Trong công việc và đời sống hằng ngày ắt hẳn anh chị đã nghe qua cụm từ Hội nghị khách hàng hoặc anh chị là người được mời tham dự hội nghị khách hàng, hoặc chính là người trực tiếp gửi mail mời đối tác tham dự hội nghị khách hàng. Trải qua thời gian, với sự phát triển không ngừng của mạng xã hội, công tác tổ chức hội nghị khách hàng lại càng được sáng tạo nhiều hơn, với nhiều kịch bản hấp dẫn hơn. Vậy Hội nghị khách hàng là gì? Làm sao để tổ chức hội nghị khách hàng thành công?
1. Hội nghị khách hàng là gì?
Hội nghị khách hàng là một sự kiện được tổ chức thường niên trong doanh nghiệp với sự tham gia của các khách mời, là những khách hàng, đối tác của doanh nghiệp. Xuất phát từ sự cạnh tranh trên thị trường, doanh nghiệp để có thể tồn tại được thì phải có khách hàng, thậm chí là những khách hàng trung thành, đã tin tưởng và ủng hộ doanh nghiệp trong một thời gian dài. Tổ chức hội nghị khách hàng thường là dịp để doanh nghiệp cảm ơn trước sự ủng hộ của khách hàng với các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.
Trên thực tế, mỗi doanh nghiệp đều có những cách thức khác nhau để tri ân khách hàng. Thông thường hội nghị tri ân khách hàng được áp dụng với các khách hàng là doanh nghiệp, hay đối tác, nhà đầu tư. Còn khách hàng cá nhân thì sẽ có những hình thức để tri ân riêng như khuyến mãi, bởi vì số lượng khách hàng cá nhân khá đông, thậm chí một số các doanh nghiệp như ngân hàng, viễn thông thì có mạng lưới khách hàng cá nhân trên khắp cả nước, vì thế sẽ không đủ thời gian và kinh phí để tổ chức với quy mô rộng rãi.
2. Cách thức tổ chức khách hàng thành công
Lên danh sách khách mời tham gia hội nghị
Trước khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện hội nghị tri ân khách hàng, phòng kinh doanh thường sẽ thống kê lại các khách hàng hiện tại của công ty để bắt đầu gửi thư mời, đi kèm với lời cảm ơn đến với khách hàng.
Xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện
Trong hội nghị khách hàng, thời gian và địa điểm tổ chức là yếu tố khá quan trọng. Dựa vào số lượng khách hàng đã thống kê, phòng tổ chức bắt đầu lên kế hoạch để tìm kiếm địa điểm tổ chức. Tùy vào mùa cao điểm hay thấp điểm mà các khách sạn liệu có kín phòng họp hay không. Tốt nhất nếu như theo kế hoạch thì doanh nghiệp nên đặt phòng hội trường, hội nghị tại các khách sạn trước khoảng 2 tháng để đảm bảo có phòng hội nghị cho doanh nghiệp tổ chức.
Nếu doanh nghiệp của anh chị liên hệ với các công ty tổ chức sự kiện thì những đơn vị này sẽ tiến hành tìm kiếm các địa điểm có thể tổ chức hội nghị khách hàng. Vì một phần những công ty này sẽ có đối tác là các khách sạn, nhà hàng lớn, dễ dàng làm việc hơn.
Lên ý tưởng và kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng
Đa phần những công việc liên quan đến ý tưởng và kịch bản, cũng như là cách dàn dựng sâu khấu đều được ủy thác bởi các công ty tổ chức sự kiện. Đây là những đơn vị có kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, họ sẽ luôn tràn đầy những ý tưởng mới lạ, giúp cho buổi hội nghị khách hàng trở nên thu hút hơn.
Kiểm tra mọi công đoạn trước khi sự kiện chính thức diễn ra
Vì đây là một sự kiện quan trọng, vì thế mọi công tác trước khi sự kiện diễn ra cần được kiểm tra cực kì kĩ lưỡng. Tốt nhất trước khi sự kiện chính thức diễn ra, quý khách nên kiểm tra lại tất cả các hạng mục tổ chức sự kiện. Bên cạnh đó phải dự phòng được những tình huống bất ngờ sẽ xảy ra để có những giải pháp xử lý kịp thời. Việc kiểm tra kĩ lưỡng sẽ khiến cho sự kiện diễn ra suôn sẻ, “cẩn tắc thì vô ưu”.
SV Event hân hạnh mang lại cho quý khách hàng những buổi lễ hội nghị khách hàng được tổ chức hoành tráng, hấp dẫn giúp quý công ty có thể gây ấn tượng trong mắt khách mời.
