Thời gian gần đây, tổ chức sự kiện đang phát triển vô cùng mạnh mẽ và nhanh chóng. Cùng với đó, các sự kiện hiện nay đều yêu cầu chế độ hoành tráng hơn về tính năng chuyên nghiệp, tráng lệ và hoàn thiện. Vì vậy, cần phải xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết để sự kiện được diễn ra thuận lợi và thành công nhất. Làm thế nào để có được kế hoạch tổ chức sự kiện đầy đủ, chi tiết và chuẩn xác nhất? Đừng lo lắng, trong bài viết dưới đây Newlink Event sẽ chia sẻ đến bạn quy trình 9 bước xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết nhất.

1. Xác định loại sự kiện bạn muốn làm

Trước khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn cần phải xác định và nắm rõ loại sự kiện mà bạn muốn làm sự kiện gì? Lễ khai giảng, tốt nghiệp, lễ khởi động – động thổ, lễ ra mắt sản phẩm, lễ kỷ niệm thành lập, lễ khai trương hay lễ tất niên – tân niên, … Tùy từng loại sự kiện đều có mục đích khác nhau và cách thức tổ chức, thiết bị và nhân sự kiện cũng khác nhau. Đây là bước quan trọng nhất trong kế hoạch tổ chức sự kiện, vì nó giúp chúng ta xác định và định hướng đúng đắn hơn về những công việc, hạng mục cần được tiến hành trong sự kiện.

2. Mục tiêu của sự kiện mà khách hàng mong muốn là gì?

Bước tiếp theo khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện là cần phải xác định tiêu điểm của sự kiện mà khách hàng mong muốn là gì? Là để thu hút khách hàng tham gia sự kiện, đạt được doanh số bán hàng tiêu dùng ngay trong sự kiện; để quảng bá hình ảnh, thương hiệu công ty; ra mắt sản phẩm, dịch vụ, nhà máy mới; tri ân khách hàng, CBCNV hay đơn giản là để kết nối giữa các nhân viên với lãnh đạo và giữa mọi người với nhau trong doanh nghiệp? Việc xác định tiêu điểm chính của sự kiện sẽ giúp bạn dễ dàng xây dựng ý tưởng, nội dung và kịch bản sự kiện. Từ đó góp phần làm cho sự kiện của bạn trở nên có ý nghĩa và thành công hơn. Để xác định mục tiêu của sự kiện một cách nhanh nhất và chính xác nhất bạn cần tự đặt ra và trả lời các câu hỏi sát vấn đề như: Tại sao bạn lại cần tổ chức sự kiện này? Sự kiện mà bạn sắp tổ chức sẽ hướng đến đối tượng khách mời nào? Bạn mong muốn người tham dự sự kiện sẽ nhận được điều gì? Bạn muốn nhận được những gì từ sự kiện này? …

3. Thời gian tổ chức của sự kiện

Xác định thời gian tổ chức sự kiện là bước không thể thiếu khi lên bản kế hoạch tổ chức sự kiện. Vì thời gian tổ chức sự kiện chính là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của sự kiện. Bạn nên chọn thời gian tổ chức vào các khung giờ hợp lý để khách mời có thể đến tham dự đông đủ nhất như kế hoạch đã đặt ra. Thời điểm lý tưởng nhất để tổ chức sự kiện là vào các ngày cuối tuần, khi đa số khách mời không phải bận rộn với công việc.

Đặc biệt, đối với các sự kiện mang tính chất quan trọng như lễ khởi công – động thổ, lễ cất nóc, lễ khai trương – khánh thành, … thì việc xác định thời gian tổ chức càng phải được lựa chọn kỹ càng hơn. Bởi vì ngoài việc chọn thời gian phù hợp với các vị khách quan trọng, các sự kiện này còn cần chọn ngày tốt theo phong thủy. Tốt nhất nên chọn những ngày hợp với tuổi tác và mệnh của chủ đầu tư. Thường đó sẽ chọn theo lịch âm với những ngày chẵn mang ý nghĩa sung túc, tròn đầy và hạn chế những ngày “tam nương” như ngày 3, 5, 7.

4. Danh sách khách mời

Khách mời chính là những người tạo nên không khí và sự thăng hoa cho sự kiện của bạn. Vì vậy bạn cần lên kế hoạch chi tiết về số lượng và cụ thể từng đối tượng khách mời để sự kiện của bạn trở nên chuyên nghiệp và chu đáo hơn trong việc tiếp đón như: nhà chờ, chỗ ngồi, thực đơn, quà tặng, hoa cài áo, …. Danh sách khách mời cần được phân loại cụ thể theo nhiều yếu tố như: tầng lớp xã hội, chức vụ, trình độ, nghề nghiệp, độ tuổi, …

5. Chọn địa điểm phù hợp với lượng khách mời

Để mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện của bạn được hoàn hảo nhất thì bạn không thể bỏ qua bước chọn địa điểm tổ chức. Tùy thuộc vào từng loại sự kiện và từng đối tượng tham dự mà chọn địa điểm sao cho phù hợp nhất. Dù chọn tổ chức ở đâu đi nữa thì địa điểm tổ chức vẫn phải đáp ứng được các yêu cầu như: giao thông thuận tiện, sạch đẹp, thoáng đãng và đặc biệt là phải phù hợp quy mô, mục đích và ngân sách của sự kiện. Ngoài ra, bạn còn cần dựa vào yếu tố thời thời tiết để lựa chọn tổ chức sự kiện trong nhà hay ngoài trời.

Mặt khác, bạn cần phải trực tiếp đến địa điểm tổ chức để khảo sát, đo đạc và lên bố cục cụ thể từng khu vực cho sự kiện. Đối với một số địa điểm không phải do mình làm chủ, bạn cần liên hệ trước với nhà cung cấp để biết được ngày diễn ra sự kiện địa điểm đó còn trống không, địa điểm đó có phù hợp với số lượng khách mời không, các dịch vụ và báo giá có đáp ứng được yêu cầu của bạn không?

6. Lên kế hoạch kịch bản chương trình

Bước quan trọng tiếp theo của việc xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện là lên kịch bản chương trình. Đây là bước rất quan trọng, bởi sự kiện có thành công, có thu hút và để lại ấn tượng tốt đẹp với khách mời hay không là nhờ một phần tất yếu ở kịch bản chương trình. Vì vậy người tổ chức sự kiện cần lên kế hoạch kịch bản chương trình thật đầy đủ và chi tiết để hạn chế để xử lý kịp thời những tình huống có thể xảy ra. Ngoài ra, kịch bản sự kiện cần phải phù hợp với mục đích của sự kiện và phải truyền đạt hiệu quả thông điệp ý nghĩa đến với mọi người.

Mỗi một loại sự kiện khác nhau sẽ có kịch bản khác nhau nhưng sự kiện nào cũng phải cần đến 2 loại kịch bản cơ bản là:

• Kịch bản tổng quát: đây là loại kịch bản bao quát toàn bộ sự kiện từ lúc đầu cho đến khi kết thúc sự kiện như: thời gian, thời lượng, nội dung, công việc của từng bộ phận, …
• Kịch bản chi tiết: loại kịch bản này thể hiện một cách đầy đủ và chi tiết công việc cụ thể cho từng bộ phận ekip, trong đó có cả lời dẫn của MC trong toàn bộ sự kiện.

7. Chuẩn bị thiết lập hạng mục như âm thanh – ánh sáng, diễn viên, MC

Tiếp theo, chúng cần dựa vào kịch bản để lập các nhóm phụ trách cũng như phân công công việc cụ thể cho từng nhóm như:

• Nhóm thực hiện nội dung: nhóm này sẽ phối hợp với nhau để lên nội dung cụ thể cho chương trình từ các bài viết, các bài phát biểu trong chương trình và tài liệu liên quan cho khách mời.
• Nhóm hậu cần sự kiện: những người trong bộ phận này sẽ đảm nhận các công việc liên quan đến hội trường, phần thưởng, hoa, bằng khen, huy chương, quà tặng, …
• Nhóm đối ngoại: nhóm này sẽ phụ trách các công việc như: chuẩn bị và gửi thư mời đến các đại biểu và khách mời.
• Nhóm lễ tân: Các bạn trong nhóm lễ tân sẽ phụ khách đón tiếp, hướng dẫn cũng như tiễn khách mời ra về.

8. Thống nhất sau đó tiến hành tổ chức sự kiện

Khi tất cả các công tác chuẩn bị cho sự kiện đã được hoàn thiện thì chúng ta bắt đầu tiến hành tổ chức sự kiện. Đây là bước then chốt quyết định sự thành bại của cả sự kiện. Vì vậy, đòi hỏi người tổ chức sự kiện phải có tầm nhìn lớn, chuyên môn cao, linh hoạt trong mọi tình huống và nắm bắt nhanh, giải quyết tốt mọi vấn đề. Bên cạnh đó, đội ngũ nhân sự tổ chức sự kiện cũng cần phải phối hợp nhịp nhàng, ăn ý và đồng với nhau theo đúng kịch bản đã thống nhất. Đôi khi cả ekip tổ chức còn phải nhanh nhạy theo đổi kịch bản theo tình hình thực tế để đảm bảo sự kiện được diễn ra suôn sẻ và thành công.

9. Hậu sự kiện

Khi sự kiện kết thúc cũng chính là lúc chúng ta cùng nhìn lại và đưa ra kết quả về suốt quá trình chuẩn bị và tổ chức chương trình. Kết quả của sự kiện sẽ phản ánh chính xác hệ quả của cả quá trình chuẩn bị và thực hiện chương trình. Đánh giá, đo lường kết quả sự kiện sẽ giúp bạn rút ra được nhiều kinh nghiệm để phát huy những cái tốt và khắc phục những điều chưa làm được. Từ đó sẽ giúp cho người tổ chức sự có được nhiều kinh nghiệm và làm tốt hơn cho những sự kiện sau thành công hơn. Trên đây là mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết và hoàn hảo nhất cho sự kiện của bạn. Hy vọng những chia sẻ trên đây của Newlink Event sẽ giúp bạn có được những thông tin hữu ích về tổ chức sự kiện nói chung và kế hoạch tổ chức sự kiện nói riêng.

Nếu bạn cần tư vấn thêm về kế hoạch tổ chức sự kiện, hoặc đang cần tìm một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, hãy liên lạc ngay cho Newlink Event nhé!

Những năm gần đây, ngành tổ chức sự kiện đang phát triển rất nhanh và chưa bao giờ ngừng “hot”. Điều này đã thu hút rất nhiều bạn trẻ năng động, yêu thích sự sôi nổi, thú vị của tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, không có bạn vẫn còn đang loay hoay, mơ hồ về nghề tương đối mới. Muốn theo học tổ chức sự kiện thì chọn thi ngành gì? Thi khối gì? Và học ở trường nào? Newlink Event sẽ giúp các bạn có cách nhìn tổng quát hơn cũng như hiểu rõ hơn về tổ chức sự kiện thông qua bài viết dưới đây nhé!

1. Ngành tổ chức sự kiện là gì?

Từ lâu, tổ chức sự kiện được xem như là một ngành nghề đặc thù tại một số nước phát triển. Và tại Việt Nam, ngành tổ chức sự kiện cũng đang phát triển rất mạnh mẽ và ngày càng thể hiện rõ tính chuyên nghiệp cả trong ý tưởng lẫn cách thức tổ chức. Thực chất, tổ chức sự kiện chình là quá trình tổ chức, thực hiện một chuỗi các hoạt động sẽ xảy ra trong chương trình từ khâu lên ý tưởng, lên kịch bản, dàn dựng, thi công, chạy chương trình, giám sát, điều phối chương trình cho đến khi kết thúc chương trình. Mỗi sự kiện được tổ chức đề có những thông điệp, ý nghĩa riêng muốn truyền đạt đến người tham dự. Bên cạnh đó, tổ chức sự kiện còn giúp nâng cao hình ảnh, thương hiệu cũng như khẳng định vị thế của các doanh nghiệp trong lòng khách hàng. Tóm lại, ngành tổ chức sự kiện là ngành đặc biệt quan trọng trong đời sống, văn hóa của con người, nhất là đối với các tổ chức, doanh nghiệp.

2. Muốn theo học ngành này có cần tố chất gì không?

Muốn theo học ngành tổ chức sự kiện và gắn bó lâu dài trong lĩnh vực này đòi hỏi bạn cần phải có những tố chất sau:

• Sáng tạo và tỉ mỉ trong công việc: khả năng sáng tạo luôn là yếu tố nhất định phải có khi theo học ngành tổ chức sự kiện. Bởi vì sự sáng tạo là điều rất cần thiết đối với bất kỳ một sự kiện nào, ngoài việc gây được ấn tượng mạnh, còn tạo nên sức hút đặc biệt đối với công chúng. Bên cạnh đó, người tổ chức sự kiện cần phải có tính tỉ mỉ để hạn chế tối đa những sự cố có thể xảy ra trong chương trình.
• Đam mê, nhiệt huyết với nghề: đây chính là yếu tố quan trọng giúp bạn vượt qua mọi khó khăn, trở ngại trong công việc. Có thể nói yếu tố yêu nghề là kim chỉ nam giúp bạn luôn có được nguồn năng lượng tích cực để học tập tốt và hoàn thành tốt công việc được giao. Niềm đam mê mãnh liệt với nghề sẽ giúp bạn luôn sáng tạo, thành công và phát triển trong sự nghiệp.

• Có trình độ chuyên môn: người ngành tổ chức sự kiện luôn cần có trình độ chuyên môn cao về các đa dạng các lĩnh vực để có thể lên tổ chức và nên những sự kiện có tính chuyên nghiệp cao. Nói cách khác, người làm sự kiện cần có khả năng làm tốt các công việc mà máy móc khó có thể thay thế con người, đặc biệt là nhạy bén, linh hoạt xử lý các tình huống bất ngờ xảy ra trong sự kiện. Ngoài ra, ngành tổ chức sự kiện cần những bạn có khả năng tính toán cực kỳ tốt.
• Sức khỏe: để bám vững trên con đường làm sự kiện nhất định bạn phải đảm bảo được yếu tố sức khỏe. Đặc thù của ngành tổ chức sự kiện đòi hỏi bạn phải có sức khỏe cho những hôm đi sớm về khuya, những đêm thức trắng để setup sự kiện và phải đủ sức khỏe để chịu được áp lực công việc.
• Tinh thần đồng đội: ngành tổ chức sự kiện còn đòi hỏi người tổ chức sự kiện phải có khả năng làm việc nhóm, thực hiện phối hợp công việc giữa các bộ phận nhịp nhàng, đồng bộ với nhau nhằm đảm bảo các mục tiêu ban đầu của sự kiện.
• Khả năng chịu được áp lực cao: trong quá trình tổ chức sự kiện, người làm sự kiện luôn phải chịu một sức ép tâm lý rất lớn. Bởi vì họ vừa phải chịu sự chi phối của tiến độ công việc lại vừa đòi hỏi sự năng động, sáng tạo cùng sự nhạy bén khi cần giải quyết những tình huống khẩn cấp.

• Bình tĩnh, kiên nhẫn: để giải quyết tốt công việc, người làm sự kiện cần phải giữ bình tĩnh và kiên nhẫn trong mọi tình huống để tìm ra hướng giải quyết tốt nhất và kịp thời. Hạn chế tối đa những rủi ro trong quá trình tổ chức sự kiện.
• Giao tiếp và đàm phán tốt: ngành tổ chức sự kiện là một trong những ngành dịch vụ khắc khe trên thị trường. Thế nên, người làm sự kiện cần phải giao tiếp với rất nhiều đối tượng khác nhau, đòi hỏi họ luôn phải có thái độ vui vẻ, hòa đồng và chuẩn mực trong công việc.

3. Ngành tổ chức sự kiện thi khối nào?

Để theo học ngành tổ chức sự kiện, tốt nhất các bạn học sinh nên thi vào các khối có ưu thế về giao tiếp và ngôn ngữ. Vậy ngành tổ chức sự kiện thi khối nào? Đây là câu hỏi mà nhiều bạn trẻ đang thắc mắc. Ngành tổ chức sự kiện hiện nay có đa dạng khối học để các bạn học sinh có thể dễ dàng lựa chọn như: khối A, A1, C và D. Tuy nhiên, ngoài việc học trên trường lớp, các bạn cần phải dành thời gian để thực tập cũng như tích lũy kinh nghiệm qua các sự kiện thực tế.

4. Những trường đại học có đào tạo ngành tổ chức sự kiện uy tín tại Việt Nam

Hiện nay, các bạn có thể dễ dàng theo học ngành tổ chức sự kiện tại các trường đại học, cao đẳng uy tín tại Việt Nam như:

• Khoa đạo diễn sự kiện và lễ hội tại Trường đại học sân khấu điện ảnh Hà Nội
• Các ngành PR tại Đại học Báo chí Tuyên truyền
• Khoa báo chí ở Trường ĐHQG Hà Nội và trường ĐHQG TPHCM
• Học ngành quan hệ công chúng tại Trường đại học Văn Lang
• Ngành tổ chức sự kiện văn hoá ở tại Đại học văn hoá Hà Nội
• Khoa du lịch trường của Đại học Nhân văn Hà Nội.
• Quản trị sự kiện khoa du lịch tại Trường Đại học KHXH & NV.
• Ngành Quản trị dịch vụ du lịch và lữ hành và Quản trị sự kiện của Trường Đại học KHXH & NV
• Ngành quan hệ quốc tế tại Trường đại học ngoại ngữ và tin học TPHCM.
• Học ngành kinh doanh thể thao và tổ chức sự kiện ở tại Đại học Tôn Đức Thắng.
• Ngành tổ chức sự kiện, quan hệ công chúng PR tại Trường cao đẳng FPT.

Ngoài ra, các bạn học sinh, sinh viên còn có thể theo học ngành tổ chức sự kiện ở các khóa học offline như: khóa học event management ở tại Aim Academy hay khóa học event proposal building tại Backstage event, … và các khóa học online như: khoá học cơ bản về tổ chức sự kiện trên Kyna,  khóa học nhà tổ chức sự kiện trên Edumall, khóa học trở thành chuyên viên tổ chức sự kiện Unica, …

5. Mức lương khi mới ra trường với ngành tổ chức sự kiện

Tương tự như những ngành nghề khác, mức lương của người làm tổ chức sự kiện sẽ phụ thuộc vào vai trò, kinh nghiệm và năng lực của từng người. Hiện tại ở Việt Nam, mức lương khởi điểm của những bạn làm tổ chức sự kiện mới mới ra trường sẽ dao động trong khoảng 4 đến 6 triệu đồng/ tháng. Sau khi kinh nghiệm của bạn được tăng lên thì mức lương của bạn cũng sẽ tăng lên từ 8 đến 10 triệu đồng/ tháng hoặc có thể lên đến vài chục triệu đồng tùy theo năng lực và khả năng của mỗi người. Ngoài ra, nghề tổ chức sự kiện cũng có nhiều cơ hội hội thăng tiến. Thông thường, sau khoảng 5 năm kinh nghiệm, các bạn có thể giữ vai trò quản lý hoặc trưởng phòng tổ chức sự kiện tùy phụ thuộc vào năng lực làm việc của từng bạn bao gồm: tiếp xúc, đàm phán với khách hàng, lên kế hoạch, triển khai kế hoạch, liên hệ với các đơn vị đối tác và quản lý, điều phối sự kiện, …

Qua những chia sẻ thú vị trên đây của Newlink Event, chắc hẳn các bạn đã có cho mình những câu trả lời xoay quanh quanh vấn đề học ngành tổ chức sự kiện tại Việt Nam. Hy vọng, bài viết này sẽ giúp bạn có được cái nhìn bao quát và cụ thể về ngành tổ chức sự kiện. Từ đó các bạn trẻ sẽ có thêm động lực, đam mê để vững tin bước vào nghề.

Trong lĩnh vực kiến trúc và xây dựng, lễ khởi công là một nghi thức không thể thiếu và có ý nghĩa rất quan trọng. Mặc dù được tổ chức dưới nhiều hình thức và quy mô khác nhau nhưng lễ khởi công đều được thực hiện ở hầu hết các công trình xây dựng dù lớn hay nhỏ. Vậy lễ khởi công là gì và tầm quan trọng của lễ khởi công như thế nào? Hãy cùng Newlink Event tìm hiểu cụ thể hơn qua bài viết dưới đây nhé!

1. Lễ khởi công là gì?

Khởi công được xem là một thuật ngữ chuyên ngành trong lĩnh vực xây dựng với ý nghĩa bắt đầu làm một việc nào đó. Vậy lễ khởi công chính là một buổi lễ hay một sự kiện quan trọng đánh dấu thời điểm chính thức bắt đầu thi công, xây dựng một dự án hay công trình nào đó như: nhà máy, xí nghiệp, trường học, bệnh viện, cầu, đường, đền, chùa, tòa nhà, chung cư, … Tại buổi lễ này, nhà đầu tư và chủ thầu xây dựng cũng mong muốn cho mọi người biết đến dự án, công trình của mình đã bắt đầu xây dựng và sẽ hoàn thành trong thời gian dự kiến. Qua đó cho thấy được sự chuyên nghiệp, sự phát triển lớn mạnh cùng tầm vóc quy mô của doanh nghiệp mình. Đây cũng là phương pháp hiệu quả để PR tên tuổi, hình ảnh của doanh nghiệp.

Mặt khác, lễ khởi công là nghi lễ xin phép Thổ Địa – Thổ Công của mảnh đất cho phép chúng ta được xây dựng, thi công các công trình trên mảnh đất này một cách “thuận buồm xuôi gió”. Ngoài ra, qua lễ khởi công, chủ đầu tư và nhà thầu xây dựng cũng cầu mong thần linh ban phước lành, may mắn đến cho mảnh đất, xóa bỏ những sự đen đủi, xui xẻo. Từ lâu, người ta đã quan niệm đất và nước là nguồn sống nuôi dưỡng con người nên bất kỳ sự tác động nào của con người ảnh hưởng đến mảnh đất đó đều tạo ra những sự thay đổi và chuyển biến nhất định. Dù là phương Đông hay phương Tây, lễ khởi công vẫn luôn được tổ chức một cách trang trọng, nghiêm túc và chỉnh chu nhất.

2. Tầm quan trọng của lễ khởi công?

Lễ khởi công có nghĩa quan trọng cả về mặt truyền thông lẫn tâm linh nên tầm quan trọng của nó là rất lớn. Ngoài mang lại lợi ích về kinh tế, lễ khởi công còn mang lại nhiều giá trị lớn cho doanh nghiệp và khách hàng. Khi tổ chức lễ khởi công thành công là bạn cũng đã hoàn thành tốt trên 85% chiến dịch truyền thông cho công trình cũng như doanh nghiệp. Ngoài ra, lễ khởi công còn được xem là nét đẹp văn hóa trong tín ngưỡng của người dân Việt Nam từ ngàn xưa. Một buổi lễ khởi công diễn ra thuận lợi sẽ mang lại nhiều điều may mắn tốt đẹp và suôn sẻ. Nhất là chủ đầu tư, họ luôn mong muốn công trình của mình sẽ hoàn thiện và thu được nhiều lợi nhuận. Còn nhà thầu xây dựng thì lúc nào cũng hy vọng dự án sẽ thành đúng tiến độ và gặp nhiều thuận lợi trong quá trình xây dựng. Vậy nên, lễ khởi công cần được chuẩn bị chu đáo để tránh làm ảnh hưởng đến tâm lý của các đơn vị thi công xây dựng cũng như chủ đầu tư công trình.

Hơn nữa, lễ khởi công còn là nơi gặp gỡ giữa các nhà đầu tư, doanh nghiệp, khách hàng để giao lưu, trao đổi, kêu gọi vốn đầu tư và đi đến thỏa thuận, ký kết các hợp động làm ăn cho công ty, doanh nghiệp sau này.

3. Kế hoạch tổ chức lễ khởi công

Lên danh sách cụ thể số lượng đại biểu, khách mời tham dự

Đại biểu tham dự và khách mời luôn là yếu tố quan trọng hàng đầu trong mỗi sự kiện, đặc biệt là trong lễ khởi công. Lên danh sách số lượng cũng như đối tượng khách mời phù hợp sẽ mang lại hiệu quả cao hơn cho buổi lễ khởi công của doanh nghiệp bạn. Bạn nên rà soát cẩn thận danh sách khách mời từ những vị trí quan trọng nhất, tránh bỏ sót những vị khách quan trọng.

Sau khi lên kế hoạch khách mời cụ thể cho từng vị trí như: đại diện chính quyền địa phương, đại diện các cơ quan ban ngành đoàn thể, các chủ đầu tư, các đơn vị xây dựng, các công ty đối tác và khách mời thân thiết thì doanh nghiệp cần chuẩn bị thiệp mời và các công tác đón tiếp một cách chu đáo nhất. Điều này không chỉ tạo được ấn tượng tốt với khách tham dự mà còn thể được sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp bạn.

Khảo sát địa điểm

Để lễ khởi công được diễn ra thuận lợi, chúng ta nên khảo sát địa điểm cũng như mặt bằng, không gian khu vực sẽ tổ chức lễ khởi công để có những phương án triển khai phù hợp nhất. Tiến hành lựa chọn, đo đạc cho từng khu vực cụ thể như: khu vực tổ chức sự kiện, khu vực cổng chào sự kiện, khu vực photobooth chụp hình, khu vực đại biểu, khách mời, khu vực sân khấu, nhà chờ cho khách VIP, v.v…

Lên thiết kế, in ấn

Lên thiết kế cho chương trình lễ khởi công cũng là một công đoạn hết sức quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của sự kiện. Thiết kế đẹp, phù hợp và mang tính thẩm mỹ cao chắc chắn sẽ tạo được điểm nhấn, dấu ấn riêng độc đáo cho buổi lễ. Từ đó sẽ tạo được ấn tượng tốt với công chúng, thể hiện được sự chuyên nghiệp cho doanh nghiệp. Việc thiết kế bao gồm tất cả các hạng mục cần thiết cho buổi lễ khởi công như: tổng thể khu vực tổ chức lễ khởi công, thiết kế sân khấu, cổng chào, backdrop, banner, standee, thiệp mời, v.v…

Xây dựng nội dung chương trình

Tương tự những sự kiện khác, lễ khởi công cũng cần được xây dựng nội dung cụ thể, hấp dẫn và đặc biệt là tạo được nét đặc trưng riêng cho buổi lễ. Nội dung chương trình cũng có thể được hiểu là trình tự, diễn biến cụ thể của chương trình. Nội dung buổi lễ được thể hiện ở kịch bản chương trình với thời gian, thời lượng cũng như thứ tự cụ thể cho từng hoạt động diễn ra trong buổi lễ. Dựa vào nội dung, các diễn biến của chương trình sẽ không bị xáo trộn và có thể dễ dàng xử lý những vấn đề phát sinh trong buổi lễ.

Thi công, lắp đặt, trang trí cho sự kiện

Lễ khởi công dù lớn hay nhỏ thì vẫn cần lên kế hoạch setup, lắp đặt một cách chu đáo, cẩn thận và đẹp mắt cả bên ngoài lẫn bên trong khu vực tổ chức lễ.

• Bên ngoài không gian sự kiện: Treo banner, bandroll, cờ phướn, dọc các con đường dẫn vào sự kiện.
• Khu vực đón khách: Dựng cổng chào (cổng hơi hoặc cổng thiết kế đặc biệt), photobooth chụp hình cùng với thảm đỏ, trụ barier, cây kiểng hai bên tạo cảm giác trang trọng, lịch sự cho buổi lễ.

• Khu vực tổ chức sự kiện: setup, trang trí nhà bạt theo tông màu sự kiện, lắp đặt sân khấu, backdrop sân khấu, màn hình LED sân khấu, hệ thống âm thanh, ánh sáng, thảm, pallet trải sàn, bàn ghế đại biểu, bàn ghế khách mời, bộ nghi thức lễ khởi công (hộc xúc cát hay bộ bấm nút khởi công), …

Chạy chương trình

Đây là bước quan trọng nhất trong lễ khởi công, mọi diễn biến trong sự kiện sẽ được triển khai và giám sát dựa theo kịch bản của chương trình. Người tổ chức sự kiện sẽ khéo léo điều phối sự kiện và phân công công việc cụ thể rõ ràng để sự kiện được diễn ra thuận lợi và thành công.

4. Những điều cần lưu ý khi làm lễ khởi công

Tuổi tác của người làm lễ

Tuổi tác của người làm lễ là một trong những điểm đáng lưu ý khi tổ chức lễ khởi công. Mục đích xem tuổi tác của người làm lễ là để giúp nhà đầu tư hay chủ doanh nghiệp chọn được thời điểm thích hợp để tiến hành xây dựng. Xem tuổi giúp cho công việc thi công được diễn ra suôn sẻ, thuận lợi và mang lại may mắn, lợi nhuận cho quá trình phát triển sau này của công trình. Đặc biệt, những người có tuổi phạm vào năm Hoàng Ốc và Kim Lâu thì không nên làm lễ mà phải tiến hành thủ tục mượn tuổi.

Chọn ngày giờ làm lễ khởi công theo phong thủy

Từ xa xưa người Việt Nam ta vẫn thường quan niệm rằng, ngày tốt sẽ giúp buổi lễ khởi công cũng như quá trình xây dựng sẽ được diễn ra suôn sẻ, thu hút tài lộc và thuận buồm xuôi gió. Chúng ta nên chọn những ngày tốt để làm lễ khởi công như: ngày Hoàng đạo, Sinh khí, Lộc mã, Giải thần… và tránh những ngày xấu, mang đến những điều không may như: ngày Hắc đạo, Sát chủ, Thổ cấm, Trùng tang, Hùng phục…

Chọn hướng làm lễ khởi công

Xem hướng hướng xây một dự án, một công dựng công trình là yếu tố quan trọng khi tiến hành khởi công. Bởi vì nó ảnh hưởng đến cả quá trình phát triển của dự án sau này. Chủ đầu tư có thể chọn hướng xây dựng công trình phù hợp với năm, tuổi hay vận mệnh của mình. Tuy nhiên, nếu mảnh đất đã có địa thế nhất định thì chủ doanh nghiệp nên xây dựng dựa theo hướng ra đường chính, hướng sông hồ hay hướng gió, … Dựa vào đó, chúng ta đã có thể chọn được chính xác hướng để tiến hành làm lễ khởi công.

Lễ vật cúng khởi công

Mâm lễ vật cúng khởi công chính là sự thành kính và tấm lòng của chủ doanh nghiệp đối với thần linh. Vì vậy, lễ vật cần phải được chuẩn bị chu đáo, đầy đủ và chỉnh chu. Mâm cúng khởi công thường sẽ có những lễ vật như: heo quay, gà luộc, xôi, chè, muối, gạo, hoa, quả, trà, rượu, đèn cầy, vàng mã, nhang, …

Trên đây là những điều cần biết và cần lưu ý khi tổ chức lễ khởi công mà Newlink Event muốn thông tin đến quý khách hàng. Hy vọng qua bài viết này quý khách hàng sẽ có thêm những kiến thức hữu ích và thú vị về lễ khởi công.