Thời gian gần đây, tổ chức sự kiện đang phát triển vô cùng mạnh mẽ và nhanh chóng. Cùng với đó, các sự kiện hiện nay đều yêu cầu chế độ hoành tráng hơn về tính năng chuyên nghiệp, tráng lệ và hoàn thiện. Vì vậy, cần phải xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết để sự kiện được diễn ra thuận lợi và thành công nhất. Làm thế nào để có được kế hoạch tổ chức sự kiện đầy đủ, chi tiết và chuẩn xác nhất? Đừng lo lắng, trong bài viết dưới đây Newlink Event sẽ chia sẻ đến bạn quy trình 9 bước xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết nhất.
1. Xác định loại sự kiện bạn muốn làm
Trước khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn cần phải xác định và nắm rõ loại sự kiện mà bạn muốn làm sự kiện gì? Lễ khai giảng, tốt nghiệp, lễ khởi động – động thổ, lễ ra mắt sản phẩm, lễ kỷ niệm thành lập, lễ khai trương hay lễ tất niên – tân niên, … Tùy từng loại sự kiện đều có mục đích khác nhau và cách thức tổ chức, thiết bị và nhân sự kiện cũng khác nhau. Đây là bước quan trọng nhất trong kế hoạch tổ chức sự kiện, vì nó giúp chúng ta xác định và định hướng đúng đắn hơn về những công việc, hạng mục cần được tiến hành trong sự kiện.
2. Mục tiêu của sự kiện mà khách hàng mong muốn là gì?
Bước tiếp theo khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện là cần phải xác định tiêu điểm của sự kiện mà khách hàng mong muốn là gì? Là để thu hút khách hàng tham gia sự kiện, đạt được doanh số bán hàng tiêu dùng ngay trong sự kiện; để quảng bá hình ảnh, thương hiệu công ty; ra mắt sản phẩm, dịch vụ, nhà máy mới; tri ân khách hàng, CBCNV hay đơn giản là để kết nối giữa các nhân viên với lãnh đạo và giữa mọi người với nhau trong doanh nghiệp? Việc xác định tiêu điểm chính của sự kiện sẽ giúp bạn dễ dàng xây dựng ý tưởng, nội dung và kịch bản sự kiện. Từ đó góp phần làm cho sự kiện của bạn trở nên có ý nghĩa và thành công hơn. Để xác định mục tiêu của sự kiện một cách nhanh nhất và chính xác nhất bạn cần tự đặt ra và trả lời các câu hỏi sát vấn đề như: Tại sao bạn lại cần tổ chức sự kiện này? Sự kiện mà bạn sắp tổ chức sẽ hướng đến đối tượng khách mời nào? Bạn mong muốn người tham dự sự kiện sẽ nhận được điều gì? Bạn muốn nhận được những gì từ sự kiện này? …
3. Thời gian tổ chức của sự kiện
Xác định thời gian tổ chức sự kiện là bước không thể thiếu khi lên bản kế hoạch tổ chức sự kiện. Vì thời gian tổ chức sự kiện chính là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của sự kiện. Bạn nên chọn thời gian tổ chức vào các khung giờ hợp lý để khách mời có thể đến tham dự đông đủ nhất như kế hoạch đã đặt ra. Thời điểm lý tưởng nhất để tổ chức sự kiện là vào các ngày cuối tuần, khi đa số khách mời không phải bận rộn với công việc.
Đặc biệt, đối với các sự kiện mang tính chất quan trọng như lễ khởi công – động thổ, lễ cất nóc, lễ khai trương – khánh thành, … thì việc xác định thời gian tổ chức càng phải được lựa chọn kỹ càng hơn. Bởi vì ngoài việc chọn thời gian phù hợp với các vị khách quan trọng, các sự kiện này còn cần chọn ngày tốt theo phong thủy. Tốt nhất nên chọn những ngày hợp với tuổi tác và mệnh của chủ đầu tư. Thường đó sẽ chọn theo lịch âm với những ngày chẵn mang ý nghĩa sung túc, tròn đầy và hạn chế những ngày “tam nương” như ngày 3, 5, 7.
4. Danh sách khách mời
Khách mời chính là những người tạo nên không khí và sự thăng hoa cho sự kiện của bạn. Vì vậy bạn cần lên kế hoạch chi tiết về số lượng và cụ thể từng đối tượng khách mời để sự kiện của bạn trở nên chuyên nghiệp và chu đáo hơn trong việc tiếp đón như: nhà chờ, chỗ ngồi, thực đơn, quà tặng, hoa cài áo, …. Danh sách khách mời cần được phân loại cụ thể theo nhiều yếu tố như: tầng lớp xã hội, chức vụ, trình độ, nghề nghiệp, độ tuổi, …
5. Chọn địa điểm phù hợp với lượng khách mời
Để mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện của bạn được hoàn hảo nhất thì bạn không thể bỏ qua bước chọn địa điểm tổ chức. Tùy thuộc vào từng loại sự kiện và từng đối tượng tham dự mà chọn địa điểm sao cho phù hợp nhất. Dù chọn tổ chức ở đâu đi nữa thì địa điểm tổ chức vẫn phải đáp ứng được các yêu cầu như: giao thông thuận tiện, sạch đẹp, thoáng đãng và đặc biệt là phải phù hợp quy mô, mục đích và ngân sách của sự kiện. Ngoài ra, bạn còn cần dựa vào yếu tố thời thời tiết để lựa chọn tổ chức sự kiện trong nhà hay ngoài trời.
Mặt khác, bạn cần phải trực tiếp đến địa điểm tổ chức để khảo sát, đo đạc và lên bố cục cụ thể từng khu vực cho sự kiện. Đối với một số địa điểm không phải do mình làm chủ, bạn cần liên hệ trước với nhà cung cấp để biết được ngày diễn ra sự kiện địa điểm đó còn trống không, địa điểm đó có phù hợp với số lượng khách mời không, các dịch vụ và báo giá có đáp ứng được yêu cầu của bạn không?
6. Lên kế hoạch kịch bản chương trình
Bước quan trọng tiếp theo của việc xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện là lên kịch bản chương trình. Đây là bước rất quan trọng, bởi sự kiện có thành công, có thu hút và để lại ấn tượng tốt đẹp với khách mời hay không là nhờ một phần tất yếu ở kịch bản chương trình. Vì vậy người tổ chức sự kiện cần lên kế hoạch kịch bản chương trình thật đầy đủ và chi tiết để hạn chế để xử lý kịp thời những tình huống có thể xảy ra. Ngoài ra, kịch bản sự kiện cần phải phù hợp với mục đích của sự kiện và phải truyền đạt hiệu quả thông điệp ý nghĩa đến với mọi người.
Mỗi một loại sự kiện khác nhau sẽ có kịch bản khác nhau nhưng sự kiện nào cũng phải cần đến 2 loại kịch bản cơ bản là:
- Kịch bản tổng quát: đây là loại kịch bản bao quát toàn bộ sự kiện từ lúc đầu cho đến khi kết thúc sự kiện như: thời gian, thời lượng, nội dung, công việc của từng bộ phận, …
- Kịch bản chi tiết: loại kịch bản này thể hiện một cách đầy đủ và chi tiết công việc cụ thể cho từng bộ phận ekip, trong đó có cả lời dẫn của MC trong toàn bộ sự kiện.
7. Chuẩn bị thiết lập hạng mục như âm thanh – ánh sáng, diễn viên, MC
Tiếp theo, chúng cần dựa vào kịch bản để lập các nhóm phụ trách cũng như phân công công việc cụ thể cho từng nhóm như:
- Nhóm thực hiện nội dung: nhóm này sẽ phối hợp với nhau để lên nội dung cụ thể cho chương trình từ các bài viết, các bài phát biểu trong chương trình và tài liệu liên quan cho khách mời.
- Nhóm hậu cần sự kiện: những người trong bộ phận này sẽ đảm nhận các công việc liên quan đến hội trường, phần thưởng, hoa, bằng khen, huy chương, quà tặng, …
- Nhóm đối ngoại: nhóm này sẽ phụ trách các công việc như: chuẩn bị và gửi thư mời đến các đại biểu và khách mời.
- Nhóm lễ tân: Các bạn trong nhóm lễ tân sẽ phụ khách đón tiếp, hướng dẫn cũng như tiễn khách mời ra về.
8. Thống nhất sau đó tiến hành tổ chức sự kiện
Khi tất cả các công tác chuẩn bị cho sự kiện đã được hoàn thiện thì chúng ta bắt đầu tiến hành tổ chức sự kiện. Đây là bước then chốt quyết định sự thành bại của cả sự kiện. Vì vậy, đòi hỏi người tổ chức sự kiện phải có tầm nhìn lớn, chuyên môn cao, linh hoạt trong mọi tình huống và nắm bắt nhanh, giải quyết tốt mọi vấn đề. Bên cạnh đó, đội ngũ nhân sự tổ chức sự kiện cũng cần phải phối hợp nhịp nhàng, ăn ý và đồng với nhau theo đúng kịch bản đã thống nhất. Đôi khi cả ekip tổ chức còn phải nhanh nhạy theo đổi kịch bản theo tình hình thực tế để đảm bảo sự kiện được diễn ra suôn sẻ và thành công.
9. Hậu sự kiện
Khi sự kiện kết thúc cũng chính là lúc chúng ta cùng nhìn lại và đưa ra kết quả về suốt quá trình chuẩn bị và tổ chức chương trình. Kết quả của sự kiện sẽ phản ánh chính xác hệ quả của cả quá trình chuẩn bị và thực hiện chương trình. Đánh giá, đo lường kết quả sự kiện sẽ giúp bạn rút ra được nhiều kinh nghiệm để phát huy những cái tốt và khắc phục những điều chưa làm được. Từ đó sẽ giúp cho người tổ chức sự có được nhiều kinh nghiệm và làm tốt hơn cho những sự kiện sau thành công hơn. Trên đây là mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết và hoàn hảo nhất cho sự kiện của bạn. Hy vọng những chia sẻ trên đây của Newlink Event sẽ giúp bạn có được những thông tin hữu ích về tổ chức sự kiện nói chung và kế hoạch tổ chức sự kiện nói riêng.
Nếu bạn cần tư vấn thêm về kế hoạch tổ chức sự kiện, hoặc đang cần tìm một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, hãy liên lạc ngay cho Newlink Event nhé!
