Sự kiện chính là những hoạt động quy tụ số lượng lớn công chúng, những người tham gia tại một thời gian, địa điểm xác định đều được gọi là Event (sự kiện). Vậy nên sự kiện không chỉ là nơi mọi người gặp gỡ, giao lưu lẫn nhau mà còn là nơi gây dựng mối quan hệ thân thiết giữa công chúng với công ty, tri ân những khách hàng, hay chính nhân viên của công ty, thêm vào đó là quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp đến với công chúng một cách rộng rãi.
Kịch bản chương trình sự kiện
Để tổ chức một chương trình thành công tốt đẹp thì điều không thể thiếu đó là kịch bản. Kịch bản là bản phác thảo những nội dung sẽ diễn ra trong chương trình. Qua kịch bản đó, các bên tổ chức sự kiện sẽ hoàn thành việc tổ chức sự kiện một cách chu đáo và thành công nhất. Mỗi một chương trình khác nhau cần một kịch bản khác nhau phù hợp với mục đích, nội dung, đối tượng hướng tới của chương trình. Nhưng nhìn chung thì mỗi kịch bản đều được viết dựa trên những bước cơ bản sau đây.
1. Chuẩn bị :
Xác định mục tiêu, đối tượng hướng tới từ đó đề ra định hướng tổ chức, qui mô, địa điểm, hình thức tổ chức,…
* Mục đích sự kiện :
Mỗi sự kiện khác nhau đều có cách tổ chức khác nhau, mục tiêu, đối tượng hướng đến khác nhau. Do đó, xác định mục đích sự kiện chính là điều kiện tiên quyết để chuẩn bị tổ chức một chương trình sự kiện thành công tốt đẹp.
*Đối tượng hướng tới :
Trong mỗi chương trình, con người là yếu tố quan trọng nhất cần hướng tới. Với mỗi chương trình khác nhau thì đối tượng hướng tới cũng đều khác nhau. Ví dụ chương trình Lễ tri ân khách hàng thì đối tượng hướng đến sẽ là các khách hàng trước đây của doanh nghiệp, hay trong sự kiện quảng bá công ty thì đối tượng hướng tới là toàn thể công chúng,…
Xác định được đối tượng thì các bước tiếp theo là xác định địa điểm tổ chức sự kiện sao cho phù hợp với số lượng, cách chia nhóm đối tượng cụ thể để tiếp cận,..
*Hình thức tổ chức :
Trong bước này thì ban tổ chức cần xác định địa điểm, thời gian cụ thể tổ chức sự kiện dựa trên số lượng khách mời tham dự, tính chất trang trọng của sự kiện,.. Từ đó dự trù kinh phí thực hiện và thành lập kịch bản phù hợp.
*Lập biểu đồ thời gian :
Đặt ra các hạn thời gian (deadline) từ thông báo, chuẩn bị, thực hiện đến kết thúc chương trình.
*Ban tổ chức:
Đặt ra chức vụ, nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên, có thể chia thành các nhóm khác nhau phụ trách các phần chuyên biệt.
2. Lên kịch bản chi tiết cho chương trình
Từ những nội dung ở phía trên, BTC cần viết ra một kịch bản cụ thể lên kế hoạch tổ chức. Sau đây là gợi ý về trình tự của một chương trình ấn tượng mà BTC có thể tham khảo và đưa ra những thay đổi phù hợp dựa trên mục đích cũng như yêu cầu của chương trình.
I. Đón tiếp khách mời :
– Thời gian (dự kiến) : 30 phút
– Nội dung : Ban lễ tân tại khu vực cổng chào sẽ đón tiếp các khách mời, người tham dự và sắp xếp chỗ ngồi cho các khách mời, người tham dự theo danh sách đã nhận.
Đây là bước vô cùng quan trọng, là ấn tượng đầu tiên của khách mời về sự kiện nên cần được chú ý đầu tư chuẩn bị kĩ lưỡng nhằm để lại những dấu ấn tốt đẹp đến khách mời, qua đó không những thể hiện sự chỉn chu trong tác phong mà còn tạo tiếng vang lớn cho doanh nghiệp, ban tổ chức sự kiện.
II. Khai mạc buổi lễ :
– Thời gian (dự kiến) : 20 phút
– Nội dung : MC sẽ thay mặt BTC giới thiệu đôi nét về diễn biến chương trình sự kiện.
Việc giới thiệu này giúp người tham dự nắm bắt được quá trình diễn biến của sự kiện, tạo sự chú ý đến chương trình. Từ đó giúp sự kiện được diễn ra suôn sẻ, thuận lợi hơn.
III. Nội dung chương trình:
– Thời gian (dự kiến) : khoảng 60 phút
– Nội dung : Đây là phần những sự kiện chính được tổ chức trong sự kiện. Tùy theo mục đích, yêu cầu khác nhau mà BTC có thể cân nhắc thay đổi cho phù hợp
+ Giới thiệu thành phần khách mời, ban giám khảo, người tham dự,…
+ Biểu diễn nghệ thuật, chơi trò chơi trúng thưởng,…
+ Phát biểu của BTC hoặc khách mời,…
+ Tiến hành tổ chức trao giải, giao lưu khách mời,…
+ Tiệc nhẹ,..
IV. Bế mạc :
– Thời gian (dự kiến) : 20 phút
– Nội dung :
+ MC thay mặt doanh nghiệp/BTC gửi lời cảm ơn đến các vị đại biểu và khách mời đã đến tham dự buổi lễ.
+ Trao quà lưu niệm : Chủ doanh nghiệp/BTC có thể trao các món quà lưu niệm nhỏ nhằm gây ấn tượng tốt với khách mời và người tham dự.
Hi vọng mẫu kịch bản tổ chức sự kiện trên đây của SV Event sẽ giúp các bạn có thể tổ chức một chương trình thành công tốt đẹp.
