạt yêu cầu thì sẽ được cấp giấy phép sau 1 đến 7 ngày (không tính những ngày nghỉ), và tùy vào từng sự kiện thì thời gian đó ngắn hay dài.
XIN CẤP PHÉP TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÁC ĐỊA PHƯƠNG
Nếu tổ chức sự kiện có quy mô ở nhiều tỉnh, người tổ chức sự kiện chỉ cần xin giấy phép ở một tỉnh, và nộp Giấy phép tổ chức sự kiện của tỉnh đó cho địa phương nơi tổ chức sự kiện để nhận được công văn đồng ý cho phép tổ chức sự kiện.
Đặc biệt đến thời gian và thời hạn nộp, xin các giấy phép tổ chức sự kiện con tại các tỉnh thành. Khi tổ chức các sự kiện như Festival, Gala… mang tầm vóc địa phương, người tổ chức sự kiện cần trình đề án tổ chức sự kiện có kèm công văn của UBND Tỉnh thường bao gồm cơ quan chỉ đạo tổ chức sự kiện, ban tổ chức tổ chức sự kiện, đơn vị thực hiện tổ chức sự kiện, nội dung chương trình tổ chức sự kiện, các kế hoạch truyền thông tổ chức sự kiện, tiến độ thực hiện tổ chức sự kiện, kế hoạch tài trợ tổ chức sự kiện (nếu có…).
Ngoài ra tùy từng địa phương có những quy định cụ thể riêng mà người tổ chức sự kiện cần phải đến làm việc với cơ quan chức năng của tỉnh đó để tìm hiểu thêm. Chẳng hạn như một số tỉnh Bến Tre, Tiền Giang… cấm tổ chức sự kiện roadshow với phương tiện lớn như xe tải trong khi với một số tỉnh khác việc này là bình thường. Tại TP.HCM người tổ chức sự kiện phải lưu ý 7 tuyến cấm chạy roadshow (đường Đồng Khởi, Lê Duẩn, Nguyễn Huệ, Hàm Nghi, Lê Lai, Lê Lợi, Nguyễn Thị Nghĩa) và 7 nơi cấm tập trung (Nhà hát Thành phố, tượng đài Bác Hồ trước UBND TP.HCM, Bưu điện, Nhà thờ Đức Bà, Dinh Thống nhất, Công viên 30/4, khu vực các đại sứ quán).
Mặc dù đã xin cấp phép tổ chức sự kiện rồi nhưng với những sự kiện có nguy cơ gây mất an ninh trật tự, ách tắc giao thông, người tổ chức sự kiện nên gửi công văn thông báo cho chính quyền cấp phường xã sở tại để họ cùng biết và hỗ trợ khi cần thiết. Tránh trường hợp như một sự kiện diễn ra cách đây cũng đã lâu, vì lý do gây mất an ninh trật tự và lấn chiếm lòng lề đường, đã bị cơ quan chức năng tịch thu phương tiện, phải hủy bỏ chương trình tổ chức sự kiện và đền hợp đồng cho khách hàng.
HIỂU BIẾT TƯỜNG TẬN CÁC CƠ QUAN CẤP PHÉP
Nếu nhà tổ chức sự kiện là người không có kinh nghiệm thì sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức xin giấy phép, hoàn thiện thủ tục tổ chức sự kiện so với dự tính ban đầu. Vì vậy, nắm rõ cách hoạt động của các cơ quan cấp giấy phép tổ chức sự kiện rất quan trọng.
Có một số thông tin quan trọng bạn nhất định phải nắm được như thời gian làm việc của các cơ quan hành chính cấp phép. Ví dụ như Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch chỉ nhận hồ sơ vào buổi sáng, buổi chiều dành để trả hồ sơ cho các tổ chức xin cấp phép khác, thời hạn giải quyết hồ sơ là 2 ngày kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, trường hợp phải xin ý kiến các Bộ, ngành khác thì thời hạn tối đa là 10 ngày.
CƠ QUAN TIẾP NHẬN HỒ SƠ
Các cơ quan tiếp nhận hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện bao gồm Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch; Cục nghệ thuật biểu diễn; Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Tùy vào từng loại sự kiện cụ thể sẽ phải nộp hồ sơ tới cơ quan có thẩm quyền giải quyết đối với loại sự kiện đó.
Trên đây, là một số thông tin về các giấy tờ cần thiết và một số lưu ý về việc xin giấy phép tổ chức sự kiện mà SV Event đã tổng hợp được. Hy vọng, các bạn có thể chuẩn bị được một bộ hồ sơ đầy đủ nhất cũng như quá trình cấp phép diễn ra nhanh chóng, thuận tiện hơn.
