Trong quá trình tổ chức sự kiện, rất nhiều doanh nghiệp gặp phải các vấn đề phát sinh không mong muốn. Trên thực tế, những sai lầm thường gặp khi tổ chức sự kiện không đến từ việc thiếu ngân sách hay quy mô nhỏ, mà xuất phát từ việc chưa chuẩn bị đầy đủ về mục tiêu, nội dung và khâu vận hành.
Việc nhận diện sớm những sai lầm khi tổ chức sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro, kiểm soát tốt quá trình triển khai và đảm bảo chương trình diễn ra đúng kế hoạch.
1. Không xác định rõ mục tiêu ngay từ đầu khi tổ chức sự kiện
Một trong những sai lầm thường gặp khi tổ chức sự kiện là không làm rõ mục tiêu chương trình ngay từ giai đoạn lên kế hoạch. Khi doanh nghiệp chưa xác định rõ sự kiện được tổ chức để làm gì, dành cho đối tượng nào và kỳ vọng kết quả ra sao, toàn bộ kịch bản và nội dung rất dễ bị dàn trải.
Trong tổ chức sự kiện doanh nghiệp, mục tiêu có thể là truyền thông thương hiệu, tri ân khách hàng, kết nối nội bộ hoặc ra mắt sản phẩm. Nếu mục tiêu không rõ ràng, việc lựa chọn hình thức tổ chức, quy mô, thời lượng và nội dung chương trình sẽ thiếu nhất quán, làm giảm hiệu quả tổng thể của sự kiện.
2. Trao đổi chưa đầy đủ giữa các bên trong quá trình tổ chức sự kiện
Trao đổi thông tin không rõ ràng là một trong những sai lầm thường gặp khi tổ chức sự kiện, đặc biệt với các chương trình có nhiều bên tham gia. Những nội dung như yêu cầu kỹ thuật, kịch bản chi tiết, thời gian setup hay bố trí không gian nếu không được thống nhất từ đầu sẽ dễ phát sinh trong quá trình vận hành.
Trong nhiều trường hợp, sự kiện gặp trục trặc không phải vì thiết bị hay nhân sự, mà vì thông tin ban đầu chưa rõ ràng. Đây là sai lầm thường gặp khi tổ chức sự kiện, đặc biệt với những doanh nghiệp lần đầu tự đứng ra thực hiện chương trình.
3. Quá chú trọng hình thức, bỏ qua trải nghiệm khách tham dự
Một sai lầm khác trong danh sách những sai lầm thường gặp khi tổ chức sự kiện là quá tập trung vào hình thức bên ngoài mà chưa đặt trải nghiệm khách tham dự làm trọng tâm. Sân khấu đẹp hay không gian hoành tráng sẽ không mang lại hiệu quả nếu nội dung chương trình không phù hợp với đối tượng tham dự.
Trong tổ chức sự kiện doanh nghiệp, trải nghiệm khách mời bao gồm thời lượng chương trình, mức độ tương tác, sự thoải mái khi tham dự và khả năng tiếp nhận thông tin. Khi trải nghiệm không được chú trọng, khách tham dự dễ rời đi sớm, làm giảm hiệu quả của sự kiện.
4. Thiếu kế hoạch dự phòng và phương án xử lý rủi ro
Thiếu phương án dự phòng là một trong những sai lầm thường gặp khi tổ chức sự kiện có thể gây hậu quả nghiêm trọng. Không có sự kiện nào hoàn toàn không phát sinh rủi ro, từ thời tiết, kỹ thuật đến lịch trình.
Một chương trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp không phải là chương trình không có sự cố, mà là chương trình đã dự đoán trước các tình huống xấu và chuẩn bị sẵn phương án xử lý. Khi thiếu kế hoạch dự phòng, doanh nghiệp sẽ rơi vào thế bị động và khó kiểm soát tình hình.
5. Xem nhẹ các chi tiết nhỏ trong khâu chuẩn bị sự kiện
Rất nhiều sai lầm khi tổ chức sự kiện xuất phát từ việc xem nhẹ các chi tiết nhỏ. Những hạng mục như nhạc nền, đạo cụ sân khấu, quy trình nghi lễ, khu vực tiếp đón hay bảng hướng dẫn nếu không được kiểm tra kỹ sẽ dễ gây ra sự cố trong lúc chương trình đang diễn ra.
Trong tổ chức sự kiện, mỗi chi tiết đều có vai trò nhất định và cần được liệt kê cụ thể trong danh sách công việc. Việc phân công rõ ràng người chịu trách nhiệm cho từng hạng mục giúp hạn chế tối đa sai sót trong quá trình triển khai.
6. Không kiểm soát tốt thời lượng và kịch bản chương trình
Một trong những sai lầm thường gặp khi tổ chức sự kiện doanh nghiệp là không kiểm soát chặt chẽ thời lượng chương trình. Việc để nội dung kéo dài, đặc biệt trong các hội thảo hoặc sự kiện nội bộ, sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách tham dự.
Khi tổ chức sự kiện, cần kiểm soát rõ thời gian từng phần, phối hợp chặt chẽ với MC, diễn giả và đội ngũ vận hành để đảm bảo chương trình diễn ra đúng kế hoạch, tránh tình trạng kéo dài ngoài dự kiến.
7. Không hiểu rõ đối tượng tham dự sự kiện
Không nắm rõ đối tượng tham dự là sai lầm phổ biến trong tổ chức sự kiện. Một chương trình có thể được đầu tư lớn nhưng không phù hợp với nhu cầu và mong đợi của người tham dự sẽ khó đạt hiệu quả như mong muốn.
Trong tổ chức sự kiện doanh nghiệp, việc xác định rõ đối tượng tham dự giúp xây dựng nội dung phù hợp, kiểm soát thời lượng hợp lý và lựa chọn hình thức tổ chức hiệu quả hơn.
Kết luận
Nhìn chung, những sai lầm thường gặp khi tổ chức sự kiện không đến từ một yếu tố đơn lẻ, mà xuất phát từ việc thiếu sự chuẩn bị đồng bộ giữa mục tiêu, nội dung và vận hành. Khi doanh nghiệp nhận diện và hạn chế được những sai lầm thường gặp khi tổ chức sự kiện, chương trình sẽ diễn ra trọn vẹn, hiệu quả và đúng với mục tiêu ban đầu.
Với kinh nghiệm triển khai nhiều dự án tổ chức sự kiện doanh nghiệp, Newlink luôn chú trọng việc chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ giai đoạn đầu, nhằm hạn chế tối đa những sai lầm thường gặp khi tổ chức sự kiện trong suốt quá trình vận hành.
𝐍𝐞𝐰𝐋𝐢𝐧𝐤 𝐏𝐫𝐨𝐬𝐨𝐮𝐧𝐝 𝐚𝐧𝐝 𝐋𝐢𝐠𝐡𝐭𝐢𝐧𝐠
Đơn vị chuyên cho thuê thiết bị âm thanh, ánh sáng và kỹ thuật sân khấu chuyên nghiệp
Địa chỉ: 36 Đường số 2, phường Bình Tân, tỉnh TP Hồ Chí Minh
Thông tin liên hệ:
-
Website: www.newlinkevent.com
-
Fanpage: Newlink ProSound & Light
-
Hotline: 0913 235 539
