Sự kiện chính là những hoạt động quy tụ số lượng lớn công chúng, những người tham gia tại một thời gian, địa điểm xác định đều được gọi là Event (sự kiện). Vậy nên sự kiện không chỉ là nơi mọi người gặp gỡ, giao lưu lẫn nhau mà còn là nơi gây dựng mối quan hệ thân thiết giữa công chúng với công ty, tri ân những khách hàng, hay chính nhân viên của công ty, thêm vào đó là quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp đến với công chúng một cách rộng rãi.

Kịch bản chương trình sự kiện

Để tổ chức một chương trình thành công tốt đẹp thì điều không thể thiếu đó là kịch bản. Kịch bản là bản phác thảo những nội dung sẽ diễn ra trong chương trình. Qua kịch bản đó, các bên tổ chức sự kiện sẽ hoàn thành việc tổ chức sự kiện một cách chu đáo và thành công nhất. Mỗi một chương trình khác nhau cần một kịch bản khác nhau phù hợp với mục đích, nội dung, đối tượng hướng tới của chương trình. Nhưng nhìn chung thì mỗi kịch bản đều được viết dựa trên những bước cơ bản sau đây.

1. Chuẩn bị :

 Xác định mục tiêu, đối tượng hướng tới từ đó đề ra định hướng tổ chức, qui mô, địa điểm, hình thức tổ chức,…

* Mục đích sự kiện :

Mỗi sự kiện khác nhau đều có cách tổ chức khác nhau, mục tiêu, đối tượng hướng đến khác nhau. Do đó, xác định mục đích sự kiện chính là điều kiện tiên quyết để chuẩn bị tổ chức một chương trình sự kiện thành công tốt đẹp.

*Đối tượng hướng tới :

Trong mỗi chương trình, con người là yếu tố quan trọng nhất cần hướng tới. Với mỗi chương trình khác nhau thì đối tượng hướng tới cũng đều khác nhau. Ví dụ chương trình Lễ tri ân khách hàng thì đối tượng hướng đến sẽ là các khách hàng trước đây của doanh nghiệp, hay trong sự kiện quảng bá công ty thì đối tượng hướng tới là toàn thể công chúng,…

Xác định được đối tượng thì các bước tiếp theo là xác định địa điểm tổ chức sự kiện sao cho phù hợp với số lượng, cách chia nhóm đối tượng cụ thể để tiếp cận,..

*Hình thức tổ chức :

Trong bước này thì ban tổ chức cần xác định địa điểm, thời gian cụ thể tổ chức sự kiện dựa trên số lượng khách mời tham dự, tính chất trang trọng của sự kiện,.. Từ đó dự trù kinh phí thực hiện và thành lập kịch bản phù hợp.

*Lập biểu đồ thời gian :

Đặt ra các hạn thời gian (deadline) từ thông báo, chuẩn bị, thực hiện đến kết thúc chương trình.

*Ban tổ chức:

 Đặt ra chức vụ, nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên, có thể chia thành các nhóm khác nhau phụ trách các phần chuyên biệt.

2. Lên kịch bản chi tiết cho chương trình

Từ những nội dung ở phía trên, BTC cần viết ra một kịch bản cụ thể lên kế hoạch tổ chức. Sau đây là gợi ý về trình tự của một chương trình ấn tượng mà BTC có thể tham khảo và đưa ra những thay đổi phù hợp dựa trên mục đích cũng như yêu cầu của chương trình.

I. Đón tiếp khách mời :

– Thời gian (dự kiến) : 30 phút

– Nội dung : Ban lễ tân tại khu vực cổng chào sẽ đón tiếp các khách mời, người tham dự và sắp xếp chỗ ngồi cho các khách mời, người tham dự theo danh sách đã nhận. 

Đây là bước vô cùng quan trọng, là ấn tượng đầu tiên của khách mời về sự kiện nên cần được chú ý đầu tư chuẩn bị kĩ lưỡng nhằm để lại những dấu ấn tốt đẹp đến khách mời, qua đó không những thể hiện sự chỉn chu trong tác phong mà còn tạo tiếng vang lớn cho doanh nghiệp, ban tổ chức sự kiện.

II. Khai mạc buổi lễ :

– Thời gian (dự kiến) : 20 phút

– Nội dung : MC sẽ thay mặt BTC giới thiệu đôi nét về diễn biến chương trình sự kiện.

Việc giới thiệu này giúp người tham dự nắm bắt được quá trình diễn biến của sự kiện, tạo sự chú ý đến chương trình. Từ đó giúp sự kiện được diễn ra suôn sẻ, thuận lợi hơn.

III. Nội dung chương trình:

– Thời gian (dự kiến) : khoảng 60 phút

– Nội dung : Đây là phần những sự kiện chính được tổ chức trong sự kiện. Tùy theo mục đích, yêu cầu khác nhau mà BTC có thể cân nhắc thay đổi cho phù hợp

 + Giới thiệu thành phần khách mời, ban giám khảo, người tham dự,…

 + Biểu diễn nghệ thuật, chơi trò chơi trúng thưởng,…

 + Phát biểu của BTC hoặc khách mời,…

 + Tiến hành tổ chức trao giải, giao lưu khách mời,…

 + Tiệc nhẹ,..

IV. Bế mạc :

– Thời gian (dự kiến) : 20 phút

– Nội dung : 

+ MC thay mặt doanh nghiệp/BTC gửi lời cảm ơn đến các vị đại biểu và khách mời đã đến tham dự buổi lễ.

+ Trao quà lưu niệm : Chủ doanh nghiệp/BTC có thể trao các món quà lưu niệm nhỏ nhằm gây ấn tượng tốt với khách mời và người tham dự.

Hi vọng mẫu kịch bản tổ chức sự kiện trên đây của SV Event sẽ giúp các bạn có thể tổ chức một chương trình thành công tốt đẹp.

 

Tổ chức sự kiện là một hoạt động thuộc nhiều lĩnh vực; văn hóa, xã hội, chính trị,….quy tụ rất nhiều người trong một không gian địa điểm với một vấn đề chung nào đó. Trong tiếng anh, thuật ngữ Event nghĩa là sự kiện.

TỔ CHỨC SỰ KIỆN TIẾNG ANH LÀ GÌ?

Tổ chức sự kiện dịch sang tiếng anh có nghĩa là: event management

Plan an event: Lên kế hoạch tổ chức sự kiện

Event manager: người tổ chức sự kiện (quản lý sự kiện)

Event planner: Người lên kế hoạch tổ chức sự kiện

THUẬT NGỮ TIẾNG ANH VỀ BAN TỔ CHỨC SỰ KIỆN, NGƯỜI THAM DỰ?

Event coordinator: Điều phối viên tổ chức sự kiện

Supplier: Nhà cung cấp

Celebrity hoặc Celeb (Việt Nam thường gọi tắt là Celeb): Người nổi tiếng, khách mời nổi tiếng

Master of the Ceremonies: Người dẫn chương trình

Guest: Khách tham dự sự kiện

Delegate: Đại biểu, khách VIP

Stage Hand: Người làm việc ở hậu trường. VD: Setup đạo cụ biểu diễn, cảnh sân khấu.

Photographer: nhiếp ảnh gia

PG (promotion girl): các cô gái có ngoại hình lý tưởng tiếp thị quảng bá cho sản phẩm, thương hiệu tại sự kiện

Press kit, Media kit: tài liệu dành cho nhà báo, phóng viên

Personnel: nhân sự

Singer: ca sĩ

Translator: phiên dịch viên

Volunteers: tình nguyện viên

Client: khách hàng

Target audience: đối tượng tham dự

Emcee: MC – người dẫn chương trình

Rigger hoặc Rigging Specialist: Kỹ sư, hoặc những người có chuyên môn cao về âm thanh ánh sáng

MỘT SỐ THUẬT NGỮ CHUYÊN NGÀNH KHÁC  VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN THƯỜNG ĐƯỢC SỬ DỤNG Ở VIỆT NAM:

Tổ chức sự kiện là một hoạt động không hề mới trong hoạt động truyền thông của các doanh nghiệp, thế nên việc nắm được một số thuật ngữ thường được sử dụng sẽ giúp thực hiện công việc dễ dàng hơn:

Agency: Các công ty cung cấp về dịch vụ truyền thông

Backstage: Hậu trường, phía sau sân khấu

Master Plan: Kế hoạch sự kiện tổng thể

Event Agenda: Kịch bản chương trình

Proposal: Nội dung, kế hoạch tổng thể về chương trình.

Rehearsal: Tổng duyệt, chạy thử chương trình.

Stage platform: Sàn sân khấu

Deadline: Thời hạn hoàn thành sự kiện

Exhibition: Triển lãm

Feedback: Thông tin phản hồi của khách hàng

Gala dinner: Tiệc liên hoan, ăn uống vào buổi tối

­In house hoặc Indoor event: Sự kiện trong nhà

Out house hoặc outdoor event: Sự kiện ngoài trời

Event flow: kịch bản chương trình

Wings: Cánh gà sân khấu

Schedule: Tiến độ

SpotLight: Ánh sáng được sử dụng để chiếu sáng 1 người biểu diễn

Audio Visual aids: Phụ kiện nghe nhìn, phim, máy chiếu

AV system (Audio Visual System): Hệ thống âm thanh, ánh sáng

Event venue: Địa điểm tổ chức sự kiện

VAT: Thuế giá trị gia tăng (10%)

Hidden cost: Chi phí ngầm

Agenda: lịch trình

AV System (Audio Video System): hệ thống âm thanh, ánh sáng

Amount: thành tiền

Anniversary: lễ kỷ niệm

Accommodation: tiện nghi ăn ở

Award Ceremony: Lễ trao giải

Aerial silk: múa đu dây lụa

Banquet Hall: phòng tiệc

Buffet: tiệc tự chọn món

Budget: ngân sách

Brainstorming: phương pháp động não để tìm ra ý tưởng bằng cách thảo luận nhóm

Body painting: nghệ thuật vẽ lên cơ thể

Check-in: kiểm tra khách đến tham dự

Check-list: danh sách công việc cần làm

Classroom style: sắp xếp bàn ghế kiểu lớp học

Commission: tiền hoa hồng

Concept: ý tưởng chủ đạo

Contract: hợp đồng

Conference: hội nghị

Confirmation: xác nhận

Confetti: pháo kim tuyến

Customer Conference: hội nghị khách hàng

Customize: tùy chỉnh, tùy biến

edestal: bục trưng bày

Photo props: đạo cụ chụp ảnh

Projector: máy chiếu

Product launch: ra mắt sản phẩm

Proposal: nội dung, kế hoạch tổng thể của chương trình

Press Conference: họp báo

Press Release: thông cáo báo chí

Podium: bục phát biểu

Pre-survey: khảo sát

Prize: giải thưởng

Q&A: hỏi & đáp

Quantity: số lượng

Quotation: báo giá

Rehearsal: tổng duyệt

Red carpet: thảm đỏ

Red rope barrier: trụ inox dùng để ngăn các khu vực, nối với nhau bằng các dây nhung đỏ

Remarks: ghi chú

Roll up banner: biển quảng cáo, chỉ dẫn tự đứng dạng cuốn

Sales meeting: họp đội ngũ bán hàng

Sales kick off: họp khởi động dự án mới

Schedule: lịch trình

Seminar: họp chuyên sâu 1 đề tài

Set-Menu: tiệc

Showcase: trưng bày, giới thiệu sản phẩm mới

Standy, Standee: biển quảng cáo, chỉ dẫn tự đứng

Star curtain: màn sao

Streamer: cờ đuôi nheo

String quartet: tứ tấu đàn dây

Speech: phát biểu

Summit: hội nghị thượng đỉnh

Sound system: hệ thống âm thanh

Theme of event: chủ đề của sự kiện

Theatre style: sắp xếp chỗ ngồi kiểu rạp hát

Tablecloth: khăn trải bàn

Teabreak: tiệc trà (thường bao gồm trà, cafe, bánh ngọt, hoa quả)

Team building: trò chơi đội nhóm

Toasting: nâng ly khai tiệc

Transportation: vận chuyển

Translation booth: cabin cho phiên dịch

Trophy: cúp, kỷ niệm chương

U-shape: sắp xếp bàn ghế kiểu chữ U

Unit: đơn vị

Unit price: đơn giá

Venue: địa điểm, nơi diễn ra sự kiện

VAT Tax: thuế giá trị gia tăng

Vertical banner: banner dọc

Walkie – talkie: bộ đàm

Waitlist: danh sách chờ

Welcome drinks: đồ uống phục vụ lúc đón khách

Welcome guest: đón khách

Workshop: họp & thực hành

Wristband: vòng tay

Year End Party: Tiệc cuối năm

DB&B – dinner, bed and breakfast

Floor Plan: Sơ đồ sắp xếp bàn ghế, đường đi, sân khấu

Gala dinner: Buổi tiệc tối

Group Booking: Đặt chỗ, đặt phòng cho 1 nhóm người

Head Table: Bàn VIP

Herringbone Style: Cách sắp xếp bàn ghế theo kiểu xương cá.

Hollow Square Style: Cách sắp xếp bàn ghế hình vuông, với ghế ở bên ngoài, rỗng bên trong (Hay dùng họp hội nghị)

In house – in door: chương trình trong nhà.

Invoice: hóa đơn

Laser Pointer: Bút laser, thường sử dụng trong hội thảo, hội nghị cho việc thuyết trình.

Lapel Microphone: Micro cài áo

LCD: Liquid Crystal Display

LED: màn led, đèn led … sử dụng rất ít điện, có thể tùy biến màu sắc hoặc hiển thị hình ảnh.

Lectern: Bục phát biểu

Networking: Hoạt động kết nối những người tham dự sự kiện.

Non-Transferable: Không chuyển đổi từ tên người này sang tên người khác. VD: Vé vào sự kiện mang tên người cụ thể nào đó sẽ không được sử dụng bởi người khác.

Open Bar: nơi cung cấp đồ uống miễn phí

Press Kit hoặc Media Kit: Bộ tài liệu sử dụng trong các buổi họp báo dành cho các phóng viên, nhà báo, bao gồm các tài liệu như: thông cáo báo chí, thông tin sản phẩm, thương hiệu….

MỘT SỐ LĨNH VỰC SỰ KIỆN TRONG TIẾNG ANH

+ Bussiness event: Các sự kiện liên quan đến kinh doanh

+ Corporate events: Các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp, ví dụ: lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty, hội nghị khách hàng…

+ Fundraising events: Sự kiện nhằm mục đích gây quỹ

+ Exhibitions: Triển lãm

+ Trade fairs: Hội chợ thương mại

+ Entertainment events: Sự kiện mang tính chất giải trí

+ Concerts/live performances: Hoà nhạc, biểu diễn trực tiếp

+ Festive events: Lễ hội, liên hoan

+ Government events: Sự kiện của các cơ quan nhà nước

+ Meetings: Họp hành, gặp giao lưu

+ Seminars: Hội thảo chuyên đề

+ Workshops: Bán hàng

+ Conferences: Hội thảo

+ Conventions: Hội nghị

+ Social and cultural events: Sự kiện về văn hoá, xã hội

+ Sporting events: Sự kiện trong lĩnh vực thể thao

+ Marketing events: Sự kiện liên quan tới marketing

+ Promotional events: Sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thương mại

+ Brand and product launches: Sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…

THUẬT NGỮ CHUYÊN NGÀNH VỀ BỘ NHẬN DIỆN THƯƠNG HIỆU DOANH NGHIỆP

CIP là gì?

CIP là từ viết tắt của Corporation Identify Program có nghĩa là hệ thống các đặc điểm về hình ảnh  font chữ, màu sắc, hình ảnh logo, website, đồng phục nhân viên, banner, letter, card visit… để tạo nên đặc điểm nhận dạng riêng cho thương hiệu, tránh sự nhầm lẫn với các nhãn hiệu thương hiệu khác trên thị trường. CIP chính là bộ nhận diện thương hiệu (hay còn được gọi là bộ nhận dạng thương hiệu).

POSM là gì?

Bộ nhận diện thương hiệu tiếng anh còn  là POSM (viết tắt của Point Of Sales Material) là các vật dụng hỗ trợ cho việc bán hàng tại địa điểm bán lẻ, hội chợ, triển lãm để góp phần nhận diện thương hiệu.

POSM mở rộng hơn so với CIP ở nhận diện cho lĩnh vực bán hàng trực tiếp.

Vật phẩm POSM phổ biến có: quầy kệ trưng bày, standee, cờ dây, hanger, kệ chứa hàng, kệ mica,… ngoài ra còn có các vật phẩm mang tính chất quà tặng, quà khuyến mãi như hộp name card, bút, bật lửa, thanh chặn giấy, ống đựng văn phòng phẩm.

Trên đây là một số thuật ngữ thường được sử dụng trong ngành tổ chức sự kiện mà SV Event đã tổng hợp được, còn nhiều thuật ngữ khác các bạn có thể tham khảo thêm ở các bài viết khác. Mong rằng bài viết trên hữu ích đối với các bạn!

Ngày nay, tổ chức sự kiện đã trở thành một trong những hoạt động không thể thiếu trong chiến lược truyền thông của doanh nghiệp. Tổ chức được những sự kiện thành công góp phần xây dựng thương hiệu và khẳng định vị thế của doanh nghiệp trên thị trường. Tuy nhiên, để xây dựng được một sự kiện thành công cần sự chuẩn bị kỹ lưỡng trong rất nhiều khâu cũng như cần một kịch bản hoàn chỉnh. Vậy làm thế nào để có thể tổ chức được một sự kiện hoành tráng, chuyên nghiệp?

CÁI NHÌN TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Sự kiện (hay còn gọi là event) có thể được hiểu là các hoạt động của con người có chủ đích diễn ra tại một thời điểm, một địa điểm nhất định. Tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt một thông điệp xác định nào đó. Từ đó, tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia.

Tổ chức event, sự kiện là một khái niệm không hề mới, có thể hiểu  là tổ chức các hoạt động thông qua các hình thức hội thảo, hội nghị, triển lãm, tiệc,… trong các lĩnh vực văn hóa, thương mại, kinh doanh,…hay các buổi lễ kỷ niệm, đám cưới, tiệc mừng,.. trong đời sống sinh hoạt. Mà thông qua sự kiện đó nhằm gửi đi những thông điệp hoặc đạt được hiệu quả nào đó.

QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

CHUẨN BỊ

Bước 1: Xác định tổng quát về sự kiện

Đây là hoạt động cơ bản nhất trước khi bạn muốn xây dựng khung chương trình chi tiết.

Đầu tiên, trả lời câu hỏi sự kiện sắp diễn ra nằm trong lĩnh vực nào trong các lĩnh vực sau:

• Business events: Các sự kiện liên quan đến kinh doanh
• Corporate events: Các hoạt động sự kiện của doanh nghiệp như các ngày lễ kỷ niệm, sự kiện tri ân, tiệc cuối năm,…
• Sports events: Sự kiện trong lĩnh vực thể thao
• Exhibition events: Các sự kiện triển lãm, trưng bày, giới thiệu sản phẩm,…
• Sales events: Các sự kiện liên quan đến buôn bán hàng hóa
• Festival events: Sự kiện liên hoan, lễ hội
• Concert events: Các sự kiện hòa nhạc, đêm nhạc hòa tấu
• Entertainment events: Các sự kiện hoạt động mang tính chất giải trí
• Movie events: Các hoạt động sự kiện phim ảnh
• Workshop event: Sự kiện hội thảo, hội nghị
• Product brand events: Các hoạt động sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm

Thứ hai, xác định loại hình sự kiện sẽ tổ chức, bốn loại hình phổ biến nhất:

• Sự kiện kỷ niệm (Anniversary event): những sự kiện lễ hội hoặc những sự kiện xã hội nhằm mục đích kỷ niệm. Bao gồm các lễ hội truyền thống, kỷ niệm ngày thành lập, sinh nhật, đám cưới,…
• Sự kiện giáo dục (Educational event): những sự kiện được tổ chức nhằm mục đích huấn luyện, truyền đạt thông tin mang tính giáo dục. Bao gồm : hội nghị, hội thảo, lễ tốt nghiệp, lễ phát bằng,…
• Sự kiện tiếp thị (Marketing event): những sự kiện được tổ chức nhằm thu hút sự chú ý và thuyết phục khách hàng mua sản phẩm hoặc sử dụng dịch vụ. Bao gồm : hội chợ, giới thiệu sản phẩm, lễ khánh thành, khai trương,…
• Sự kiện khen thưởng, tri ân (Gratitude event: những sự kiện nhằm mục đích tôn vinh, thể hiện lòng kính trọng đối với những đóng góp của một cá nhân, tập thể. Ví dụ : lễ tưởng niệm, lễ trao giải,…

Thứ ba, đưa ra được câu trả lời cho những vấn đề sau:

• Mục đích, mục tiêu cần đạt được của buổi hội thảo
• Nội dung chính của hội thảo

Bước 2: Suy nghĩ ý tưởng

Trong giai đoạn này, ban tổ chức sự  kiện phải tập hợp một nhóm người để tiến hành brainstorm ý tưởng các bước tổ chức sự kiện nhưng vẫn đảm bảo bám sát nội dung cơ bản của sự kiện và hiểu rõ về sản phẩm.

Bước 3: Thiết kế sự kiện

Giai đoạn này là giai đoạn cụ thể ý tưởng. Các vấn đề bao gồm:

– Địa điểm tổ chức: Bạn cần phải chọn được địa điểm tổ chức thích hợp với tính chất quy mô của sự kiện, dễ tìm và thuận tiện giao thông đi lại . Những địa điểm phổ biến là các trung tâm tổ chức sự kiện, nhà hàng, khách sạn như: Khách sạn cao cấp Continental Hotel, Nhà hàng Thảo Điền Village, Equatorial Hotel,..

– Thời gian tổ chức chương trình và thời gian diễn ra chương trình: Nên chọn khung thời gian hợp lý cho khách hàng dễ dàng tham dự như vào dịp cuối tuần và vào buổi chiều tối, đó sẽ là khung thời gian thích hợp để khách hàng tham dự đầy đủ và thoải mái.

– Chủ đề (theme/concept) của chương trình: Mỗi chương trình nên theo chủ đề và truyền tải thông điệp nào đó, điều đó sẽ làm cho buổi tiệc tri ân mang ý nghĩa và diễn ra một cách mạch lạc hơn.

– Thiết kế hình ảnh cho chương trình: bao gồm trang trí, quà tặng, thiệp mời, thiệp cảm ơn, sân khấu, backdrop cần được thiết kế theo một concept có sẵn như vậy sẽ tạo ấn tượng và sự kiện của bạn để lại nhiều dấu ấn hơn.

Bước 4: Lên kế hoạch tổ chức

Đây là lúc phải chi tiết hóa những vấn đề sẽ gặp phải như

– Ngân sách.

– Nguồn nhân lực thực hiện.

– Nhà cung cấp dụng cụ thiết bị.

– Vận chuyển như thế nào.

– Phân tích rủi ro có thể xảy ra.

Bước 5:  Lên danh sách khách mời

Lên danh sách những khách mời sẽ tham gia để in thiệp gửi cho họ, như vậy họ sẽ có thời gian sắp xếp công việc để tham gia buổi lễ. Lời mời này cần thể hiện được sự lịch thiệp, trang trọng và phải ngắn gọn nhưng thông tin đầy đủ các vấn đề: Chủ đề, địa điểm tổ chức, thời gian diễn ra.

Bước 6: Tiến hành thực hiện

Một sự kiện thường mất 2 tuần để thực hiện. Bao gồm các hoạt động chuẩn bị như đồng phục, in banner, lắp đặt standee, thuê người, liên lạc các bên liên quan. Một số công ty tổ chức sự kiện sẽ tiến hành thuê ngoài (outsourcing) một số hoạt động và cử bộ phận giám sát hoạt động.

Bước 7: Dàn dựng chuẩn bị

Quá trình dàn dựng chuẩn bị được thực hiện tại nơi tổ chức sự kiện. Tốt nhất là 1 hoặc 2 ngày trước ngày sự kiện diễn ra. Nên có một bảng những công việc cần làm để tiện theo dõi tiến độ và không bỏ sót bất cứ khâu nào.

Bước 8: Chuẩn bị kịch bản chương trình

Để sự kiện diễn ra theo quy trình thì cần chuẩn bị khung chương trình, những hoạt động sẽ diễn ra. Làm việc với MC để dẫn dắt chương trình theo đúng concept. Sau đó tiến hành duyệt chương trình trước khi diễn ra: MC, các tiết mục văn nghệ, âm thanh, ánh sáng, tiếp tân,…

Quy trình tổ chức sự kiện của SV Event

Với SV Event, một sự kiện thông thường sẽ bao gồm những hoạt động như sau:

• Đón khách: Là nghi thức lễ quan trọng. Để nhanh gọn trong phần này bạn nên hướng dẫn lễ tân xin name – card của khách, hạn chế để khách đọc tên rồi lễ tân tìm tên check in nhé. Tốt nhất, bạn nên chuẩn bị một phòng đón tiếp riêng dành cho khách VIP.
• Hướng dẫn khách vào chỗ ngồi: Lễ tân nên hướng dẫn khách vào đúng vị trí đã sắp xếp trước. Nên phân biệt, khách VIP và khách thường, phần ghế cho VIP nên được thêm nơ hoặc màu khác với ghế thường.
• Phát biểu tri ân của ban lãnh đạo: Nên chuẩn bị kĩ bài phát biểu, nên chuẩn bị song ngữ (nếu như có khách mời nước ngoài ) để phần phát biểu thêm phần long trọng
• Chương trình văn nghệ: những tiết mục văn nghệ nhẹ nhàng và những tiết mục sôi động để làm nóng không khí cũng như trước khi kết thúc chương trình.
• Tặng quà: Bạn nên nắm kĩ danh sách khách hàng được tặng quà. Mọi phần quà được tặng cần chuẩn bị chỉnh chu và không bị lỗi, tránh trường hợp quà bị lỗi sẽ làm mất thiện cảm với khách hàng.
• Rút thăm trúng thưởng: Phần này chính là phần sôi nổi nhất của buổi tiệc, bạn nên chọn những MC có giọng khỏe và có kinh nghiệm hoạt náo để dẫn sôi động và mọi người sẽ hào hứng hơn. Đây cũng là hoạt động để làm nóng bầu không khí, giúp sự kiện trở nên vui vẻ, cởi mở hơn.
• Tiệc: Tiệc tri ân khách hàng không thể thiếu phần ăn uống, đây cũng như là lời cảm ơn, muốn mời khách hàng ăn những món ăn ngon. 
• Tiễn khách: Tiễn khách và gửi lời chào niềm nở sẽ góp phần cho khách hàng cảm thấy họ được tri ân trọn vẹn.
  

  

 KẾT THÚC CHƯƠNG TRÌNH

Sau khi MC mời ban lãnh đạo lên phát biểu kết thúc buổi lễ, cuối chương trình trước khi tiễn khách mời có thể tặng quà lưu niệm cho khách mời và người tham dự.

Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho (removal): dọn dẹp nơi tổ chức (cleaning), sửa lại những vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)…

ĐÁNH GIÁ SỰ KIỆN

Sau khi một sự kiện kết thúc, ban tổ chức nên họp thảo luận về những thiếu sót trong quá trình chuẩn bị và diễn ra sự kiện. Đây cũng như là đánh giá sự thành công của sự kiện để làm cơ sở để rút ra những kinh nghiệm quý báu sau mỗi lần tổ chức.

Trên đây, là quy trình chuẩn để tổ chức một sự kiện thành công, ấn tượng. Tuy nhiên, dù có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, chi tiết đến đâu thì việc xảy ra những sai sót nhỏ là không thể tránh khỏi. Mong rằng thông tin mà bài viết cung cấp hữu ích đối với các bạn!

 

Để có thể tổ chức được một sự kiện thành công không thể bỏ qua bước xin giấy phép tổ chức sự kiện. Xin giấy phép tổ chức sự kiện không chỉ là để thông báo cho các cơ quan chức năng biết mà còn để đảm bảo tính công khai của sự kiện sắp diễn ra. Vậy làm thế nào để chuẩn bị giấy phép đúng và được thông qua nhanh nhất?

GIẤY PHÉP TỔ CHỨC SỰ KIỆN BAO GỒM NHỮNG GÌ?

Bạn cần chuẩn bị những giấy tờ như sau để nộp lên các đơn vị chức năng, bao gồm:

• Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện đứng tên công ty xin phép

Chủ đầu tư soạn

Ngày tháng năm, thời gian, địa điểm thông tin phải rõ ràng.

Phải ghi “Chương trình không bán vé” đối với những chương trình ko bán vé.

Danh mục bài hát, tác giả, người biểu diễn

• Giấy phép đăng ký kinh doanh của chủ đầu tư và chủ tổ chức sự kiện (mỗi thứ 2 bộ)
• Kịch bản khung:

Phải đóng dấu treo (dấu treo là có thể thay đổi được, nhưng không được đổi bài, tiết mục).

Kịch bản khung do chủ đầu tư soạn, chữ ký và dấu của chủ đầu tư (kịch bản khung gồm: stt, thời gian, tiết mục, mô tả, ghi chú).

• Danh mục bài hát: In thành 2 tờ có chữ ký, đóng dấu của chủ đầu tư

Danh sách các ca khúc trong chương trình

• Hợp đồng thuê mướn địa điểm:

Làm thành 4 bộ: (1 bộ bên thuê địa điểm giữ, 1 bộ mình giữ, 1 bộ sở VHTTDL giữ, 1 bộ cục tác quyền)

Bên A: người bán dịch vụ sẽ soạn hợp đồng.

• Công văn tổ chức sự kiện đặc biệt (nếu có)

Nếu chương trình có quân nhạc, văn công, lực lượng địa phương thì cần phải có giấy phép.

Số lượng: 3 tờ: 1 tờ mình giữ, 1 tờ nộp cục, 1 tờ nộp sở.

• Giấy phép xác nhận đã đóng tiền tác quyền ở cục tác quyền.
• Chuẩn bị 9 loại giấy tờ, cục tác quyền sẽ đưa lại 3 loại giấy tờ để mình nộp về sở, 3 loại giấy tờ này thuộc số 7, đó là 3 loại giấy tờ cụ thể:

Hóa đơn VAT cho chủ đầu tư

Phiếu thu đóng tiền

Hợp đồng giữa chủ đầu tư và cục chứng minh việc đóng tiền

• 9 loại giấy tờ cụ thể:

Giấy ủy quyền

Công văn xin phép tổ chức biểu diễn

Giấy phép đăng ký kinh doanh

Kịch bản khung

Danh mục bài hát

Hợp đồng thuê mướn địa điểm

Công văn tổ chức sự kiện đặc biệt (nếu có)

Hợp đồng đặc biệt nếu có

Một số trường hợp cần thêm:

Hợp đồng tổ chức sự kiện ký với khách hàng (nếu tổ chức cho khách hàng)

Giấy ủy quyền của khách hàng cho công ty tổ chức xin phép

Các lưu ý:

• Phải xin phép Sở Công Thương nếu có các chương trình rút thăm hay khuyến mãi
• Phải có thêm Công văn đứng tên cơ quan giải đấu, Quyết định thành lập giải và hợp đồng/biên bản ghi nhớ với Đơn vị phối hợp thực hiện đối với các sự kiện là giải đấu
• Tất cả sự kiện cần ghi có bán vé hay không và nếu có bán vé thì cần nộp kèm maket vé bán.
• Tất cả giấy tờ cần có con dấu đóng giáp lai, ở nơi nhận phải ghi chú rõ là có Nộp lưu chiểu… Bạn nên lưu ý những điểm này để không phải mất thời gian đi lại nhiều lần

Tuy nhiên, tùy vào tính chất của sự kiện mà sẽ đòi hỏi một số giấy tờ cần thiết khác.

CÁC LOẠI GIẤY PHÉP TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

• Giấy phép Bộ Văn hóa thể thao và du lịch: Tổ chức từ 2 điểm trở lên tại 2 thành phố khác nhau, hoặc những sự kiện tầm cỡ quốc gia.

• Giấy phép tổ chức sự kiện tại Sở Văn hóa thể thao và du lịch: Gồm giấy phép họp báo, giấy phép tổ chức roadshow, giấy phép quảng cáo tại điểm tổ chức, giấy phép quảng cáo sản phẩm,…Trừ giấy phép tổ chức hội nghị khoa học thì không cần xin phép.
• Giấy phép cho người biểu diễn là người nước ngoài: Hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dịch vụ

THỜI GIAN NHẬN GIẤY PHÉP TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Có một số lưu ý về thời gian để tránh những sai sót gây chậm trễ thời gian tiến hành tổ chức sự kiện:

Thời gian để nộp hồ sơ dành cho các sự kiện là 10 ngày kể trước khi diễn ra. Đối với một số trường hợp khác như chương trình trình diễn về thời trang thì kéo dài hơn, đó là cần phải trước 30 ngày diễn ra. Vì vậy người làm hồ sơ cần nắm bắt chắc chắn những quy định này, để có thể có được giấy phép đúng quy định khi diễn ra sự kiện.

Thủ tục xin cấp giấy phép tổ chức các chương trình sự kiện chính xác và đạt yêu cầu thì sẽ được cấp giấy phép sau 1 đến 7 ngày (không tính những ngày nghỉ), và tùy vào từng sự kiện thì thời gian đó ngắn hay dài.

XIN CẤP PHÉP TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÁC ĐỊA PHƯƠNG

Nếu tổ chức sự kiện có quy mô ở nhiều tỉnh, người tổ chức sự kiện chỉ cần xin giấy phép ở một tỉnh, và nộp Giấy phép tổ chức sự kiện của tỉnh đó cho địa phương nơi tổ chức sự kiện để nhận được công văn đồng ý cho phép tổ chức sự kiện.

Đặc biệt đến thời gian và thời hạn nộp, xin các giấy phép tổ chức sự kiện con tại các tỉnh thành. Khi tổ chức các sự kiện như Festival, Gala… mang tầm vóc địa phương, người tổ chức sự kiện cần trình đề án tổ chức sự kiện có kèm công văn của UBND Tỉnh thường bao gồm cơ quan chỉ đạo tổ chức sự kiện, ban tổ chức tổ chức sự kiện, đơn vị thực hiện tổ chức sự kiện, nội dung chương trình tổ chức sự kiện, các kế hoạch truyền thông tổ chức sự kiện, tiến độ thực hiện tổ chức sự kiện, kế hoạch tài trợ tổ chức sự kiện (nếu có…).

Ngoài ra tùy từng địa phương có những quy định cụ thể riêng mà người tổ chức sự kiện cần phải đến làm việc với cơ quan chức năng của tỉnh đó để tìm hiểu thêm. Chẳng hạn như một số tỉnh Bến Tre, Tiền Giang… cấm tổ chức sự kiện roadshow với phương tiện lớn như xe tải trong khi với một số tỉnh khác việc này là bình thường. Tại TP.HCM người tổ chức sự kiện phải lưu ý 7 tuyến cấm chạy roadshow (đường Đồng Khởi, Lê Duẩn, Nguyễn Huệ, Hàm Nghi, Lê Lai, Lê Lợi, Nguyễn Thị Nghĩa) và 7 nơi cấm tập trung (Nhà hát Thành phố, tượng đài Bác Hồ trước UBND TP.HCM, Bưu điện, Nhà thờ Đức Bà, Dinh Thống nhất, Công viên 30/4, khu vực các đại sứ quán).

Mặc dù đã xin cấp phép tổ chức sự kiện rồi nhưng với những sự kiện có nguy cơ gây mất an ninh trật tự, ách tắc giao thông, người tổ chức sự kiện nên gửi công văn thông báo cho chính quyền cấp phường xã sở tại để họ cùng biết và hỗ trợ khi cần thiết. Tránh trường hợp như một sự kiện diễn ra cách đây cũng đã lâu, vì lý do gây mất an ninh trật tự và lấn chiếm lòng lề đường, đã bị cơ quan chức năng tịch thu phương tiện, phải hủy bỏ chương trình tổ chức sự kiện và đền hợp đồng cho khách hàng.

HIỂU BIẾT TƯỜNG TẬN CÁC CƠ QUAN CẤP PHÉP

Nếu nhà tổ chức sự kiện là người không có kinh nghiệm thì sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức xin giấy phép, hoàn thiện thủ tục tổ chức sự kiện so với dự tính ban đầu. Vì vậy, nắm rõ cách hoạt động của các cơ quan cấp giấy phép tổ chức sự kiện rất quan trọng.

Có một số thông tin quan trọng bạn nhất định phải nắm được như thời gian làm việc của các cơ quan hành chính cấp phép. Ví dụ như Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch chỉ nhận hồ sơ vào buổi sáng, buổi chiều dành để trả hồ sơ cho các tổ chức xin cấp phép khác, thời hạn giải quyết hồ sơ là 2 ngày kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, trường hợp phải xin ý kiến các Bộ, ngành khác thì thời hạn tối đa là 10 ngày.

CƠ QUAN TIẾP NHẬN HỒ SƠ

Các cơ quan tiếp nhận hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện bao gồm Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch; Cục nghệ thuật biểu diễn; Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Tùy vào từng loại sự kiện cụ thể sẽ phải nộp hồ sơ tới cơ quan có thẩm quyền giải quyết đối với loại sự kiện đó.

Trên đây, là một số thông tin về các giấy tờ cần thiết và một số lưu ý về việc xin giấy phép tổ chức sự kiện mà SV Event đã tổng hợp được. Hy vọng, các bạn có thể chuẩn bị được một bộ hồ sơ đầy đủ nhất cũng như quá trình cấp phép diễn ra nhanh chóng, thuận tiện hơn.

 

---

SV EVENT là công ty chuyên sâu trong lĩnh vực Tổ chức sự kiện Với đội ngũ thiết kế 2D,3D phối cảnh sự kiện nhiều năm kinh nghiệm kết hợp với đội ngũ kỹ thuật thi công lành nghề chúng tôi đã hoàn thành hàng trăm công trình với chất lượng cao.

Đội ngũ nhân sự thiết kế 2D, 3D phối cảnh sự kiện SV Event

SV EVENT đã đầu tư mạnh vào yếu tố con người cũng như máy móc nhà xưởng, quy trình sản xuất và thi công  khoa học phục vụ cho công việc thiết kế 2D, 3D và thi công.

Chúng tôi luôn tự tin và chắc chắn rằng sẽ phục vụ đáp ứng được nhu cầu thẩm mỹ ngày càng cao của khách hàng. Nhằm đáp ứng nhu cầu Thiết kế và thi công dự án ,công ty SV EVENT luôn sáng tạo những ý tưởng thiết kế độc đáo, đề xuất những giải pháp thi công toàn diện cho những sự kiện event chuyên nghiệp từ không gian kiến trúc và các không gian khác.

SV EVENT xây dựng  đội ngũ nhân viên cùng nhau phối hợp từ các Team kỹ thuật, bộ phận kinh doanh  và bộ phận thiết kế để cùng nhau  suy nghĩ và xây dựng kịch bản, phát triển bản đề xuất ý tưởng cho các dự án, chương trình. Nghiên cứu thông tin, giải pháp, vật liệu, thiết bị, kỹ thuật…để triển khai các ý tưởng thiết kế dựa trên kịch bản và ý tưởng chính của dự án.

Triển khai các bản vẽ, thiết kế kỹ thuật phục vụ cho việc sản xuất. Phối hợp chặt chẽ với team kỹ thuật để đảm bảo công việc từ khâu sản xuất, đến dàn dựng ngoài hiện trường, đáp ứng đúng các yêu cầu về  ý tưởng, mỹ thuật, kỹ thuật và chất lượng của dự án.Đội ngủ thiết kế 2D, 3D công ty  luôn luôn trao dồi và nghiên cứu, tìm hiểu các kỹ thuật, công nghệ mới ,để ứng dụng vào việc triển khai các ý tưởng mới lạ, đột phá, tạo sự khác biệt trên thị trường.  

---

Để xây dựng kịch bản chương trình sự kiện có nội dung hoàn hảo, truyền tải được nhiều thông điệp quan trọng tới khách tham dự thì đội ngũ làm sự kiện phải xây dựng được Concept cho sự kiện tức là “Ý Tưởng Chủ Đạo” bằng việc xoay quanh ý tưởng chủ đạo sẽ giúp đội ngũ làm chương trình luôn theo sát mục tiêu của chương trình cũng như mong muốn của chủ đầu tư.

Để làm nổi bật “Ý tưởng chủ đạo”  ekip thực hiện chương trình sự kiện phải cùng nhau xây dựng Theme chủ đạo cho chương trình. Theme chủ đạo chính là “Chủ đề, màu sắc sự kiện” là bộ mặt của chương trình sự kiện giúp làm nổi bật cho Concept của chương trình.

Bằng cách xây dựng bố cục, thiết kế hình ảnh, dàn dự phối cảnh, xây dựng các hoạt động diễn ra trong chương trình sự kiện sẽ làm giúp người tham dự cảm nhận được “Ý nghĩa chủ đạo” của chương trình mà chủ đầu tư muốn truyền tải. Để một Concept thuyết phục được chủ đầu tư thì đội ngũ tổ chức sự kiện phải có những ý tưởng độc đáo, mới lạ, có tính khả thi.

Người làm Event phải hiểu tính chất, cách định vị của sản phẩm, hiểu đối tượng khách hàng của sản phẩm đó muốn gì, quan tâm đến điều gì…thì mới có được những Concept cho sản phẩm từ đó xây dựng xây dựng kịch bản sự kiện, nội dung từng hạng mục. SV Event với hơn 10 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, với độ ngũ nhân sự đã kinh qua các vị trí đạo diễn cho nhiều sự kiện lớn nhỏ trên cả nước chúng Tôi luôn sẵn sàng cùng bạn xây dựng concept cho sự kiện của bạn có nội dung sáng hoàn hảo nhất.

SV Event cam kết một tinh thần làm việc năng động, hết mình, đầy sáng tạo và chuyên nghiệp, sẵn sàng lên kế hoạch, hỗ trợ phối hợp với khách hàng nhằm mang lại những giá trị thiết thực cho sự kiện.

Về SV Event

Có thể bạn quan tâm  Bạn cần tư vấn xây dựng kịch bản chương trình xin hãy liên hệ:

Địa chỉ: 102 Phan Văn Hớn, Tân Thới Nhất, Quận 12, TPHCM
Hotline: 0938.235.539

---

SV Event là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hoạt động trong lĩnh vực truyền thông, tổ chức giới thiệu xúc tiến thương mại, tổ chức sự kiện, cung ứng nhân sự, cung cấp trang thiết bị chuyên dụng cho ngành tổ chức sự kiện trên khắp các tỉnh thành cả nước. Với đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, tận tâm trong công việc, cùng với trang thiết bị hiện đại, quy trình quản lý chất lượng chuyên nghiệp với phương châm “Chữ Tín Làm Gốc” và định hướng ” Liên Tục Cải Tiến” SV Event đã xây dựng được uy tín thương hiệu, niềm tin với khách hàng và ngày càng nhận được sự tín nhiệm  của các đối tác trên mọi miền Tổ Quốc.

SV Event – Công ty tổ chức sự kiện uy tín, chất lượng

Thế mạnh làm nên thương hiệu SV Event khác biệt chính là: Sự chuyên môn hóa trong từng bộ phận, tính trách nhiệm cao cùng những giám sát kỹ thuật làm việc nghiêm túc, cẩn thận nhằm tạo nên những sản phẩm hoàn thiện đến từng chi tiết nhỏ nhất.

Ngoài ra, các bộ phận của công ty tổ chức sự kiện SV Event thường xuyên trao đổi công việc, chia sẻ những khó khăn, sáng kiến xây dựng nên một tập thể SV Event năng động, sáng tạo, chuyên nghiệp hơn trong từng dự án chúng tôi tham gia. Công ty tổ chức sự kiện SV Event đã đầu tư mạnh vào yếu tố con người cũng như máy móc nhà xưởng, quy trình sản xuất và thi công  khoa học phục vụ cho công việc thiết kế 2D, 3D và thi công .

Chúng tôi luôn tự tin và chắc chắn rằng sẽ phục vụ đáp ứng được nhu cầu thẩm mỹ ngày càng cao của khách hàng. Nhằm đáp ứng nhu cầu thiết kế và thi công dự án, công ty tổ chức sự kiện SV Event luôn sáng tạo những ý tưởng thiết kế độc đáo, đề xuất những giải pháp thi công toàn diện cho những sự kiện event chuyên nghiệp từ không gian kiến trúc và các không gian khác.

SV Event xây dựng  đội ngũ nhân viên cùng nhau phối hợp từ các Team kỹ thuật, bộ phận kinh doanh  và bộ phận thiết kế để cùng nhau  suy nghĩ và xây dựng kịch bản, phát triển bản đề xuất ý tưởng cho các dự án, chương trình. Nghiên cứu thông tin, giải pháp, vật liệu, thiết bị, kỹ thuật…để triển khai các ý tưởng thiết kế dựa trên kịch bản  và ý tưởng chính của dự án. Triển khai các bản vẽ, thiết kế kỹ thuật phục vụ cho việc sản xuất. Phối hợp chặt chẽ với team kỹ thuật để đảm bảo công việc từ khâu sản xuất, đến dàn dựng ngoài hiện trường, đáp ứng đúng các yêu cầu về  ý tưởng, mỹ thuật, kỹ thuật và chất lượng của dự án.

Đội ngũ thiết kế 2D, 3D công ty tổ chức sự kiện SV Event luôn luôn trao dồi và nghiên cứu, tìm hiểu các kỹ thuật, công nghệ mới, để ứng dụng vào việc triển khai các ý tưởng mới lạ, đột phá, tạo sự khác biệt trên thị trường. 

Mọi chi tiết xin liên hệ công ty tổ chức sự kiện SV Event:

Địa chỉ: 102 Phan Văn Hớn, Tân Thới Nhất, Quận 12 TP.HCM.

Hotline: 0938.235.539