---

Trong công việc và đời sống hằng ngày ắt hẳn anh chị đã nghe qua cụm từ Hội nghị khách hàng hoặc anh chị là người được mời tham dự hội nghị khách hàng, hoặc chính là người trực tiếp gửi mail mời đối tác tham dự hội nghị khách hàng. Trải qua thời gian, với sự phát triển không ngừng của mạng xã hội, công tác tổ chức hội nghị khách hàng lại càng được sáng tạo nhiều hơn, với nhiều kịch bản hấp dẫn hơn. Vậy Hội nghị khách hàng là gì? Làm sao để tổ chức hội nghị khách hàng thành công?

1. Hội nghị khách hàng là gì?

Hội nghị khách hàng là một sự kiện được tổ chức thường niên trong doanh nghiệp với sự tham gia của các khách mời, là những khách hàng, đối tác của doanh nghiệp. Xuất phát từ sự cạnh tranh trên thị trường, doanh nghiệp để có thể tồn tại được thì phải có khách hàng, thậm chí là những khách hàng trung thành, đã tin tưởng và ủng hộ doanh nghiệp trong một thời gian dài. Tổ chức hội nghị khách hàng thường là dịp để doanh nghiệp cảm ơn trước sự ủng hộ của khách hàng với các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.

Trên thực tế, mỗi doanh nghiệp đều có những cách thức khác nhau để tri ân khách hàng. Thông thường hội nghị tri ân khách hàng được áp dụng với các khách hàng là doanh nghiệp, hay đối tác, nhà đầu tư.  Còn khách hàng cá nhân thì sẽ có những hình thức để tri ân riêng như khuyến mãi, bởi vì số lượng khách hàng cá nhân khá đông, thậm chí một số các doanh nghiệp như ngân hàng, viễn thông thì có mạng lưới khách hàng cá nhân trên khắp cả nước, vì thế sẽ không đủ thời gian và kinh phí để tổ chức với quy mô rộng rãi.

2. Cách thức tổ chức khách hàng thành công

Lên danh sách khách mời tham gia hội nghị

Trước khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện hội nghị tri ân khách hàng, phòng kinh doanh thường sẽ thống kê lại các khách hàng hiện tại của công ty để bắt đầu gửi thư mời, đi kèm với lời cảm ơn đến với khách hàng.

Xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện

Trong hội nghị khách hàng, thời gian và địa điểm tổ chức là yếu tố khá quan trọng. Dựa vào số lượng khách hàng đã thống kê, phòng tổ chức bắt đầu lên kế hoạch để tìm kiếm địa điểm tổ chức. Tùy vào mùa cao điểm hay thấp điểm mà các khách sạn liệu có kín phòng họp hay không. Tốt nhất nếu như theo kế hoạch thì doanh nghiệp nên đặt phòng hội trường, hội nghị tại các khách sạn trước khoảng 2 tháng để đảm bảo có phòng hội nghị cho doanh nghiệp tổ chức.

Nếu doanh nghiệp của anh chị liên hệ với các công ty tổ chức sự kiện thì những đơn vị này sẽ tiến hành tìm kiếm các địa điểm có thể tổ chức hội nghị khách hàng. Vì một phần những công ty này sẽ có đối tác là các khách sạn, nhà hàng lớn, dễ dàng làm việc hơn.

Lên ý tưởng và kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng

Đa phần những công việc liên quan đến ý tưởng và kịch bản, cũng như là cách dàn dựng sâu khấu đều được ủy thác bởi các công ty tổ chức sự kiện. Đây là những đơn vị có kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, họ sẽ luôn tràn đầy những ý tưởng mới lạ, giúp cho buổi hội nghị khách hàng trở nên thu hút hơn.

Kiểm tra mọi công đoạn trước khi sự kiện chính thức diễn ra

Vì đây là một sự kiện quan trọng, vì thế mọi công tác trước khi sự kiện diễn ra cần được kiểm tra cực kì kĩ lưỡng. Tốt nhất trước khi sự kiện chính thức diễn ra, quý khách nên kiểm tra lại tất cả các hạng mục tổ chức sự kiện. Bên cạnh đó phải dự phòng được những tình huống bất ngờ sẽ xảy ra để có những giải pháp xử lý kịp thời. Việc kiểm tra kĩ lưỡng sẽ khiến cho sự kiện diễn ra suôn sẻ, “cẩn tắc thì vô ưu”.

Newlink Event hân hạnh mang lại cho quý khách hàng những buổi lễ hội nghị khách hàng được tổ chức hoành tráng, hấp dẫn giúp quý công ty có thể gây ấn tượng trong mắt khách mời.

 

---

Trong kinh doanh, mỗi sự kiện diễn ra đều được đầu tư có quy mô và đem lại lợi ích nhất định cho doanh nghiệp. Trong đó, Lễ khai trương là phần bắt buộc không thể thiếu về phương diện tín ngưỡng lẫn thực tế hiện nay. Lễ khai trương có thể được hiểu là sự kiện mở đầu cho một cửa hàng, doanh nghiệp bắt đầu thực hiện việc kinh doanh của mình.

Ông bà ta từ ngày xưa thường có có câu “Đầu xuôi thì đuôi lọt”, điều đó cho thấy những bước đầu tiên rất quan trọng đối với công việc kinh doanh hay là làm bất kỳ cái gì khác.

Buổi khai trương thành công thường sẽ được thực hiện theo các bước như: đón khách mời, giới thiệu đại biểu, múa Lân – Sư – Rồng, phát biểu khai trương, cắt băng khai trương, tiễn khách, ra về, quá trình này phải diễn ra hoàn toàn trơn tru và không có bất kỳ sai sót nào.

Những tiêu chí dưới đây, sẽ giúp quý khách hàng có thể tổ chức lễ khai trương thành công mà vẫn đảm bảo tiết kiệm thời gian, chi phí, đúng đủ quy trình.

1.Thời điểm tổ chức sự kiện phải phù hợp

Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, yếu tố thời gian cần phải đặt lên trên hết. Không phải cứ một sự kiện thật nhiều tiết mục, diễn ra trong một khoảng thời gian dài và có nhiều người tham gia là đã thành công. Trong cuộc sống đầy bận rộn này, đặc biệt là ở những nơi thành phố lớn như thành phố Hồ Chí Minh, những chương trình có khả năng tối ưu được thời gian của ban tổ chức, lẫn người tham gia đều  rất được đánh giá cao. Yếu tố đơn giản, nhanh chóng nhưng vẫn gây ấn tượng chỉ là điểm cộng to lớn đối với khách hàng.

2. Lựa chọn cách thức tổ chức phù hợp

Tổ chức lễ khai trương đúng giờ & kết thúc đúng giờ là cách để doanh nghiệp có thể tiết kiệm được thời gian cho cả mình & cả khách mời tham gia sự kiện. Qua đó, các khách mời cũng sẽ đánh giá cao hơn công tác tổ chức sự kiện của quý công ty.

Hơn thế nữa việc tổ chức lễ khai trương đúng giờ (đối với chủ cửa hàng, doanh nghiệp quan trọng về tuổi và mạng theo phong thủy) sẽ giúp cửa hàng, doanh nghiệp làm ăn phát đạt, lớn mạnh.

Tổ chức khai trương vào “ngày đẹp” là vô cùng quan trọng vì nó sẽ ảnh hưởng đến hoạt động làm ăn sau này của doanh nghiệp theo tín ngưỡng Việt Nam,  nhưng lựa chọn khung thời gian phù hợp với khung giờ sinh hoạt của khách mời tham gia cũng hết sức quan trọng.

Tùy vào quy mô mà Lễ khai trương nên chọn cách thức tổ chức phù hợp để đảm bảo tiết kiệm thời gian hiệu quả

Với những sự kiện khai trương với cửa hàng nhỏ, chủ cửa hàng (hay chủ đầu tư) chỉ hướng tới đối tượng khách mời là người quen và thu hút khách hàng trên một địa bàn nhất định, phân khúc khách hàng nhất định thì nên tổ chức khai trương ở mức đơn giản, với các phương tiện tối thiểu như thảm đỏ khai trương, cắt băng khai trương khánh thành, standee chương trình… Quá trình này sẽ diễn ra nhanh chóng mà vẫn ấm cúng, đầy đủ long trọng.

Bên cạnh đó, nếu doanh nghiệp có mong muốn mở rộng tầm ảnh hưởng của mình đến với nhiều đối tượng khách hàng hơn thì có thể thêm một vài các hoạt động làm tăng hiệu quả truyền thông của buổi lễ như: Treo banner, các tiết mục văn nghệ ca nhạc, trò chơi, giao lưu, quà tặng,… Sự kiện khai trương tùy vào kinh phí và mục đích của doanh nghiệp có thể diễn ra trong ngày hoặc kéo dài cả tuần.

3. Thuê một công ty tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp

Sự kiện khai trương thành công không chỉ nằm ở ngày khai trương mà còn nằm ở thời gian chuẩn bị khai trương. Đối với tiêu chí cao cả là tiết kiệm, doanh nghiệp có thể tự mình thực hiện các khâu đơn giản như thiết kế, in ấn, mời khách mời,…Tuy nhiên, nếu không có kinh nghiệm, công việc này sẽ vô cùng tốn thời gian và hóa ra có thể gây lãng phí và tốn kém hơn nhiều so với việc thuê công ty sự kiện. Với cách thức này, doanh nghiệp không cần phải lo nghĩ hay chạy đôn chạy đáo với vấn đề chuẩn bị khai trương, cũng không sợ bất kỳ rủi ro gì có thể xảy ra, bởi bạn đã được hỗ trợ bởi đội ngũ nhân sự của Công ty sự kiện chuyên nghiệp và kinh nghiệm.

Với kinh nghiệm tổ chức lễ khai trương và các sự kiện khác cho doanh nghiệp như hội nghị khách hàng, tiệc tất niên. Newlink Event – Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ mang đến cho quý khách trải nghiệm về lễ khai trương đầy ý nghĩa, ấn tượng và mang lại lợi ích bước đầu cho công ty. Từ đó, thúc đẩy khả năng phát triển, hợp tác trong sự nghiệp của doanh nghiệp trong tương lai.  Hãy liên lạc ngay với chúng tôi!