Tổ chức tiệc tất niên
Dịch vụ Tổ chức tiệc tất niên của NEWLINK Event
Cách xây dựng bản kế hoạch tổ chức tiệc tất niên thành công, lên số lượng và danh sách khách mời, lập bảng nội dung chương trình chi tiết, dự trù kinh phí buổi tiệc
Để có được bản kế hoạch tổ chức tiệc tất niên ý nghĩa, thành công đòi hỏi người lên kế hoạch phải chuẩn bị kỹ càng. Vừa tạo được dấu ấn về buổi tiệc, hình ảnh đẹp về công ty doanh nghiệp vừa tăng tính đoàn kết, mở rộng cơ hội hợp tác và phát triển.
Tiệc tất niên công ty được tổ chức vào cuối năm là buổi lễ tổng kết nội bộ doanh nghiệp và ban giám đốc. Tổng kết những thành quả và những gì đã làm được trong năm cũ đồng thời đưa ra kế hoạch, mục tiêu phát triển cho năm mới. Cũng là dịp để mọi người được nghỉ ngơi, giao lưu, trao đổi kinh nghiệm trong phòng ban và nội bộ công ty.
Để có được buổi lễ tất niên thành công thì cần chú ý đến nhiều yếu tố quyết định xây dựng nên 1 bản kế hoạch hoàn hảo. Dưới đây là một số vấn đề cần lưu ý cho bản kế hoạch tất niên được chúng tôi tổng hợp dựa trên thực tế và kinh nghiệm nhiều năm tổ chức sự kiện. Hy vọng những thông tin kế hoạch tổ chức tiệc tất niên dưới đây sẽ giúp bạn tổ chức buổi lễ thành công nhất.
Lên kế hoạch số lượng khách mời
Lên kế hoạch số lượng khách mời và danh sách khách mời là bước đầu tiên mà các bạn cần chuẩn bị. Bởi vì có được danh sách đầy đủ chính xác sẽ giúp đơn vị doanh nghiệp bạn có phương án tổ chức chu đáo.
Lễ tất niên ngoài các thành viên nội bộ công ty còn có các cổ đông, đối tác, khách hàng thân thiết và bạn bè, gia đình lãnh đạo. Mỗi đối tượng sẽ cần có cách sắp xếp, đón tiếp khác nhau vì vậy buổi tiệc mới thành công, ấm cúng, thân thiện và đoàn kết.
Ước tính về mức chi phí tổ chức tiệc tất niên
Kinh phí hay chi phí buổi tiệc là yếu tố rất quan trọng, vì nó quyết định đến chất lượng buổi tiệc, hình thức tổ chức, địa điểm cũng như chọn đồ ăn thức uống. Có nhiều hạng mục khác nhau trong 1 buổi lễ vì vậy đơn vị bạn cần xác định những mục nào là cốt yếu cần đầu tư cho phù hợp. Cũng tùy theo hạn mức chi phí để bỏ ra để xác định buổi lễ cần những mục nào, bạn có thể tham khảo danh sách chúng tôi liệt kê dưới đây:
- Kinh phí thuê địa điểm tổ chức tiệc tất niên, có thể thua nhà hàng, khách sạn, khu tổ chức sự kiện hay tổ chức ngay công ty, ….
- Kinh phí trang trí thiết kế banner lắp đặt, phông nền, sân khấu, biểu tượng trang trí, hoa, ….
- Kinh phí ăn uống bao gồm đồ ăn và thức uống khai vị, nhập tiệc, tráng miệng, ….
- Chi phí văn nghệ thuê loa đài, nghệ sĩ biểu diễn, đoàn múa, ….
- Kinh phí quà tặng lưu niệm cho khách mời, trao thưởng cá nhân tập thể có thành tích xuất sắc, ….
Tùy theo mức độ ưu tiên của đơn vị công ty, doanh nghiệp để phân bổ nguồn kinh phí buổi lễ tất niên cho phù hợp.
Tìm kiếm được chủ đề độc đáo, hấp dẫn
Chủ đề là linh hồn xuyên suốt buổi tiệc vì vậy cần sự đặc sắc, độc đáo và hấp dẫn. Đưa ra được mục tiêu sẽ giúp gắn kết các tiết mục, các phần của chương trình lại giúp khách tham gia không thấy tẻ nhạt. Có thể chọn các nét văn hóa công ty đặc sắc hay tổ chức các chương trình văn nghệ cây nhà lá vườn. Là cơ hội cho các thành viên thể hiện được sự hài hước hay tài năng bản thân. Cũng là dịp cho mọi người thêm hòa đồng gắn kết và giao lưu khi có các tiết mục tập thể, ….
Xây dựng nội dung chương trình
Bước xây dựng nội dung chương trình sẽ do bên công ty hoặc bên MC, đơn vị tổ chức sự kiện thực hiện. Đưa ra các trình tự chương trình từ đầu tới cuối buổi tiệc gồm những phần gì, có những chương trình ra sao. Dựa vào bảng kế hoạch nội dung chương trình mà bên MC sẽ có lời dẫn và chuẩn bị các chương trình dự phòng nhằm hạn chế tối đa phát sinh. Chương trình tiệc tất niên diễn ra đúng theo kế hoạch, không bị xào xáo, ….
Mỗi phần trong bảng nội dung sẽ có người phụ trách, chịu trách nhiệm để ban tổ chức dễ quản lý. Nhất là phần đón tiếp khách mời, phục vụ khách, bố trí tiết mục, khen thưởng hay chào gửi quà lưu niệm cuối tiệc, ….
Giám sát và chạy chương trình
Khi đã chuẩn bị xong 4 bước trên thì cần chạy thử chương trình và lựa chọn người giám sát. Người giám sát này sẽ là người chỉ đạo, theo sát mọi diễn biến buổi tiệc, điều phối các bộ phận thực hiện đúng nhiệm vụ được phân công. Cũng như họ sẽ là người giải quyết các sự cố không may xảy ra hay phát sinh không lường trước. Có người giám sát thì chương trình mới diễn ra thành công và đúng mục tiêu chuyên nghiệp được.
Và một điều khá quan trọng là cần chạy thử chương trình xem kế hoạch chuẩn bị Ok chưa, chu đáo chưa. Qua khâu chạy thử sẽ giúp người giám sát làm quen với các khâu công việc, điều phối công việc và bộ phận phụ trách cụ thể.
