Ngày nay, tổ chức sự kiện đã trở thành một trong những hoạt động không thể thiếu trong chiến lược truyền thông của doanh nghiệp. Tổ chức được những sự kiện thành công góp phần xây dựng thương hiệu và khẳng định vị thế của doanh nghiệp trên thị trường. Tuy nhiên, để xây dựng được một sự kiện thành công cần sự chuẩn bị kỹ lưỡng trong rất nhiều khâu cũng như cần một kịch bản hoàn chỉnh. Vậy làm thế nào để có thể tổ chức được một sự kiện hoành tráng, chuyên nghiệp?
CÁI NHÌN TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Sự kiện (hay còn gọi là event) có thể được hiểu là các hoạt động của con người có chủ đích diễn ra tại một thời điểm, một địa điểm nhất định. Tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt một thông điệp xác định nào đó. Từ đó, tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia.
Tổ chức event, sự kiện là một khái niệm không hề mới, có thể hiểu là tổ chức các hoạt động thông qua các hình thức hội thảo, hội nghị, triển lãm, tiệc,… trong các lĩnh vực văn hóa, thương mại, kinh doanh,…hay các buổi lễ kỷ niệm, đám cưới, tiệc mừng,.. trong đời sống sinh hoạt. Mà thông qua sự kiện đó nhằm gửi đi những thông điệp hoặc đạt được hiệu quả nào đó.
QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
CHUẨN BỊ
Bước 1: Xác định tổng quát về sự kiện
Đây là hoạt động cơ bản nhất trước khi bạn muốn xây dựng khung chương trình chi tiết.
Đầu tiên, trả lời câu hỏi sự kiện sắp diễn ra nằm trong lĩnh vực nào trong các lĩnh vực sau:
- Business events: Các sự kiện liên quan đến kinh doanh
- Corporate events: Các hoạt động sự kiện của doanh nghiệp như các ngày lễ kỷ niệm, sự kiện tri ân, tiệc cuối năm,…
- Sports events: Sự kiện trong lĩnh vực thể thao
- Exhibition events: Các sự kiện triển lãm, trưng bày, giới thiệu sản phẩm,…
- Sales events: Các sự kiện liên quan đến buôn bán hàng hóa
- Festival events: Sự kiện liên hoan, lễ hội
- Concert events: Các sự kiện hòa nhạc, đêm nhạc hòa tấu
- Entertainment events: Các sự kiện hoạt động mang tính chất giải trí
- Movie events: Các hoạt động sự kiện phim ảnh
- Workshop event: Sự kiện hội thảo, hội nghị
- Product brand events: Các hoạt động sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm
Thứ hai, xác định loại hình sự kiện sẽ tổ chức, bốn loại hình phổ biến nhất:
- Sự kiện kỷ niệm (Anniversary event): những sự kiện lễ hội hoặc những sự kiện xã hội nhằm mục đích kỷ niệm. Bao gồm các lễ hội truyền thống, kỷ niệm ngày thành lập, sinh nhật, đám cưới,…
- Sự kiện giáo dục (Educational event): những sự kiện được tổ chức nhằm mục đích huấn luyện, truyền đạt thông tin mang tính giáo dục. Bao gồm : hội nghị, hội thảo, lễ tốt nghiệp, lễ phát bằng,…
- Sự kiện tiếp thị (Marketing event): những sự kiện được tổ chức nhằm thu hút sự chú ý và thuyết phục khách hàng mua sản phẩm hoặc sử dụng dịch vụ. Bao gồm : hội chợ, giới thiệu sản phẩm, lễ khánh thành, khai trương,…
- Sự kiện khen thưởng, tri ân (Gratitude event: những sự kiện nhằm mục đích tôn vinh, thể hiện lòng kính trọng đối với những đóng góp của một cá nhân, tập thể. Ví dụ : lễ tưởng niệm, lễ trao giải,…
Thứ ba, đưa ra được câu trả lời cho những vấn đề sau:
- Mục đích, mục tiêu cần đạt được của buổi hội thảo
- Nội dung chính của hội thảo
Bước 2: Suy nghĩ ý tưởng
Trong giai đoạn này, ban tổ chức sự kiện phải tập hợp một nhóm người để tiến hành brainstorm ý tưởng các bước tổ chức sự kiện nhưng vẫn đảm bảo bám sát nội dung cơ bản của sự kiện và hiểu rõ về sản phẩm.
Bước 3: Thiết kế sự kiện
Giai đoạn này là giai đoạn cụ thể ý tưởng. Các vấn đề bao gồm:
– Địa điểm tổ chức: Bạn cần phải chọn được địa điểm tổ chức thích hợp với tính chất quy mô của sự kiện, dễ tìm và thuận tiện giao thông đi lại . Những địa điểm phổ biến là các trung tâm tổ chức sự kiện, nhà hàng, khách sạn như: Khách sạn cao cấp Continental Hotel, Nhà hàng Thảo Điền Village, Equatorial Hotel,..
– Thời gian tổ chức chương trình và thời gian diễn ra chương trình: Nên chọn khung thời gian hợp lý cho khách hàng dễ dàng tham dự như vào dịp cuối tuần và vào buổi chiều tối, đó sẽ là khung thời gian thích hợp để khách hàng tham dự đầy đủ và thoải mái.
– Chủ đề (theme/concept) của chương trình: Mỗi chương trình nên theo chủ đề và truyền tải thông điệp nào đó, điều đó sẽ làm cho buổi tiệc tri ân mang ý nghĩa và diễn ra một cách mạch lạc hơn.
– Thiết kế hình ảnh cho chương trình: bao gồm trang trí, quà tặng, thiệp mời, thiệp cảm ơn, sân khấu, backdrop cần được thiết kế theo một concept có sẵn như vậy sẽ tạo ấn tượng và sự kiện của bạn để lại nhiều dấu ấn hơn.
Bước 4: Lên kế hoạch tổ chức
Đây là lúc phải chi tiết hóa những vấn đề sẽ gặp phải như
– Ngân sách.
– Nguồn nhân lực thực hiện.
– Nhà cung cấp dụng cụ thiết bị.
– Vận chuyển như thế nào.
– Phân tích rủi ro có thể xảy ra.
Bước 5: Lên danh sách khách mời
Lên danh sách những khách mời sẽ tham gia để in thiệp gửi cho họ, như vậy họ sẽ có thời gian sắp xếp công việc để tham gia buổi lễ. Lời mời này cần thể hiện được sự lịch thiệp, trang trọng và phải ngắn gọn nhưng thông tin đầy đủ các vấn đề: Chủ đề, địa điểm tổ chức, thời gian diễn ra.
Bước 6: Tiến hành thực hiện
Một sự kiện thường mất 2 tuần để thực hiện. Bao gồm các hoạt động chuẩn bị như đồng phục, in banner, lắp đặt standee, thuê người, liên lạc các bên liên quan. Một số công ty tổ chức sự kiện sẽ tiến hành thuê ngoài (outsourcing) một số hoạt động và cử bộ phận giám sát hoạt động.
Bước 7: Dàn dựng chuẩn bị
Quá trình dàn dựng chuẩn bị được thực hiện tại nơi tổ chức sự kiện. Tốt nhất là 1 hoặc 2 ngày trước ngày sự kiện diễn ra. Nên có một bảng những công việc cần làm để tiện theo dõi tiến độ và không bỏ sót bất cứ khâu nào.
Bước 8: Chuẩn bị kịch bản chương trình
Để sự kiện diễn ra theo quy trình thì cần chuẩn bị khung chương trình, những hoạt động sẽ diễn ra. Làm việc với MC để dẫn dắt chương trình theo đúng concept. Sau đó tiến hành duyệt chương trình trước khi diễn ra: MC, các tiết mục văn nghệ, âm thanh, ánh sáng, tiếp tân,…
Quy trình tổ chức sự kiện của SV Event
Với SV Event, một sự kiện thông thường sẽ bao gồm những hoạt động như sau:
- Đón khách: Là nghi thức lễ quan trọng. Để nhanh gọn trong phần này bạn nên hướng dẫn lễ tân xin name – card của khách, hạn chế để khách đọc tên rồi lễ tân tìm tên check in nhé. Tốt nhất, bạn nên chuẩn bị một phòng đón tiếp riêng dành cho khách VIP.
- Hướng dẫn khách vào chỗ ngồi: Lễ tân nên hướng dẫn khách vào đúng vị trí đã sắp xếp trước. Nên phân biệt, khách VIP và khách thường, phần ghế cho VIP nên được thêm nơ hoặc màu khác với ghế thường.
- Phát biểu tri ân của ban lãnh đạo: Nên chuẩn bị kĩ bài phát biểu, nên chuẩn bị song ngữ (nếu như có khách mời nước ngoài ) để phần phát biểu thêm phần long trọng
- Chương trình văn nghệ: những tiết mục văn nghệ nhẹ nhàng và những tiết mục sôi động để làm nóng không khí cũng như trước khi kết thúc chương trình.
- Tặng quà: Bạn nên nắm kĩ danh sách khách hàng được tặng quà. Mọi phần quà được tặng cần chuẩn bị chỉnh chu và không bị lỗi, tránh trường hợp quà bị lỗi sẽ làm mất thiện cảm với khách hàng.
- Rút thăm trúng thưởng: Phần này chính là phần sôi nổi nhất của buổi tiệc, bạn nên chọn những MC có giọng khỏe và có kinh nghiệm hoạt náo để dẫn sôi động và mọi người sẽ hào hứng hơn. Đây cũng là hoạt động để làm nóng bầu không khí, giúp sự kiện trở nên vui vẻ, cởi mở hơn.
- Tiệc: Tiệc tri ân khách hàng không thể thiếu phần ăn uống, đây cũng như là lời cảm ơn, muốn mời khách hàng ăn những món ăn ngon.
- Tiễn khách: Tiễn khách và gửi lời chào niềm nở sẽ góp phần cho khách hàng cảm thấy họ được tri ân trọn vẹn.
Sự kiện do SV Event tổ chức
KẾT THÚC CHƯƠNG TRÌNH
Sau khi MC mời ban lãnh đạo lên phát biểu kết thúc buổi lễ, cuối chương trình trước khi tiễn khách mời có thể tặng quà lưu niệm cho khách mời và người tham dự.
Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho (removal): dọn dẹp nơi tổ chức (cleaning), sửa lại những vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)…
ĐÁNH GIÁ SỰ KIỆN
Sau khi một sự kiện kết thúc, ban tổ chức nên họp thảo luận về những thiếu sót trong quá trình chuẩn bị và diễn ra sự kiện. Đây cũng như là đánh giá sự thành công của sự kiện để làm cơ sở để rút ra những kinh nghiệm quý báu sau mỗi lần tổ chức.
Trên đây, là quy trình chuẩn để tổ chức một sự kiện thành công, ấn tượng. Tuy nhiên, dù có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, chi tiết đến đâu thì việc xảy ra những sai sót nhỏ là không thể tránh khỏi. Mong rằng thông tin mà bài viết cung cấp hữu ích đối với các bạn!
