Hội nghị – hội thảo là một trong những hình thức sự kiện phổ biến được các doanh nghiệp, công ty lựa chọn khá nhiều. Để tổ chức một buổi hội nghị – hội thảo thành công, người tổ chức cần phải có sự chuẩn bị và lên kế hoạch một cách chi tiết nhất.
1. Xác định cụ thể thời gian tổ chức hội nghị – hội thảo
Đối tượng hướng tới trong một sự kiện hội nghị – hội thảo luôn là những lãnh đạo, quản lý đến từ các công ty, doanh nghiệp khác nhau, nên việc lựa chọn thời gian tổ chức phù hợp là cần thiết. Thời gian tổ chức nên được chọn vào cuối tuần bởi vì đây là lúc mọi người có nhiều thời gian hơn để đi dự hội thảo. Tuy nhiên cũng nên lưu ý ngày cuối tuần mọi người thường có xu hướng thức dậy muộn vào buổi sáng. Để tránh làm phiền khách mời thì khung giờ hợp lý nhất để tổ chức sự hiện là từ 14h – 16h chiều.
2. Lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị – hội thảo phù hợp.
Các công ty, doanh nghiệp nên chọn địa điểm tổ chức dễ tìm, giao thông thuận tiện, có bãi đỗ xe,… để các khách mời, khách tham dự dễ dàng tìm đến và đảm bảo an toàn cho người tham dự.
Tùy theo nội dung sự kiện và số lượng khách mời mà các bạn nên lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp. Thông thường với những hội nghị – hội thảo lớn nên tổ chức ở khách sạn hoặc các trung tâm hội nghị nơi có không gian sang trọng, rộng rãi và tiện nghi. Còn với những hội nghị – hội thảo nhỏ mang không khí thân mật thì nên tổ chức ở những địa điểm nhỏ hơn hoặc các quán café để tạo được không khí thân thiện, cởi mở. Bạn không nên chọn địa điểm quá rộng so với số lượng người tham dự vì như vậy sẽ làm không khí trở nên loãng. Dù đặt địa điểm ở đâu thì công ty, doanh nghiệp cũng cần đảm bảo địa điểm đó có đủ khả năng tổ chức sự kiện với quy mô, số lượng người tham dự hoặc phù hợp với số lượng dự tính.
Khi lựa chọn địa điểm, bạn cũng đừng quên tìm hiểu chi tiết về các tiện ích cũng như hạn chế của địa điểm, phần nào có phí và phần nào là miễn phí để bạn có thể có kế hoạch về kinh phí phù hợp. Đồng thời, bạn cũng cần dự trù cho tất cả các vật dụng cần thiết tại event, đảm bảo thiết bị âm thanh – ánh sáng đầy đủ, cách trang trí theo đúng chủ đề sự kiện, bàn ghế cho khách mời ngồi ổn định, thoải mái để đảm bảo việc tổ chức diễn ra chu đáo nhất, chuyên nghiệp nhất.
3. Chương trình cần được lên chủ đề cụ thể
Mỗi chương trình đều cần có một chủ đề thống nhất, nó không chỉ là linh hồn của cả sự kiện mà còn là yếu tố quan trọng liên quan đến mục đích khi tổ chức hội nghị – hội thảo. Đồng thời đây cũng là mục đích mà người tham dự, khách mời của bạn hướng đến.
Dù bạn thuê công ty, đơn vị tổ chức sự kiện hay tự thực hiện thì chủ đề chương trình cũng cần phải được lên kế hoạch từ trước và cần đảm bảo về sự ấn tượng, cũng như ý nghĩa của chủ đề để nhằm thu hút mọi người. Chẳng hạn như chủ đề của một buổi hội thảo dành cho sinh viên có thể là “Chung một niềm tin khát vọng”, một buổi hội thảo dành cho các nhà phân phối có thể là “Hội nghị khách hàng”, …
4. Thực hiện quảng bá cho hội nghị – hội thảo.
Khách mời là một yếu tố rất quan trọng cho buổi hội nghị – hội thảo đó, chính vì vậy việc quảng bá là hết sức cần thiết. Một số kênh truyền thông hiệu quả bao gồm: Email, báo chí, diễn đàn, mạng xã hội… Đối với các hội thảo có tính phí tham dự tương đối cao, bạn cần các hình thức truyền thông mang tính “tấn công” nhiều hơn như gọi điện thoại trực tiếp, gửi thư mời tham dự. Đối với một số sự kiện dành cho đối tượng tham dự tương đối cao cấp như giám đốc, chủ doanh nghiệp, rất có thể bạn phải bố trí nhân viên gọi điện mời họ tham dự.
Bên cạnh đó, bạn cũng cần cân nhắc đến thời gian quảng bá hội nghị – hội thảo của mình sao cho phù hợp để không quá sớm cũng như không quá muộn, nếu truyền thông quá cận ngày tổ chức thì người tham dự có thể không sắp xếp công việc được để đến tham dự, nhưng truyền thông sớm quá cũng chưa hẳn là tốt, người tham dự thấy thời gian còn xa nên chủ quan không đăng ký, sau đó họ quên không đăng ký nữa.
5. Làm việc với người phát ngôn, diễn giả
Khi lên kế hoạch cho một buổi hội nghị – hội thảo thì một trong những vấn đề mà bạn cần lưu ý đó là nên làm việc trước với nhà phát ngôn hoặc diễn giả của buổi hội nghị, hội thảo. Điều này sẽ giúp thống nhất được về nội dung, thời gian diễn giả trình bày, như thế sự kiện của bạn sẽ diễn ra suôn sẻ, đúng thời gian. Nhiều nhà tổ chức tỏ ra khá lúng túng khi xử lý việc này, họ đành để mặc cho sự cao hứng của diễn giả, không kiểm soát tốt thời gian của mình dẫn đến việc các diễn giả nói sau có ít thời gian hơn, hoặc buổi hội thảo kéo dài hơn dự kiến.
Song song đó thì bạn nên công bố rõ ràng tên, chức danh của diễn giả vì những thông tin về diễn giả rất quan trọng trong các buổi hội nghị – hội thảo, huấn luyện… liên quan đến việc diễn thuyết, tập huấn… bởi uy tín của họ quyết định sự hấp dẫn, thu hút của event đó.
Với những gợi ý này, Newlink Event hy vọng sẽ giúp các bạn có được những ý tưởng hữu ích cùng sự chuẩn bị chu đáo nhất khi tổ chức hội nghị – hội thảo.
