Tổ chức sự kiện Chuyên nghiệp

Trong những năm trở lại đây, việc tổ chức các sự kiện đang dần trở nên phổ biến và được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Các dịch vụ tổ chức sự kiện cũng phát triển mạnh mẽ, chiếm vị thế trong ngành dịch vụ. Tuy nhiên, không phải sự kiện nào được tổ chức cũng mang lại thành công như mong đợi. Để mang lại hiệu quả tốt nhất thì sự kiện cần được chuẩn bị kỹ lưỡng, chuyên nghiệp. Nhưng làm sao để có thể tổ chức được sự kiện chuyên nghiệp? Hãy tham khảo bài viết dưới đây của chúng tôi để hiểu và xây dựng cho mình được một sự kiện chuyên nghiệp hơn nhé.

• Tổ chức sự kiện là gì?

• Khái niệm về tổ chức sự kiện 

Hiện nay, có khá nhiều khái niệm về tổ chức sự kiện mà ta có thể tìm thấy. Thực chất thì tổ chức sự kiện là một chuỗi các hoạt động để tạo nên một sự kiện bắt đầu từ việc lên ý tưởng, sản xuất cho đến khi kết thúc sự kiện.

Tổ chức sự kiện cũng được hiểu là một hoạt động cộng đồng được lên kế hoạch chi tiết, có các thông điệp truyền cụ thể truyền tải đến người tham gia, công chúng, khách hàng,…Các hoạt động của tổ chức sự kiện được tạo ra nhằm thu hút được sự chú ý và quan tâm của các đối tượng tham gia. Tổ chức sự kiện được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Từ các hoạt động kinh doanh, thương mại, các hoạt động liên quan đến cộng đồng, xã hội.

• Các hình thức sự kiện thường gặp

Tại Việt Nam một số hình thức sự kiện thường được sử dụng và thường gặp như:

• Concerts/live performances: Các buổi biểu diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc,..

Hình thức sự kiện này chính là buổi biểu diễn ca nhạc, có quy mô lớn được tổ chức bởi một cá nhân doanh nghiệp nào đó đầu tư tổ chức. Mục đích của các chương trình này có thể mang tính giải trí, kinh doanh hay quảng bá.

• Sporting events: Sự kiện liên quan đến thể thao

Các sự kiện này thường là các sự kiện tổ chức các giải đấu thể thao lớn nhỏ (Ví dụ: Sea Games, V League, Euro,…)

• Festive events: Là các lễ hội, Festival,…

Là một sự kiện văn hóa được tổ chức mang tính chất cộng đồng và thường có liên quan đến tín ngưỡng, tôn giáo, văn hóa truyền thống,… Lễ hội là một sự kiện sinh hoạt văn hóa dân gian và nó có mặt hầu như ở khắp mọi miền đất nước. Festival là một sự kiện lớn trong cả một chuỗi sự kiện, hoạt động vô cùng quan trọng nhằm kiến tạo thương hiệu địa phương.

• Conventions: Là các buổi Hội nghị

Là hoạt động tổ chức một cuộc họp nhằm bàn bạc công việc cụ thể nào đó. Các thành viên tham giá có thể là trong một quốc gia hay các nước trên thế giới. Vấn đề được đặt ra trong hội nghị thường là các sự kiện mang tính cấp thiết hoặc tổng kết những kết quả hoạt động của tổ chức, quốc gia.

• Trade fairs/Exhibitions: Là các hoạt động hội chợ thương mại/ triển lãm

Đây thường là những hoạt động xúc tiến thương mại.  Tại sự kiện này, các hoạt động diễn ra với tính chất tương tác rất cao đến khách hàng: trình diễn tính năng sản phẩm, cho dùng thử xin ý kiến, hội thảo về sản phẩm mới hay các hoạt động văn hoá giải trí.

• Marketing events: Sự kiện có mục đích Marketing

Là một chuỗi các hoạt động có sự liên kết, thống nhất với nhau và phục vụ cho mục tiêu của chiến dịch tiếp thị. Các sự kiện này có thể sử dụng các yếu tố như: âm thanh, hình ảnh, chương trình ca nhạc, các loại hình nghệ thuật, các hành động gây chú ý cho đám đông…

2. Cách tổ chức sự kiện

Các bước tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần những gì:

• Thực hiện nghiên cứu và đánh giá:

Trước khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn cần nghiên cứu và đưa ra các thông tin cơ bản nhất về sự kiện sắp tổ chức: Chủ đề chính của chương trình, mục tiêu tổ chức, thông điệp của sự kiện, đối tượng và số lượng khách tham gia, thời gian, địa điểm, ngân sách dự kiến, sự khác biệt của doanh nghiệp, điểm nổi bật của sản phẩm/dịch vụ so với đối thủ cạnh tranh,…

• Xây dựng chủ đề chính

Một sự kiện thành công đòi hỏi phải có một ý tưởng chủ đề độc đáo, phù hợp với đối tượng công chúng.

• Thiết kế sự kiện

Là bước cụ thể hóa ý tưởng thành những nội dung công việc cụ thể như: Lựa chọn địa điểm thực hiện: nhà hàng, khách sạn, khu nghỉ dưỡng, công viên,…; xác định thời gian tổ chức, xây dựng nội dung kịch bản chi tiết, thiết kế các hình ảnh chương trình: backdrop, standee,..

•  Lập kế hoạch tổ chức

Bước này bạn sẽ phân ra các mục khác nhau để tiến hành tổ chức. Một số mục chính cần lưu ý như: Nhân lực phục vụ sự kiện, thiết bị sử dụng trong sự kiện, ngân sách sự kiến, dự đoán và kiểm soát rủi ro

• Thực hiện kế hoạch

Với bước này bạn sẽ tiến hành liên hệ với nhà cung cấp để chuẩn bị cho các hạng mục trong sự kiện. Các hạng mục như về thiết bị, nhân sự: MC, ca sĩ, …

• Dàn dựng sự kiện

Trước khi tổ chức khoảng 1- 2 ngày, các công tác dàn dựng sự kiện: dàn dựng sân khấu, chạy thử,… nên được chuẩn bị và thực hiện chu đáo. Với bước này nên có sẵn bảng tổng hợp những công việc cần làm để từ đó dễ dàng theo dõi tiến độ thực hiện, đảm bảo chương trình thành công tốt đẹp.

3. Mục đích của việc tổ chức sự kiện

Các sự kiện được tổ chức thường nhằm mục đích hỗ trợ cho các chiến dịch tiếp thị truyền thông của công ty nhằm quảng bá và phát triển hình ảnh thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ của nhà đầu tư. Ngoài ra, các sự kiện được tổ chức còn giúp gia tăng, hay thay đổi sự nhận thức của công chúng đối với thương hiệu, nhãn hiệu, sản phẩm, dịch vụ của nhà đầu tư, từ đó gia tăng khách hàng mục tiêu cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, tổ chức sự kiện còn nhằm thực hiện các mục tiêu khác như hỗ trợ bán hàng, mở rộng các chính sách kênh phân phối, quảng cáo trực tiếp sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của chủ đầu tư.

4. Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại tp.HCM

Một số công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại TP. HCM như:

• Công ty SV Event
• Công ty HoabinhEvents
• Truyền Thông Phan Đăng (Phan Đăng Media)
• Công ty TNHH Thương Mại và Du Lịch Kiwi Travel
• Công ty TNHH Thương mại dịch vụ Kết nối Việt (Vietlinks)
• Công ty TNHH giải pháp sự kiện Vietsky
• Công ty TNHH giải trí và sự kiện Ri (Ri Events)

Với nhiều năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện cho khách hàng, cùng với đội ngũ nhân viên năng động, sáng tạo, tận tâm, luôn luôn chú trọng vào sự chỉnh chu, chất lượng, cùng với đó kỹ năng và kiến thức đa dạng. Công ty tổ chức sự kiện SV được đánh giá uy tín và chuyên nghiệp.

>> Tham khảo thêm: Các công ty tổ chức sự kiện lớn tại TP.HCM và Hà Nội << https://newlinkevent.com/cac-cong-ty-to-chuc-su-kien-lon-tai-thanh-pho-ho-chi-minh-va-ha-noi/

5. Tài liệu và giáo trình để tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

• Lập Kế Hoạch Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp

Là cuốn sách cung cấp góc nhìn mới đầy sâu sắc, đồng thời giúp bạn có được cách làm việc hiệu quả nâng tầm những trải nghiệm của khán giả. Cuốn sách này chính là một cầu nối giúp bạn có những tư duy, chiến lược tốt hơn khi tổ chức sự kiện.

• Cẩm Nang Tổ Chức Sự Kiện – Tuyển Chọn, Tham Khảo Các Bài Diễn Văn, Bài Phát Biểu Dành Cho Hội Nghị, Hội Thảo Và Những Ngày Lễ Lớn

Đây là cuốn sách giúp bạn có thể chuẩn bị tốt các bài diễn văn, bài phát biểu khi tổ chức sự kiện hay các ngày lễ lớn với các nội dung cụ thể như: các bài diễn văn, phát biểu ở Hội nghị Trung ương (Mục I), Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Hội Cựu chiến binh (Mục II), Đoàn TNCS Hồ Chí Minh (Mục III), Hội Phụ nữ (Mục IV),… và cuối cùng là các phần mục dành cho tỉnh, xã phường, thị trấn và khối doanh nghiệp.

• Giáo Trình Quản Trị Tổ Chức Sự Kiện Và Lễ Hội

Đây là cuốn sách được sử dụng làm giáo trình cho sinh viên ngành Quản trị Marketing, Quảng cáo, Quan hệ công chúng,…Đây còn là cuốn sách gốc được sử dụng làm cơ sở để xây dựng hệ thống kiến thức chuyên sâu cho ngành Quản trị sự kiện. Cuốn sách sẽ mang đến cho bạn những kiến thức về quản trị sự kiện và lễ hội, cách thực hiện quả giảm thiểu các rủi ro.

• Thuật Tổ Chức Hội Họp

Dựa trên kinh nghiệm trong suốt nhiều năm tư vấn cho các công ty hàng đầu, tác giả Brian Tracy đã tự mình rút ra được những điều nên làm trong các cuộc họp – và cả những điều không nên. Trong cuốn sách này, ông đã tiết lộ những ý tưởng đơn giản, xác thực để giúp các cuộc họp trở nên ngắn gọn hơn, hiệu quả hơn và thỏa mãn tất cả những ai tham gia, cụ thể như: Tổ chức các kiểu hội họp khác nhau, cách xác định rõ mục tiêu và kết quả mong đợi từ cuộc họp, lập nội dung chương trình theo danh sách ưu tiên, bố trí phòng họp sao cho lý tưởng nhất, cách dẫn dắt thảo luận đúng hướng,..

• Nghệ Thuật Tổ Chức Hội Họp

Hội họp, hội nghị là một là một hoạt động cần thiết và thường xuyên diễn ra trong quá trình tiến hành công việc của doanh nghiệp, đây chính là hoạt động nhằm hướng dẫn, dạy kỹ năng chuyên môn giúp cho nhân viên có thể làm việc tốt hơn. Cuốn sách Nghệ Thuật Tổ Chức Hội Họp là một gợi ý cho bạn với các nội dung hữu ích, thực tế:

• Kỹ năng tổ chức hội nghị trong doanh nghiệp (tác phong tổ chức hội họp, kỹ năng tổ chức sự kiện ,tổ chức cuộc họp đối với công ty cổ phần, công ty TNHH ,những điều cần tránh để tổ chức cuộc họp thành công,…)
• Tuyển tập các bài phát biểu tham khảo thường dùng trong doanh nghiệp
• Các mẫu hợp đồng thường dùng trong doanh nghiệp

• Nghề Sự Kiện – Thiên Đường Nơi Địa Ngục

Với lối viết thẳng thắn, sinh động, là lời chia sẻ trải lòng, đôi khi lại là sự hài hước sâu cay. Tác giả truyền tải đến mọi người một cái nhìn đa chiều về nghề sự kiện. Cuốn sách  phản ánh cả những ánh hào quang bên ngoài và soi sáng những góc tối bên trong, đem đến cho bạn những trải nghiệm thú vị, có cái nhìn đồng cảm và thấu hiểu hơn đối với nghề sự kiện.

Nghề sự kiện là một công việc không còn xa lạ với chúng ta, nhất là giới trẻ nhưng không phải tất cả đều hiểu rõ về công việc này. Với cuốn tự truyện Nghề sự kiện – Thiên đường nơi địa ngục tác giả Lê Trần Đắc Ngọc, một đạo diễn sự kiện sẽ cho chúng ta biết được những câu chuyện đời, chuyện nghề, những góc nhìn đa chiều về nghề sự kiện thông qua những trải nghiệm của chính tác giả. Vậy nên cuốn sách chính là những tham khảo bổ ích cho những bạn trẻ đang muốn “dấn thân” vào con đường tổ chức sự kiện.

Trên đây là một vài chia sẻ về khái niệm tổ chức sử kiện cũng như một vài những giáo trình cho bạn nếu muốn tìm hiểu kỹ hơn về ngành này. SV Event là đơn vị luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn để tổ chức một sự kiện tốt nhất với đội ngũ nhân viên trẻ năng động sáng tạo cùng thiết bị kỹ thuật hiện đại. SV Event với 10 năm tổ chức sự kiện đảm bảo sẽ mang đến cho bạn một sự kiện tuyệt vời nhất với mức giá tiết kiệm nhất.

>> Tìm hiểu thêm: Các sự kiện SV Event đã tổ chức <<