Xây dựng một kế hoạch truyền thông (Communication Strategy) cho tổ chức sự kiện không chỉ đơn giản gói gọn trong việc biến chương trình trở nên nổi tiếng mà đó là cả một nghệ thuật, hướng tới nhiều đối tượng khác nhau.  Dựa theo nguyên tắc Truyền thông chiến lược (Strategic communication) không những phổ biến sự kiện hay sản phẩm mà còn nâng tầm cho sự phát triển của doanh nghiệp, sản phẩm về hướng dài hạn. Sau đây, Newlink Event sẽ giới thiệu đến bạn 7 bước đơn giản để xây dựng một kế hoạch truyền thông cho tổ chức sự kiện hoàn hảo nhất.

Các bước xây dựng kế hoạch truyền thông cho tổ chức sự kiện

Trong một chiến lược truyền thông hiệu quả cho tổ chức sự kiện thì các nhà phát triển phải thực hiện 7 bước cụ thể như sau: Xác định công chúng mục tiêu, xác định mục tiêu truyền thông, xây dựng nội dung thông điệp cần truyền tải, lựa chọn kênh truyền thông hợp lí, lên kế hoạch chi tiết và đề xuất dự trù kinh phí, đo lường và báo cáo và cuối cùng là đánh giá kết quả truyền thông.

Bước 1 : Xác định công chúng mục tiêu khi lên kế hoạch truyền thông cho tổ chức sự kiện

Trong một kế hoạch truyền thống cho tổ chức sự kiện, yếu tố con người, cụ thể là yếu tố công chúng chính là chìa khóa then chốt cho việc xây dựng cũng như triển khai một kế hoạch. Công chúng mục tiêu chính là yếu tố con người, là mục tiêu chính của việc truyền thông hướng tới, họ là đầu tiếp nhận thông tin quan trọng nhất. Công chúng mục tiêu là tập hợp những cá nhân, tổ chức, nhóm,… là những khách hàng tiềm năng trong tương lai. Xác định nhóm khách hàng tiềm năng ảnh hưởng đến kế hoạch nói cái gì, nói như thế nào, nói khi nào, nói ở đâu và nói với ai. Do đó, dựa trên những báo cáo phân tích thị trường đã được cung cấp doanh nghiệp có thể định hướng được đặc điểm, xu hướng, nhu cầu của khách hàng và từ đó đưa ra kế hoạch truyền thông cụ thể. 

Bước 2 : Xác định mục tiêu truyền thông cho tổ chức sự kiện

 Xác định được nhóm công chúng mục tiêu và đặc điểm của nhóm này thì bước tiếp theo chính là khai thác những đặc điểm trên, từ đó, đưa ra những thông tin đáp ứng nhu cầu đặc trưng, làm hài lòng và  thuyết phục nhóm khách hàng tiềm năng mà dự án, doanh nghiệp hướng tới. Nhiệm vụ xác định mục tiêu truyền thông chính là công thức không thể thiếu cho sự thành công của sự kiện nói chung cũng như trong việc quảng bá, truyền thông nói riêng.

Để xác định và hướng chiến dịch truyền thông của bạn đến đúng với khách hàng tiềm năng thì mô hình SMART là mô hình được các doanh nghiệp tin tưởng và sử dụng.

• S – Specific: Cụ thể
• M – Measurable: Đo đếm được
• A – Achievable: Có thể đạt được bằng khả năng của mình
• R – Realistic: Thực tế
• T – Time Bound: Thời hạn để đạt được

Bước 3 : Xây dựng nội dung thông điệp cần truyền tải

Sử dụng mô hình SMART xác định được mục tiêu truyền thông cần đạt được thì bước tiếp theo chính là xác định, xây dựng thông điệp truyền thông. Theo mô hình AIDA một  thông điệp phải gây được sự chú ý (attention), tạo được sự quan tâm (interest), khơi  dậy được mong muốn (desire) và thúc đẩy được hành động (action). Trong thực tế, ít có thông điệp nào đưa người tiêu dùng đi trọn vẹn từ trạng thái biết đến hành vi mua, nhưng cấu trúc AIDA đưa ra được những tiêu chuẩn đáng mong muốn.

Để tạo được một thông điệp tốt cần chú ý trả lời được 4 câu hỏi chính sau :

+ Nói cái gì (nội dung thông điệp)

+ Nói thế nào cho hợp lý (cấu trúc thông điệp)

+ Nói thế nào cho diễn cảm (hình thức thông điệp)

+ Ai nói cho có tính thuyết phục (nguồn thông điệp)

Bên cạnh đó, thông điệp truyền thông cần mang lại sự mới mẻ, bắt kịp xu hướng, “trendy”, gây sự chú ý đối với khách hàng.

Bước 4 : Lựa chọn kênh truyền thông

Các kênh truyền thông có hai loại: kênh trực tiếp và kênh gián tiếp. Tùy vào ngân sách, mục tiêu truyền thông cũng như đối tượng khách hàng,.. mà BTC có thể lựa chọn hình thức truyền thông phù hợp với nhu cầu.

1. Kênh truyền thông trực tiếp :

+Kênh giới thiệu: thường xuyên bắt gặp tại các hội chợ, đó là những nhân viên bán hàng của công ty tiếp xúc với người mua trên thị trường mục tiêu.

+ Kênh chuyên viên: gồm những chuyên viên độc lập phát biểu ý kiến của mình với khách hàng mục tiêu, đó có thể là ở các hội nghị khách hàng.

+ Kênh xã hội: gồm hàng xóm láng giềng, bạn bè, các thành viên trong gia đình và những người cộng sự nói chuyện với khách hàng mục tiêu.

1. Kênh truyền thông gián tiếp :

+ Truyền thông đại chúng:Truyền hình/ấn phẩm tới các nhân vật hướng dẫn dư luận rồi từ những người đó được truyền đến những bộ phận dân cư kém tích cực hơn. Hầu hết có trả phí

+ Bầu không khí:khung cảnh có chủ tâm tạo ra xu hướng mua sản phẩm.

+ Tổ chức sự kiện: họp báo, Lễ khai trương, tài trợ, tổ chức sự kiện thể thao,…

Bước 5 : Lên kế hoạch chi tiết và đề xuất dự trù kinh phí

Tại bước này, BTC lên kế hoạch chi tiết kế hoạch truyền thông và đưa ra những dự trù kinh phí cụ thể về từng mục khác nhau nếu có sử dụng nhiều phương thức truyền thông.

Bước 6 : Đo lường và báo cáo

Tổ chức các cuộc đo lường về chất lượng của các phương thức truyền thông cũng như sự hiệu quả của thông điệp truyền thông nhằm đưa ra báo cáo cụ thể cho BTC.

Bước 7 : Đánh giá kết quả truyền thông

Dựa trên báo cáo đã có, đưa ra chiến lược cụ thể cho chiến lược truyền thông của những sự kiện sau này.

 

 

 

Địa điểm tổ chức  sự kiện là điều rất khó chọn đối với một sự kiện trọng đại ngoài không gian, địa điểm, thức ăn  và còn nhiều những điều kiện khác để đáp ứng được một lễ tổ chức sự kiện tỏ ra trang trọng Tổ chức sự kiện Newlink Event sẽ gợi ý cho bạn những địa điểm sau hy vọng sẽ đáp ứng nhu cầu của bạn

1. ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGOÀI TRỜI TẠI TPHCM

1. LAN ANH VILLAGE

Tọa lạc tại số 2 đường 45,  Phường Bình An, Quận 2

 Sức chứa lên tới 400 người. Nói về tổ chức sự kiện ngoài trời, không thể phủ nhận được đây chính là nơi lý tưởng nhất tại Tp. HCM.

Không chỉ là nơi tổ chức sự kiện ngoài trời hợp lý, đây còn là khu resort 5 sao nơi thoải mái tiện nghi giúp các quan khách nghỉ dưỡng.

2. LE JARDIN

Tọa lạc tại 31 Thái Văn Lung, Bến Nghé, Quận 1, TP HCM

Không chỉ là không gian tổ chức sự kiện thật phong cách và lãng mạn, những thực đơn tiệc phong phú với khẩu vị thuần Việt hay những món ăn quốc tế hấp dẫn, Le Jardin sẽ dành cho bạn rất nhiều sự lựa chọn trong chương trình tổ chức và trang trí sự kiện của bạn. Bạn có thể lựa chọn từ những thực đơn đã được thiết kế sẵn của Le Jardin hoặc tự mình soạn một thực đơn tiệc theo ý thích của đại gia đình. Với không gian ngoài trời rộng rãi và xanh mát, chắc chắn sẽ làm hài lòng mọi khách hàng.

3. KHU DU LỊCH VĂN THÁNH

Địa chỉ: Điện Biên Phủ, Phường 25, Bình Thạnh, TP HCM

Với diện tích lên đến 76000 m2, Văn Thánh có sức chứa hơn 2000 người. Khu du lịch với không khí thoáng đãng, trong lành, cây cối xanh mát, phù hợp với các sự kiện tổ chức ngoài trời như tiệc cưới, triển lãm,…

4. TÀU BẾN NGHÉ

Tàu Bến Nghé tọa lạc tại địa chỉ: Số 5 Nguyễn Tất Thành ,phường 12, quận 4

Với sức chứa 1000 người, dịch vụ cao cấp, tổ chức sự kiện trên tàu sẽ đem lại sự trải nghiệm thú vị cũng như thể hiện quy mô công ty lớn và hoành tráng.

Nếu bạn muốn không bị gò bó trong một phòng họp kín như bưng, muốn thử một không gian mới mẻ, thoáng mát bên bờ sông Sài Gòn. Thì lựa chọn tổ chức các sự kiện trên tàu Bến Nghé là một sự lựa chọn hoàn hảo.

5. BÌNH AN VILLAGE SÀI GÒN

Tọa lạc tại địa chỉ: Số 11631 Bình Giới, phường 28, Bình Thạnh

Đây là địa điểm thích hợp nếu bạn mong muốn tổ chức một nơi yên tĩnh, nằm gọn trong khoảng diện tích 11.000m2, với sức chứa tối đa 200 người Bình An village Sài Gòn là một khu sinh thái thu nhỏ với vườn cỏ, hồ nước, khu vui chơi…thích hợp cho những hoạt động tập thể như sự kiện Gala dinner, team building,….

6. WHITE PALACE

Tìm kiếm không gian nào cho những mới lạ để triển khai các ý tưởng sống động? Phá cách trong việc tạo nhiều điểm nhấn thẩm mỹ trong diện mạo mới, White Palace với bốn đại sảnh có quy mô tiệc từ vài trăm đến hàng nghìn khách được bổ sung vào “top lựa chọn” như một điểm sáng mới quy tụ tất cả tiêu chí chuẩn mực thiết kế, đáp ứng công suất cao cho buổi triển lãm, trưng bày, ra mắt sản phẩm hay chiêu đãi yến tiệc. Chính sự chỉn chu chuyên nghiệp trong lĩnh vực tổ chức tiệc mà chúng tôi cam kết mang lại sẽ hứa hẹn những giờ phút “chất” hơn bao giờ hết!

194 Hoàng Văn Thụ, Phường 9, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
T: +84 28 3844 7266 | F: +84 28 3844 7267
Tư vấn tiệc cưới: + 84 90 999 3838 | Tư vấn hội nghị: +84 90 538 3838

7. KHU DU LỊCH BÌNH QUỚI

Địa chỉ: 1019 – 1147 Bình Qưới, P. 28, Quận Bình Thạnh, TP HCM

Với tổ hợp 3 khu du lịch nổi tiếng: Bình Quới 1, Bình Quới 2, Bình Quới 3, một trong những khu du lịch tổ chức sự kiện lý tưởng ngoài trời như: Team building, ẩm thực,… Giá cả tại đây cũng khá phù hợp với nhu cầu của đa số khách hàng. Hãy lựa chọn Bình Quới nếu bạn muốn một nơi tổ chức sự kiện đẹp, dịch vụ tốt và giá cả hợp lý.

8. VƯỜN ẨM THỰC NAI VÀNG

Địa chỉ: Đường số 8, Phường Linh Trung, Thủ Đức, Linh Trung, TP HCM

Sức chứa tối đa lên tới hơn 1000 người, Vườn ẩm thực Nai Vàng phục vụ được hầu hết tất cả các sự kiện từ nhỏ đến lớn như: Hội nghị, team building,… Không gian ngoài trời thông thoáng và xanh mát là ưu điểm lớn. Ngoài ra, hồ nước rộng và đẹp, phù hợp với các sự kiện Pool Party.

9. THẢO ĐIỀN VILLAGE

Tọa lạc tại địa chỉ:Số 189-197,197/1 Nguyễn Văn Hưởng, quận 2

Với sức chứa lên đến 400 người nơi đây không chỉ là nơi nghỉ dưỡng với tiêu chuẩn 5 sao cao cấp thiết kế đậm chất Châu Âu sang chảnh, Thảo Điền còn là không gian cho những bữa tiệc ngoài trời như tiệc cưới, team building…

10. WINDSOR PLAZA

Địa chỉ: 18 An Dương Vương, Quận 5, TP HCM

Windsor Plaza là khách sạn 5 sao thuộc quận 5, được đầu tư hệ thống , thiết bị chuẩn quốc tế. Khách sạn cũng phục vụ các sự kiện lớn, nhỏ với sức chứa tối đa lên đến hơn 1000 người. Dịch vụ chuyên nghiệp được khách hàng vô cùng hài lòng. Các sự kiện lớn được tổ chức như Hội nghị, Lễ ra mắt sản phẩm, tiệc tất niên,…

11. VILLA SÔNG SÀI GÒN

Địa chỉ: 197/2 Nguyễn Văn Hưởng, Thảo Điền, Quận 2, TP HCM

Nằm bên cạnh dòng sông Sài Gòn nên không gian tại đây cũng rất thơ mộng và lãng mạn. Đây cũng là nơi lý tưởng để tổ chức các sự kiện nhỏ như sinh nhật, họp lớp, liên hoan, tất niên,… Ngoài ra, không gian ngoài trời có sức chứa khoảng 300 người cũng là một địa điểm cần cân nhắc cho các sự kiện ngoài trời của bạn.

12. PARK ROYAL

Địa chỉ: 309B-311 Nguyễn Văn Trỗi, Phường 1, Tân Bình, Hồ Chí Minh.

Park royal là một khách sạn thuộc hạng cao cấp. Ở đây không chỉ là nơi cung cấp dịch vụ nghỉ dưỡng mà còn là một địa điểm lý tưởng để tổ chức sự kiện ngoài trời. Các sự kiện, hội nghị, tiệc cưới, pool party… đều có thể tổ chức ở đây. Park royal có thể tiếp đón 400 người trong cùng một lúc của mỗi một sự kiện.

13. CONTINENTAL HOTEL

Nằm ngay ở vị trí trung tâm, số 132-134 Đồng Khởi, Bến Nghé, Quận 1, Hồ Chí Minh

Continental hotel được thiết kế theo  phong cách vô cùng lãng mạn và lung linh. Đây là một trong những địa điểm rất thích hợp cho các buổi tiệc cưới, tất niên, pool party…  Không gian của Continental hotel có sức chứa khoảng 300 người có không gian tiệc ngoài trời.

2. ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGOÀI TRỜI TẠI HÀ NỘI

1. NHÀ HÀNG SUM VILLA

Nằm ở bên cạnh Tây Hồ, diện tích lên tới 1000m2

Không gian được sắp xếp, trang trí theo phong cách thanh lịch, lịch sự và sang trọng với kiến trúc kiểu Pháp. Không gian nhà hàng hòa mình với thiên nhiên đem lại cảm giác tươi mát, đầy sức sống. Đây là địa điểm tổ chức sự kiện rất phù hợp cho các hoạt động ngoài trời như tiệc cưới, tiệc sinh nhật, lễ kỷ niệm, hội thảo….Không chỉ có cảnh đẹp mà Sum villa còn nổi tiếng về menu món ăn phong phú, được chế biến bởi những vị đầu bếp dày dặn kinh nghiệm trong các nhà hàng 5 sao.

2. NHÀ HÀNG STAR PALACE (NHÀ HÀNG SEN TÂY HỒ)

Địa chỉ của Star Place là  614 Lạc Long Quân-Tây Hồ-Hà Nội.

Sở hữu vị trí đắc địa nằm ngay bên cạnh bờ hồ, nhà hàng Star PALACE là một sự lựa chọn tuyệt vời cho những ai đang mong muốn tổ chức tiệc sinh nhật, lễ kỷ niệm, tiệc công ty…và đặc biệt là tổ chức lễ cưới ngoài trời vì khu vực sảnh cưới được nối liền với sân vườn.

3. NHÀ HÀNG CÔNG VIÊN NHỎ

Địa chỉ của nhà hàng là số 36/76 An Dương – Tây Hồ – Hà Nội

Nhà hàng công viên nhỏ được ví như một khu rừng nhỏ đặt trong lòng thủ đô. Sắc xanh cây cối, mây trời nơi đây khiến ta phải mê mẩn. Những lối bằng sỏi, đá  tạo cảm giác mộc mạc, dễ chịu. Với khuôn viên 500m2, nhà hàng công viên nhỏ được nhiều cá nhân tổ chức lựa chọn là địa điểm tổ chức các sự kiện mang hơi hướng cổ điển một chút.

4. NHÀ HÀNG VƯỜN NGHI TÀM

Địa chỉ  của nhà hàng là  số 68 Ngách 50 Ngõ 310 Nghi Tàm, Tây Hồ, Hà Nội

Nếu tìm kiếm một không gian mang đậm nét truyền thống thì đây là một sự lựa chọn tuyệt vời. Mang hơi hướng cổ kính, từ kiến trúc cho đến các bức tranh, đồ vật trang trí nơi đây đều phác họa lại những nét văn hóa truyền thống của người Việt. Bạn sẽ cảm nhận được sự  mộc mạc với mái ngói đỏ, những bậc thang đá dẫn lối vào hay với những bức tường được xây bằng gạch nung, không sơn sửa cầu kỳ.

5. JW MARRIOTT HÀ NỘI

Địa chỉ: Số 8 Đỗ Đức Dục, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội

Với 17 phòng họp, 2 phòng hội thảo, sức chứa hơn 1000 người

Thường diễn ra các sự kiện cấp cao, diễn đàn kinh tế thế giới

Chuyên tổ chức các sự kiện ngoài trời, phục vụ tiệc các món Á ÂU

Chất lượng dịch vụ tiêu chuẩn 5 sao đi kèm theo là giá cả tương đương

6. PAN PACIFIC HANOI

Số 1 đường Thanh Niên, Trúc Bạch, Ba Đình, Hà Nội

10 phòng hội thảo, hội nghị với sức chứa khác nhau phù hợp với mọi loại hình sự kiện

1 trung tâm hội nghị phong cách châu Âu sức chứa 450 khách

Không gian sang trọng phù hợp tổ chức lễ ra mắt sản phẩm, gala dinner, lễ tổng kết, lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty

Nhân viên chuyên nghiệp, thân thiện, có hồ bơi, dịch vụ trang thiết bị chất lượng tốt.

7. THẢO VIÊN RESORT

Thảo Viên Resort nằm tại Sơn Tây, cách trung tâm Hà Nội 40km và chỉ mất 1 giờ chạy xe.

Tới đây, bạn sẽ được tận hưởng một không gian thiên nhiên ngập tràn hoa lá phù hợp cho cả bốn mùa và có thể đáp ứng mọi nhu cầu về nghỉ dưỡng, ẩm thực, hội nghị hội thảo và vui chơi giải trí với tiêu chuẩn quốc tế với phong cách hiện đại kết hợp với truyền thống, bể bơi với công nghệ lọc nước khép kín Tây Ban Nha, hệ thống nhà hàng, tổ hợp vui chơi với sân tennis, khu trượt cỏ lớn nhất miền Bắc.

8. ASEAN RESORT

Địa chỉ: 21a, Chợ Hòa Lạc, Bình Yên, Thạch Thất, Hà Nội

Nơi đây được ví  như một thiên đường trong mơ bởi khung cảnh thiên nhiên tuyệt đẹp và chất lượng dịch vụ cao cấp.

Hệ thống phòng hội thảo, hội nghị của Asean Resort được thiết kế đa dạng, với sức chứa tối đa 500 người. Bên cạnh đó là tổ hợp nhà hàng ẩm thực phong phú, phù hợp tổ chức tiệc trong nhà và ngoài trời.

 Điểm nổi bật của Asean Resort là sân golf cao cấp rộng 5 ha, bể bơi ngoài trời tiện nghi. Đặc biệt, ngoài việc tổ chức sự kiện, chơi team building thì Asean Resort còn cung cấp dịch vụ đốt lửa trại ban đêm rất thú vị.

9. TẢN ĐÀ RESORT

Tản Đà Resort tọa lạc trên vùng núi Tản Lĩnh, Ba Vì, Hà Nội

 Tản Đà Spa Resort được thiết kế theo lối không gian mở, yên bình và hiền hoà. Tất cả các hệ thống phòng nghỉ, nhà hàng, dịch vụ đều nằm dọc theo hồ Suối Bơn xanh trong, bát ngát, một điển hình mới cho sự giao thoa giữa trời và đất, nơi đây thiên nhiên thật gần gũi với con người.

Tản Đà Resort có phòng hội thảo tiêu chuẩn được đặt bên hồ suối Bơn thơ mộng, hệ thống nhà hàng với các món ăn Việt Nam, châu Âu, và nổi bật với các dịch vụ chăm sóc sức khỏe như: tắm bùn khoáng, spa thảo dược, massage, bể bơi nước khoáng nóng lạnh…

10. FLAMINGO ĐẠI LẢI

Chỉ cách trung tâm Hà Nội 45km thuộc huyện Phúc Yên, tỉnh Vĩnh Phúc

Flamingo Đại Lải Resort, người ta nghĩ ngay đến một vùng đất “non thanh thủy tú” với khí hậu trong lành, phong cảnh hùng vĩ, ẩn chứa trong lòng biết bao điều kỳ diệu

Với hệ thống 4 bãi cỏ xanh mưới, rộng thoáng bên cạnh hồ Đại Lải thơ mộng, bên trên là rừng thông đại ngàn bao quanh, sức chứa lên tới 3000 khách. Đây là địa điểm lý tưởng để tổ chức teambuilding kết hợp ẩm thực độc đáo.

Trên đây là tổng hợp một số địa điểm mà Newlink Event muốn giới thiệu để các bạn tham khảo chọn lựa cho dịp tổ chức các sự kiện ngoài trời.

 

Hiện nay, kinh tế đất nước đang ngày càng đi lên và song song đó cũng ngày càng nhiều sự kiện cần đến nhiều thiết bị tổ chức sự kiện hiện đại cũng như những địa điểm hội trường sang trọng và đủ rộng. Vì vậy, những buổi sự kiện, những hội nghị cấp cao càng tăng nhưng có thể do công ty của bạn không đủ diện tích hay không đủ thiết bị tổ chức sự kiện để phục vụ những sự kiện lớn như vậy và bạn đang tìm kiếm những đơn vị cho thuê hội trường và thiết bị tổ chức sự kiện uy tín thì Newlink Event sẽ là một lựa chọn tối ưu cho bạn.

Đơn vị cho thuê hội trường tổ chức sự kiện tại Hồ Chí Minh

Với phương châm mang tới giá trị đích thực tới khách hàng, Newlink Event hướng tới trở thành đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu VIỆT NAM.

Newlink Event với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức những sự kiện quan trọng đồng thời vô cùng chuyên nghiệp trong lĩnh vực cho thuê hội trường tại thành phố Hồ Chí Minh.

Chúng tôi cam kết đem lại cho quý khách một hội trường hội tụ đầy đủ những yêu cầu cần thiết như: không gian, ánh sáng… nhất định sẽ mang đến cho bạn những cảm nhận tốt nhất

Công ty cho thuê thiết bị tổ chức sự kiện

Newlink Event là đơn cung cấp nhân sự sự kiện như: MC, ca sĩ, nhóm nhạc, ban nhạc, nhạc công, người mẫu, vũ đoàn uy tín nhất tại TPHCM. Với hệ thống trang thiết tổ chức sự kiện bị hiện đại, Newlink Event cam kết sẽ đem đến cho quý khách hàng một chương trình thật đặc sắc.

Chúng tôi có dịch vụ cho thuê thiết bị vô cùng tân tiến với các mức giá phù hợp, đem lại sự yên tâm cho khách hàng

– Bàn ghế hội trường mới, hệ thống âm thanh hiện đại và đầy đủ: loa hội trường, mic hội trường và máy tính chỉnh nhạc, máy chiếu.

– Đèn Follow  Tạo hiệu ứng hoa văn cho sân khấu và có thể điều chỉnh thu phóng ánh sáng đem lại  cho sân khấu hội trường những ánh sáng rực rỡ nhưng không kém phần tao nhã

– Màn hình LED có thể sử dụng trong cả sự kiện ngoài trời lẫn trong nhà

 – còn rất nhiều thiết bị bạn có thể thuê từ công ty Newlink Event như màn sao dù, thảm đỏ…

– Với giá cả vô cùng hợp lí nhưng chất lượng các thiết bị tổ chức sự kiện lại đứng đầu về sự tân tiến và đổi mới liên tục. Công ty chúng tôi vô cùng tự tin có thể đem lại cho quý khách những khoảng thời gian thoải mái nhất.

Đơn vị cho thuê hội trường và trang thiết bị tổ chức sự kiện

Với đội ngũ ca sĩ, dẫn chương trình, ban nhạc, nhạc công, đoàn lân sư rồng, người mẫu, vũ đoàn… được đào tạo bài bản, vô cùng nhiệt huyết, luôn tận tâm với công việc cùng hệ thống thiết bị tổ chức sự kiện hiện đại, chất lượng sẽ đem lại sự hài lòng và an tâm cho khách hàng.

Hãy liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 0938.235.539

Các bạn có thể tìm trực tiếp đến địa chỉ Số 36 Đường số 2 – Bình Hưng Hòa B – Bình Tân – TPHCM để được tư vấn trực tiếp 

 

Sự kiện chính là những hoạt động quy tụ số lượng lớn công chúng, những người tham gia tại một thời gian, địa điểm xác định đều được gọi là Event (sự kiện). Vậy nên sự kiện không chỉ là nơi mọi người gặp gỡ, giao lưu lẫn nhau mà còn là nơi gây dựng mối quan hệ thân thiết giữa công chúng với công ty, tri ân những khách hàng, hay chính nhân viên của công ty, thêm vào đó là quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp đến với công chúng một cách rộng rãi.

Kịch bản chương trình sự kiện

Để tổ chức một chương trình thành công tốt đẹp thì điều không thể thiếu đó là kịch bản. Kịch bản là bản phác thảo những nội dung sẽ diễn ra trong chương trình. Qua kịch bản đó, các bên tổ chức sự kiện sẽ hoàn thành việc tổ chức sự kiện một cách chu đáo và thành công nhất. Mỗi một chương trình khác nhau cần một kịch bản khác nhau phù hợp với mục đích, nội dung, đối tượng hướng tới của chương trình. Nhưng nhìn chung thì mỗi kịch bản đều được viết dựa trên những bước cơ bản sau đây.

1. Chuẩn bị :

 Xác định mục tiêu, đối tượng hướng tới từ đó đề ra định hướng tổ chức, qui mô, địa điểm, hình thức tổ chức,…

* Mục đích sự kiện :

Mỗi sự kiện khác nhau đều có cách tổ chức khác nhau, mục tiêu, đối tượng hướng đến khác nhau. Do đó, xác định mục đích sự kiện chính là điều kiện tiên quyết để chuẩn bị tổ chức một chương trình sự kiện thành công tốt đẹp.

*Đối tượng hướng tới :

Trong mỗi chương trình, con người là yếu tố quan trọng nhất cần hướng tới. Với mỗi chương trình khác nhau thì đối tượng hướng tới cũng đều khác nhau. Ví dụ chương trình Lễ tri ân khách hàng thì đối tượng hướng đến sẽ là các khách hàng trước đây của doanh nghiệp, hay trong sự kiện quảng bá công ty thì đối tượng hướng tới là toàn thể công chúng,…

Xác định được đối tượng thì các bước tiếp theo là xác định địa điểm tổ chức sự kiện sao cho phù hợp với số lượng, cách chia nhóm đối tượng cụ thể để tiếp cận,..

*Hình thức tổ chức :

Trong bước này thì ban tổ chức cần xác định địa điểm, thời gian cụ thể tổ chức sự kiện dựa trên số lượng khách mời tham dự, tính chất trang trọng của sự kiện,.. Từ đó dự trù kinh phí thực hiện và thành lập kịch bản phù hợp.

*Lập biểu đồ thời gian :

Đặt ra các hạn thời gian (deadline) từ thông báo, chuẩn bị, thực hiện đến kết thúc chương trình.

*Ban tổ chức:

 Đặt ra chức vụ, nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên, có thể chia thành các nhóm khác nhau phụ trách các phần chuyên biệt.

2. Lên kịch bản chi tiết cho chương trình

Từ những nội dung ở phía trên, BTC cần viết ra một kịch bản cụ thể lên kế hoạch tổ chức. Sau đây là gợi ý về trình tự của một chương trình ấn tượng mà BTC có thể tham khảo và đưa ra những thay đổi phù hợp dựa trên mục đích cũng như yêu cầu của chương trình.

I. Đón tiếp khách mời :

– Thời gian (dự kiến) : 30 phút

– Nội dung : Ban lễ tân tại khu vực cổng chào sẽ đón tiếp các khách mời, người tham dự và sắp xếp chỗ ngồi cho các khách mời, người tham dự theo danh sách đã nhận. 

Đây là bước vô cùng quan trọng, là ấn tượng đầu tiên của khách mời về sự kiện nên cần được chú ý đầu tư chuẩn bị kĩ lưỡng nhằm để lại những dấu ấn tốt đẹp đến khách mời, qua đó không những thể hiện sự chỉn chu trong tác phong mà còn tạo tiếng vang lớn cho doanh nghiệp, ban tổ chức sự kiện.

II. Khai mạc buổi lễ :

– Thời gian (dự kiến) : 20 phút

– Nội dung : MC sẽ thay mặt BTC giới thiệu đôi nét về diễn biến chương trình sự kiện.

Việc giới thiệu này giúp người tham dự nắm bắt được quá trình diễn biến của sự kiện, tạo sự chú ý đến chương trình. Từ đó giúp sự kiện được diễn ra suôn sẻ, thuận lợi hơn.

III. Nội dung chương trình:

– Thời gian (dự kiến) : khoảng 60 phút

– Nội dung : Đây là phần những sự kiện chính được tổ chức trong sự kiện. Tùy theo mục đích, yêu cầu khác nhau mà BTC có thể cân nhắc thay đổi cho phù hợp

 + Giới thiệu thành phần khách mời, ban giám khảo, người tham dự,…

 + Biểu diễn nghệ thuật, chơi trò chơi trúng thưởng,…

 + Phát biểu của BTC hoặc khách mời,…

 + Tiến hành tổ chức trao giải, giao lưu khách mời,…

 + Tiệc nhẹ,..

IV. Bế mạc :

– Thời gian (dự kiến) : 20 phút

– Nội dung : 

+ MC thay mặt doanh nghiệp/BTC gửi lời cảm ơn đến các vị đại biểu và khách mời đã đến tham dự buổi lễ.

+ Trao quà lưu niệm : Chủ doanh nghiệp/BTC có thể trao các món quà lưu niệm nhỏ nhằm gây ấn tượng tốt với khách mời và người tham dự.

Hi vọng mẫu kịch bản tổ chức sự kiện trên đây của Newlink Event sẽ giúp các bạn có thể tổ chức một chương trình thành công tốt đẹp.

 

Tổ chức sự kiện là một hoạt động thuộc nhiều lĩnh vực; văn hóa, xã hội, chính trị,….quy tụ rất nhiều người trong một không gian địa điểm với một vấn đề chung nào đó. Trong tiếng anh, thuật ngữ Event nghĩa là sự kiện.

TỔ CHỨC SỰ KIỆN TIẾNG ANH LÀ GÌ?

Tổ chức sự kiện dịch sang tiếng anh có nghĩa là: event management

Plan an event: Lên kế hoạch tổ chức sự kiện

Event manager: người tổ chức sự kiện (quản lý sự kiện)

Event planner: Người lên kế hoạch tổ chức sự kiện

THUẬT NGỮ TIẾNG ANH VỀ BAN TỔ CHỨC SỰ KIỆN, NGƯỜI THAM DỰ?

Event coordinator: Điều phối viên tổ chức sự kiện

Supplier: Nhà cung cấp

Celebrity hoặc Celeb (Việt Nam thường gọi tắt là Celeb): Người nổi tiếng, khách mời nổi tiếng

Master of the Ceremonies: Người dẫn chương trình

Guest: Khách tham dự sự kiện

Delegate: Đại biểu, khách VIP

Stage Hand: Người làm việc ở hậu trường. VD: Setup đạo cụ biểu diễn, cảnh sân khấu.

Photographer: nhiếp ảnh gia

PG (promotion girl): các cô gái có ngoại hình lý tưởng tiếp thị quảng bá cho sản phẩm, thương hiệu tại sự kiện

Press kit, Media kit: tài liệu dành cho nhà báo, phóng viên

Personnel: nhân sự

Singer: ca sĩ

Translator: phiên dịch viên

Volunteers: tình nguyện viên

Client: khách hàng

Target audience: đối tượng tham dự

Emcee: MC – người dẫn chương trình

Rigger hoặc Rigging Specialist: Kỹ sư, hoặc những người có chuyên môn cao về âm thanh ánh sáng

MỘT SỐ THUẬT NGỮ CHUYÊN NGÀNH KHÁC  VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN THƯỜNG ĐƯỢC SỬ DỤNG Ở VIỆT NAM:

Tổ chức sự kiện là một hoạt động không hề mới trong hoạt động truyền thông của các doanh nghiệp, thế nên việc nắm được một số thuật ngữ thường được sử dụng sẽ giúp thực hiện công việc dễ dàng hơn:

Agency: Các công ty cung cấp về dịch vụ truyền thông

Backstage: Hậu trường, phía sau sân khấu

Master Plan: Kế hoạch sự kiện tổng thể

Event Agenda: Kịch bản chương trình

Proposal: Nội dung, kế hoạch tổng thể về chương trình.

Rehearsal: Tổng duyệt, chạy thử chương trình.

Stage platform: Sàn sân khấu

Deadline: Thời hạn hoàn thành sự kiện

Exhibition: Triển lãm

Feedback: Thông tin phản hồi của khách hàng

Gala dinner: Tiệc liên hoan, ăn uống vào buổi tối

­In house hoặc Indoor event: Sự kiện trong nhà

Out house hoặc outdoor event: Sự kiện ngoài trời

Event flow: kịch bản chương trình

Wings: Cánh gà sân khấu

Schedule: Tiến độ

SpotLight: Ánh sáng được sử dụng để chiếu sáng 1 người biểu diễn

Audio Visual aids: Phụ kiện nghe nhìn, phim, máy chiếu

AV system (Audio Visual System): Hệ thống âm thanh, ánh sáng

Event venue: Địa điểm tổ chức sự kiện

VAT: Thuế giá trị gia tăng (10%)

Hidden cost: Chi phí ngầm

Agenda: lịch trình

AV System (Audio Video System): hệ thống âm thanh, ánh sáng

Amount: thành tiền

Anniversary: lễ kỷ niệm

Accommodation: tiện nghi ăn ở

Award Ceremony: Lễ trao giải

Aerial silk: múa đu dây lụa

Banquet Hall: phòng tiệc

Buffet: tiệc tự chọn món

Budget: ngân sách

Brainstorming: phương pháp động não để tìm ra ý tưởng bằng cách thảo luận nhóm

Body painting: nghệ thuật vẽ lên cơ thể

Check-in: kiểm tra khách đến tham dự

Check-list: danh sách công việc cần làm

Classroom style: sắp xếp bàn ghế kiểu lớp học

Commission: tiền hoa hồng

Concept: ý tưởng chủ đạo

Contract: hợp đồng

Conference: hội nghị

Confirmation: xác nhận

Confetti: pháo kim tuyến

Customer Conference: hội nghị khách hàng

Customize: tùy chỉnh, tùy biến

edestal: bục trưng bày

Photo props: đạo cụ chụp ảnh

Projector: máy chiếu

Product launch: ra mắt sản phẩm

Proposal: nội dung, kế hoạch tổng thể của chương trình

Press Conference: họp báo

Press Release: thông cáo báo chí

Podium: bục phát biểu

Pre-survey: khảo sát

Prize: giải thưởng

Q&A: hỏi & đáp

Quantity: số lượng

Quotation: báo giá

Rehearsal: tổng duyệt

Red carpet: thảm đỏ

Red rope barrier: trụ inox dùng để ngăn các khu vực, nối với nhau bằng các dây nhung đỏ

Remarks: ghi chú

Roll up banner: biển quảng cáo, chỉ dẫn tự đứng dạng cuốn

Sales meeting: họp đội ngũ bán hàng

Sales kick off: họp khởi động dự án mới

Schedule: lịch trình

Seminar: họp chuyên sâu 1 đề tài

Set-Menu: tiệc

Showcase: trưng bày, giới thiệu sản phẩm mới

Standy, Standee: biển quảng cáo, chỉ dẫn tự đứng

Star curtain: màn sao

Streamer: cờ đuôi nheo

String quartet: tứ tấu đàn dây

Speech: phát biểu

Summit: hội nghị thượng đỉnh

Sound system: hệ thống âm thanh

Theme of event: chủ đề của sự kiện

Theatre style: sắp xếp chỗ ngồi kiểu rạp hát

Tablecloth: khăn trải bàn

Teabreak: tiệc trà (thường bao gồm trà, cafe, bánh ngọt, hoa quả)

Team building: trò chơi đội nhóm

Toasting: nâng ly khai tiệc

Transportation: vận chuyển

Translation booth: cabin cho phiên dịch

Trophy: cúp, kỷ niệm chương

U-shape: sắp xếp bàn ghế kiểu chữ U

Unit: đơn vị

Unit price: đơn giá

Venue: địa điểm, nơi diễn ra sự kiện

VAT Tax: thuế giá trị gia tăng

Vertical banner: banner dọc

Walkie – talkie: bộ đàm

Waitlist: danh sách chờ

Welcome drinks: đồ uống phục vụ lúc đón khách

Welcome guest: đón khách

Workshop: họp & thực hành

Wristband: vòng tay

Year End Party: Tiệc cuối năm

DB&B – dinner, bed and breakfast

Floor Plan: Sơ đồ sắp xếp bàn ghế, đường đi, sân khấu

Gala dinner: Buổi tiệc tối

Group Booking: Đặt chỗ, đặt phòng cho 1 nhóm người

Head Table: Bàn VIP

Herringbone Style: Cách sắp xếp bàn ghế theo kiểu xương cá.

Hollow Square Style: Cách sắp xếp bàn ghế hình vuông, với ghế ở bên ngoài, rỗng bên trong (Hay dùng họp hội nghị)

In house – in door: chương trình trong nhà.

Invoice: hóa đơn

Laser Pointer: Bút laser, thường sử dụng trong hội thảo, hội nghị cho việc thuyết trình.

Lapel Microphone: Micro cài áo

LCD: Liquid Crystal Display

LED: màn led, đèn led … sử dụng rất ít điện, có thể tùy biến màu sắc hoặc hiển thị hình ảnh.

Lectern: Bục phát biểu

Networking: Hoạt động kết nối những người tham dự sự kiện.

Non-Transferable: Không chuyển đổi từ tên người này sang tên người khác. VD: Vé vào sự kiện mang tên người cụ thể nào đó sẽ không được sử dụng bởi người khác.

Open Bar: nơi cung cấp đồ uống miễn phí

Press Kit hoặc Media Kit: Bộ tài liệu sử dụng trong các buổi họp báo dành cho các phóng viên, nhà báo, bao gồm các tài liệu như: thông cáo báo chí, thông tin sản phẩm, thương hiệu….

MỘT SỐ LĨNH VỰC SỰ KIỆN TRONG TIẾNG ANH

+ Bussiness event: Các sự kiện liên quan đến kinh doanh

+ Corporate events: Các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp, ví dụ: lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty, hội nghị khách hàng…

+ Fundraising events: Sự kiện nhằm mục đích gây quỹ

+ Exhibitions: Triển lãm

+ Trade fairs: Hội chợ thương mại

+ Entertainment events: Sự kiện mang tính chất giải trí

+ Concerts/live performances: Hoà nhạc, biểu diễn trực tiếp

+ Festive events: Lễ hội, liên hoan

+ Government events: Sự kiện của các cơ quan nhà nước

+ Meetings: Họp hành, gặp giao lưu

+ Seminars: Hội thảo chuyên đề

+ Workshops: Bán hàng

+ Conferences: Hội thảo

+ Conventions: Hội nghị

+ Social and cultural events: Sự kiện về văn hoá, xã hội

+ Sporting events: Sự kiện trong lĩnh vực thể thao

+ Marketing events: Sự kiện liên quan tới marketing

+ Promotional events: Sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thương mại

+ Brand and product launches: Sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…

THUẬT NGỮ CHUYÊN NGÀNH VỀ BỘ NHẬN DIỆN THƯƠNG HIỆU DOANH NGHIỆP

CIP là gì?

CIP là từ viết tắt của Corporation Identify Program có nghĩa là hệ thống các đặc điểm về hình ảnh  font chữ, màu sắc, hình ảnh logo, website, đồng phục nhân viên, banner, letter, card visit… để tạo nên đặc điểm nhận dạng riêng cho thương hiệu, tránh sự nhầm lẫn với các nhãn hiệu thương hiệu khác trên thị trường. CIP chính là bộ nhận diện thương hiệu (hay còn được gọi là bộ nhận dạng thương hiệu).

POSM là gì?

Bộ nhận diện thương hiệu tiếng anh còn  là POSM (viết tắt của Point Of Sales Material) là các vật dụng hỗ trợ cho việc bán hàng tại địa điểm bán lẻ, hội chợ, triển lãm để góp phần nhận diện thương hiệu.

POSM mở rộng hơn so với CIP ở nhận diện cho lĩnh vực bán hàng trực tiếp.

Vật phẩm POSM phổ biến có: quầy kệ trưng bày, standee, cờ dây, hanger, kệ chứa hàng, kệ mica,… ngoài ra còn có các vật phẩm mang tính chất quà tặng, quà khuyến mãi như hộp name card, bút, bật lửa, thanh chặn giấy, ống đựng văn phòng phẩm.

Trên đây là một số thuật ngữ thường được sử dụng trong ngành tổ chức sự kiện mà Event đã tổng hợp được, còn nhiều thuật ngữ khác các bạn có thể tham khảo thêm ở các bài viết khác. Mong rằng bài viết trên hữu ích đối với các bạn!

 

Ngày nay, tổ chức sự kiện đã trở thành một trong những hoạt động không thể thiếu trong chiến lược truyền thông của doanh nghiệp. Tổ chức được những sự kiện thành công góp phần xây dựng thương hiệu và khẳng định vị thế của doanh nghiệp trên thị trường. Tuy nhiên, để xây dựng được một sự kiện thành công cần sự chuẩn bị kỹ lưỡng trong rất nhiều khâu cũng như cần một kịch bản hoàn chỉnh. Vậy làm thế nào để có thể tổ chức được một sự kiện hoành tráng, chuyên nghiệp?

CÁI NHÌN TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Sự kiện (hay còn gọi là event) có thể được hiểu là các hoạt động của con người có chủ đích diễn ra tại một thời điểm, một địa điểm nhất định. Tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt một thông điệp xác định nào đó. Từ đó, tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia.

Tổ chức event, sự kiện là một khái niệm không hề mới, có thể hiểu  là tổ chức các hoạt động thông qua các hình thức hội thảo, hội nghị, triển lãm, tiệc,… trong các lĩnh vực văn hóa, thương mại, kinh doanh,…hay các buổi lễ kỷ niệm, đám cưới, tiệc mừng,.. trong đời sống sinh hoạt. Mà thông qua sự kiện đó nhằm gửi đi những thông điệp hoặc đạt được hiệu quả nào đó.

QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

CHUẨN BỊ

Bước 1: Xác định tổng quát về sự kiện

Đây là hoạt động cơ bản nhất trước khi bạn muốn xây dựng khung chương trình chi tiết.

Đầu tiên, trả lời câu hỏi sự kiện sắp diễn ra nằm trong lĩnh vực nào trong các lĩnh vực sau:

• Business events: Các sự kiện liên quan đến kinh doanh
• Corporate events: Các hoạt động sự kiện của doanh nghiệp như các ngày lễ kỷ niệm, sự kiện tri ân, tiệc cuối năm,…
• Sports events: Sự kiện trong lĩnh vực thể thao
• Exhibition events: Các sự kiện triển lãm, trưng bày, giới thiệu sản phẩm,…
• Sales events: Các sự kiện liên quan đến buôn bán hàng hóa
• Festival events: Sự kiện liên hoan, lễ hội
• Concert events: Các sự kiện hòa nhạc, đêm nhạc hòa tấu
• Entertainment events: Các sự kiện hoạt động mang tính chất giải trí
• Movie events: Các hoạt động sự kiện phim ảnh
• Workshop event: Sự kiện hội thảo, hội nghị
• Product brand events: Các hoạt động sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm

Thứ hai, xác định loại hình sự kiện sẽ tổ chức, bốn loại hình phổ biến nhất:

• Sự kiện kỷ niệm (Anniversary event): những sự kiện lễ hội hoặc những sự kiện xã hội nhằm mục đích kỷ niệm. Bao gồm các lễ hội truyền thống, kỷ niệm ngày thành lập, sinh nhật, đám cưới,…
• Sự kiện giáo dục (Educational event): những sự kiện được tổ chức nhằm mục đích huấn luyện, truyền đạt thông tin mang tính giáo dục. Bao gồm : hội nghị, hội thảo, lễ tốt nghiệp, lễ phát bằng,…
• Sự kiện tiếp thị (Marketing event): những sự kiện được tổ chức nhằm thu hút sự chú ý và thuyết phục khách hàng mua sản phẩm hoặc sử dụng dịch vụ. Bao gồm : hội chợ, giới thiệu sản phẩm, lễ khánh thành, khai trương,…
• Sự kiện khen thưởng, tri ân (Gratitude event: những sự kiện nhằm mục đích tôn vinh, thể hiện lòng kính trọng đối với những đóng góp của một cá nhân, tập thể. Ví dụ : lễ tưởng niệm, lễ trao giải,…

Thứ ba, đưa ra được câu trả lời cho những vấn đề sau:

• Mục đích, mục tiêu cần đạt được của buổi hội thảo
• Nội dung chính của hội thảo

Bước 2: Suy nghĩ ý tưởng

Trong giai đoạn này, ban tổ chức sự  kiện phải tập hợp một nhóm người để tiến hành brainstorm ý tưởng các bước tổ chức sự kiện nhưng vẫn đảm bảo bám sát nội dung cơ bản của sự kiện và hiểu rõ về sản phẩm.

Bước 3: Thiết kế sự kiện

Giai đoạn này là giai đoạn cụ thể ý tưởng. Các vấn đề bao gồm:

– Địa điểm tổ chức: Bạn cần phải chọn được địa điểm tổ chức thích hợp với tính chất quy mô của sự kiện, dễ tìm và thuận tiện giao thông đi lại . Những địa điểm phổ biến là các trung tâm tổ chức sự kiện, nhà hàng, khách sạn như: Khách sạn cao cấp Continental Hotel, Nhà hàng Thảo Điền Village, Equatorial Hotel,..

– Thời gian tổ chức chương trình và thời gian diễn ra chương trình: Nên chọn khung thời gian hợp lý cho khách hàng dễ dàng tham dự như vào dịp cuối tuần và vào buổi chiều tối, đó sẽ là khung thời gian thích hợp để khách hàng tham dự đầy đủ và thoải mái.

– Chủ đề (theme/concept) của chương trình: Mỗi chương trình nên theo chủ đề và truyền tải thông điệp nào đó, điều đó sẽ làm cho buổi tiệc tri ân mang ý nghĩa và diễn ra một cách mạch lạc hơn.

– Thiết kế hình ảnh cho chương trình: bao gồm trang trí, quà tặng, thiệp mời, thiệp cảm ơn, sân khấu, backdrop cần được thiết kế theo một concept có sẵn như vậy sẽ tạo ấn tượng và sự kiện của bạn để lại nhiều dấu ấn hơn.

Bước 4: Lên kế hoạch tổ chức

Đây là lúc phải chi tiết hóa những vấn đề sẽ gặp phải như

– Ngân sách.

– Nguồn nhân lực thực hiện.

– Nhà cung cấp dụng cụ thiết bị.

– Vận chuyển như thế nào.

– Phân tích rủi ro có thể xảy ra.

Bước 5:  Lên danh sách khách mời

Lên danh sách những khách mời sẽ tham gia để in thiệp gửi cho họ, như vậy họ sẽ có thời gian sắp xếp công việc để tham gia buổi lễ. Lời mời này cần thể hiện được sự lịch thiệp, trang trọng và phải ngắn gọn nhưng thông tin đầy đủ các vấn đề: Chủ đề, địa điểm tổ chức, thời gian diễn ra.

Bước 6: Tiến hành thực hiện

Một sự kiện thường mất 2 tuần để thực hiện. Bao gồm các hoạt động chuẩn bị như đồng phục, in banner, lắp đặt standee, thuê người, liên lạc các bên liên quan. Một số công ty tổ chức sự kiện sẽ tiến hành thuê ngoài (outsourcing) một số hoạt động và cử bộ phận giám sát hoạt động.

Bước 7: Dàn dựng chuẩn bị

Quá trình dàn dựng chuẩn bị được thực hiện tại nơi tổ chức sự kiện. Tốt nhất là 1 hoặc 2 ngày trước ngày sự kiện diễn ra. Nên có một bảng những công việc cần làm để tiện theo dõi tiến độ và không bỏ sót bất cứ khâu nào.

Bước 8: Chuẩn bị kịch bản chương trình

Để sự kiện diễn ra theo quy trình thì cần chuẩn bị khung chương trình, những hoạt động sẽ diễn ra. Làm việc với MC để dẫn dắt chương trình theo đúng concept. Sau đó tiến hành duyệt chương trình trước khi diễn ra: MC, các tiết mục văn nghệ, âm thanh, ánh sáng, tiếp tân,…

Quy trình tổ chức sự kiện của Newlink Event

Với Newlink Event, một sự kiện thông thường sẽ bao gồm những hoạt động như sau:

• Đón khách: Là nghi thức lễ quan trọng. Để nhanh gọn trong phần này bạn nên hướng dẫn lễ tân xin name – card của khách, hạn chế để khách đọc tên rồi lễ tân tìm tên check in nhé. Tốt nhất, bạn nên chuẩn bị một phòng đón tiếp riêng dành cho khách VIP.
• Hướng dẫn khách vào chỗ ngồi: Lễ tân nên hướng dẫn khách vào đúng vị trí đã sắp xếp trước. Nên phân biệt, khách VIP và khách thường, phần ghế cho VIP nên được thêm nơ hoặc màu khác với ghế thường.
• Phát biểu tri ân của ban lãnh đạo: Nên chuẩn bị kĩ bài phát biểu, nên chuẩn bị song ngữ (nếu như có khách mời nước ngoài ) để phần phát biểu thêm phần long trọng
• Chương trình văn nghệ: những tiết mục văn nghệ nhẹ nhàng và những tiết mục sôi động để làm nóng không khí cũng như trước khi kết thúc chương trình.
• Tặng quà: Bạn nên nắm kĩ danh sách khách hàng được tặng quà. Mọi phần quà được tặng cần chuẩn bị chỉnh chu và không bị lỗi, tránh trường hợp quà bị lỗi sẽ làm mất thiện cảm với khách hàng.
• Rút thăm trúng thưởng: Phần này chính là phần sôi nổi nhất của buổi tiệc, bạn nên chọn những MC có giọng khỏe và có kinh nghiệm hoạt náo để dẫn sôi động và mọi người sẽ hào hứng hơn. Đây cũng là hoạt động để làm nóng bầu không khí, giúp sự kiện trở nên vui vẻ, cởi mở hơn.
• Tiệc: Tiệc tri ân khách hàng không thể thiếu phần ăn uống, đây cũng như là lời cảm ơn, muốn mời khách hàng ăn những món ăn ngon. 
• Tiễn khách: Tiễn khách và gửi lời chào niềm nở sẽ góp phần cho khách hàng cảm thấy họ được tri ân trọn vẹn.
  
  

  

 KẾT THÚC CHƯƠNG TRÌNH

Sau khi MC mời ban lãnh đạo lên phát biểu kết thúc buổi lễ, cuối chương trình trước khi tiễn khách mời có thể tặng quà lưu niệm cho khách mời và người tham dự.

Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho (removal): dọn dẹp nơi tổ chức (cleaning), sửa lại những vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)…

ĐÁNH GIÁ SỰ KIỆN

Sau khi một sự kiện kết thúc, ban tổ chức nên họp thảo luận về những thiếu sót trong quá trình chuẩn bị và diễn ra sự kiện. Đây cũng như là đánh giá sự thành công của sự kiện để làm cơ sở để rút ra những kinh nghiệm quý báu sau mỗi lần tổ chức.

Trên đây, là quy trình chuẩn để tổ chức một sự kiện thành công, ấn tượng. Tuy nhiên, dù có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, chi tiết đến đâu thì việc xảy ra những sai sót nhỏ là không thể tránh khỏi. Mong rằng thông tin mà bài viết cung cấp hữu ích đối với các bạn!

 

 

Để có thể tổ chức được một sự kiện thành công không thể bỏ qua bước xin giấy phép tổ chức sự kiện. Xin giấy phép tổ chức sự kiện không chỉ là để thông báo cho các cơ quan chức năng biết mà còn để đảm bảo tính công khai của sự kiện sắp diễn ra. Vậy làm thế nào để chuẩn bị giấy phép đúng và được thông qua nhanh nhất?

GIẤY PHÉP TỔ CHỨC SỰ KIỆN BAO GỒM NHỮNG GÌ?

Bạn cần chuẩn bị những giấy tờ như sau để nộp lên các đơn vị chức năng, bao gồm:

• Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện đứng tên công ty xin phép

Chủ đầu tư soạn

Ngày tháng năm, thời gian, địa điểm thông tin phải rõ ràng.

Phải ghi “Chương trình không bán vé” đối với những chương trình ko bán vé.

Danh mục bài hát, tác giả, người biểu diễn

• Giấy phép đăng ký kinh doanh của chủ đầu tư và chủ tổ chức sự kiện (mỗi thứ 2 bộ)
• Kịch bản khung:

Phải đóng dấu treo (dấu treo là có thể thay đổi được, nhưng không được đổi bài, tiết mục).

Kịch bản khung do chủ đầu tư soạn, chữ ký và dấu của chủ đầu tư (kịch bản khung gồm: stt, thời gian, tiết mục, mô tả, ghi chú).

• Danh mục bài hát: In thành 2 tờ có chữ ký, đóng dấu của chủ đầu tư

Danh sách các ca khúc trong chương trình

• Hợp đồng thuê mướn địa điểm:

Làm thành 4 bộ: (1 bộ bên thuê địa điểm giữ, 1 bộ mình giữ, 1 bộ sở VHTTDL giữ, 1 bộ cục tác quyền)

Bên A: người bán dịch vụ sẽ soạn hợp đồng.

• Công văn tổ chức sự kiện đặc biệt (nếu có)

Nếu chương trình có quân nhạc, văn công, lực lượng địa phương thì cần phải có giấy phép.

Số lượng: 3 tờ: 1 tờ mình giữ, 1 tờ nộp cục, 1 tờ nộp sở.

• Giấy phép xác nhận đã đóng tiền tác quyền ở cục tác quyền.
• Chuẩn bị 9 loại giấy tờ, cục tác quyền sẽ đưa lại 3 loại giấy tờ để mình nộp về sở, 3 loại giấy tờ này thuộc số 7, đó là 3 loại giấy tờ cụ thể:

Hóa đơn VAT cho chủ đầu tư

Phiếu thu đóng tiền

Hợp đồng giữa chủ đầu tư và cục chứng minh việc đóng tiền

• 9 loại giấy tờ cụ thể:

Giấy ủy quyền

Công văn xin phép tổ chức biểu diễn

Giấy phép đăng ký kinh doanh

Kịch bản khung

Danh mục bài hát

Hợp đồng thuê mướn địa điểm

Công văn tổ chức sự kiện đặc biệt (nếu có)

Hợp đồng đặc biệt nếu có

Một số trường hợp cần thêm:

Hợp đồng tổ chức sự kiện ký với khách hàng (nếu tổ chức cho khách hàng)

Giấy ủy quyền của khách hàng cho công ty tổ chức xin phép

Các lưu ý:

• Phải xin phép Sở Công Thương nếu có các chương trình rút thăm hay khuyến mãi
• Phải có thêm Công văn đứng tên cơ quan giải đấu, Quyết định thành lập giải và hợp đồng/biên bản ghi nhớ với Đơn vị phối hợp thực hiện đối với các sự kiện là giải đấu
• Tất cả sự kiện cần ghi có bán vé hay không và nếu có bán vé thì cần nộp kèm maket vé bán.
• Tất cả giấy tờ cần có con dấu đóng giáp lai, ở nơi nhận phải ghi chú rõ là có Nộp lưu chiểu… Bạn nên lưu ý những điểm này để không phải mất thời gian đi lại nhiều lần

Tuy nhiên, tùy vào tính chất của sự kiện mà sẽ đòi hỏi một số giấy tờ cần thiết khác.

CÁC LOẠI GIẤY PHÉP TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

• Giấy phép Bộ Văn hóa thể thao và du lịch: Tổ chức từ 2 điểm trở lên tại 2 thành phố khác nhau, hoặc những sự kiện tầm cỡ quốc gia.

• Giấy phép tổ chức sự kiện tại Sở Văn hóa thể thao và du lịch: Gồm giấy phép họp báo, giấy phép tổ chức roadshow, giấy phép quảng cáo tại điểm tổ chức, giấy phép quảng cáo sản phẩm,…Trừ giấy phép tổ chức hội nghị khoa học thì không cần xin phép.
• Giấy phép cho người biểu diễn là người nước ngoài: Hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dịch vụ

THỜI GIAN NHẬN GIẤY PHÉP TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Có một số lưu ý về thời gian để tránh những sai sót gây chậm trễ thời gian tiến hành tổ chức sự kiện:

Thời gian để nộp hồ sơ dành cho các sự kiện là 10 ngày kể trước khi diễn ra. Đối với một số trường hợp khác như chương trình trình diễn về thời trang thì kéo dài hơn, đó là cần phải trước 30 ngày diễn ra. Vì vậy người làm hồ sơ cần nắm bắt chắc chắn những quy định này, để có thể có được giấy phép đúng quy định khi diễn ra sự kiện.

Thủ tục xin cấp giấy phép tổ chức các chương trình sự kiện chính xác và đạt yêu cầu thì sẽ được cấp giấy phép sau 1 đến 7 ngày (không tính những ngày nghỉ), và tùy vào từng sự kiện thì thời gian đó ngắn hay dài.

XIN CẤP PHÉP TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÁC ĐỊA PHƯƠNG

Nếu tổ chức sự kiện có quy mô ở nhiều tỉnh, người tổ chức sự kiện chỉ cần xin giấy phép ở một tỉnh, và nộp Giấy phép tổ chức sự kiện của tỉnh đó cho địa phương nơi tổ chức sự kiện để nhận được công văn đồng ý cho phép tổ chức sự kiện.

Đặc biệt đến thời gian và thời hạn nộp, xin các giấy phép tổ chức sự kiện con tại các tỉnh thành. Khi tổ chức các sự kiện như Festival, Gala… mang tầm vóc địa phương, người tổ chức sự kiện cần trình đề án tổ chức sự kiện có kèm công văn của UBND Tỉnh thường bao gồm cơ quan chỉ đạo tổ chức sự kiện, ban tổ chức tổ chức sự kiện, đơn vị thực hiện tổ chức sự kiện, nội dung chương trình tổ chức sự kiện, các kế hoạch truyền thông tổ chức sự kiện, tiến độ thực hiện tổ chức sự kiện, kế hoạch tài trợ tổ chức sự kiện (nếu có…).

Ngoài ra tùy từng địa phương có những quy định cụ thể riêng mà người tổ chức sự kiện cần phải đến làm việc với cơ quan chức năng của tỉnh đó để tìm hiểu thêm. Chẳng hạn như một số tỉnh Bến Tre, Tiền Giang… cấm tổ chức sự kiện roadshow với phương tiện lớn như xe tải trong khi với một số tỉnh khác việc này là bình thường. Tại TP.HCM người tổ chức sự kiện phải lưu ý 7 tuyến cấm chạy roadshow (đường Đồng Khởi, Lê Duẩn, Nguyễn Huệ, Hàm Nghi, Lê Lai, Lê Lợi, Nguyễn Thị Nghĩa) và 7 nơi cấm tập trung (Nhà hát Thành phố, tượng đài Bác Hồ trước UBND TP.HCM, Bưu điện, Nhà thờ Đức Bà, Dinh Thống nhất, Công viên 30/4, khu vực các đại sứ quán).

Mặc dù đã xin cấp phép tổ chức sự kiện rồi nhưng với những sự kiện có nguy cơ gây mất an ninh trật tự, ách tắc giao thông, người tổ chức sự kiện nên gửi công văn thông báo cho chính quyền cấp phường xã sở tại để họ cùng biết và hỗ trợ khi cần thiết. Tránh trường hợp như một sự kiện diễn ra cách đây cũng đã lâu, vì lý do gây mất an ninh trật tự và lấn chiếm lòng lề đường, đã bị cơ quan chức năng tịch thu phương tiện, phải hủy bỏ chương trình tổ chức sự kiện và đền hợp đồng cho khách hàng.

HIỂU BIẾT TƯỜNG TẬN CÁC CƠ QUAN CẤP PHÉP

Nếu nhà tổ chức sự kiện là người không có kinh nghiệm thì sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức xin giấy phép, hoàn thiện thủ tục tổ chức sự kiện so với dự tính ban đầu. Vì vậy, nắm rõ cách hoạt động của các cơ quan cấp giấy phép tổ chức sự kiện rất quan trọng.

Có một số thông tin quan trọng bạn nhất định phải nắm được như thời gian làm việc của các cơ quan hành chính cấp phép. Ví dụ như Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch chỉ nhận hồ sơ vào buổi sáng, buổi chiều dành để trả hồ sơ cho các tổ chức xin cấp phép khác, thời hạn giải quyết hồ sơ là 2 ngày kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, trường hợp phải xin ý kiến các Bộ, ngành khác thì thời hạn tối đa là 10 ngày.

CƠ QUAN TIẾP NHẬN HỒ SƠ

Các cơ quan tiếp nhận hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện bao gồm Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch; Cục nghệ thuật biểu diễn; Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Tùy vào từng loại sự kiện cụ thể sẽ phải nộp hồ sơ tới cơ quan có thẩm quyền giải quyết đối với loại sự kiện đó.

Trên đây, là một số thông tin về các giấy tờ cần thiết và một số lưu ý về việc xin giấy phép tổ chức sự kiện mà SV Event đã tổng hợp được. Hy vọng, các bạn có thể chuẩn bị được một bộ hồ sơ đầy đủ nhất cũng như quá trình cấp phép diễn ra nhanh chóng, thuận tiện hơn.