Xây dựng một kế hoạch truyền thông (Communication Strategy) cho tổ chức sự kiện không chỉ đơn giản gói gọn trong việc biến chương trình trở nên nổi tiếng mà đó là cả một nghệ thuật, hướng tới nhiều đối tượng khác nhau. Dựa theo nguyên tắc Truyền thông chiến lược (Strategic communication) không những phổ biến sự kiện hay sản phẩm mà còn nâng tầm cho sự phát triển của doanh nghiệp, sản phẩm về hướng dài hạn. Sau đây, SV Event sẽ giới thiệu đến bạn 7 bước đơn giản để xây dựng một kế hoạch truyền thông cho tổ chức sự kiện hoàn hảo nhất.
Các bước xây dựng kế hoạch truyền thông cho tổ chức sự kiện
Trong một chiến lược truyền thông hiệu quả cho tổ chức sự kiện thì các nhà phát triển phải thực hiện 7 bước cụ thể như sau: Xác định công chúng mục tiêu, xác định mục tiêu truyền thông, xây dựng nội dung thông điệp cần truyền tải, lựa chọn kênh truyền thông hợp lí, lên kế hoạch chi tiết và đề xuất dự trù kinh phí, đo lường và báo cáo và cuối cùng là đánh giá kết quả truyền thông.
Bước 1 : Xác định công chúng mục tiêu khi lên kế hoạch truyền thông cho tổ chức sự kiện
Trong một kế hoạch truyền thống cho tổ chức sự kiện, yếu tố con người, cụ thể là yếu tố công chúng chính là chìa khóa then chốt cho việc xây dựng cũng như triển khai một kế hoạch. Công chúng mục tiêu chính là yếu tố con người, là mục tiêu chính của việc truyền thông hướng tới, họ là đầu tiếp nhận thông tin quan trọng nhất. Công chúng mục tiêu là tập hợp những cá nhân, tổ chức, nhóm,… là những khách hàng tiềm năng trong tương lai. Xác định nhóm khách hàng tiềm năng ảnh hưởng đến kế hoạch nói cái gì, nói như thế nào, nói khi nào, nói ở đâu và nói với ai. Do đó, dựa trên những báo cáo phân tích thị trường đã được cung cấp doanh nghiệp có thể định hướng được đặc điểm, xu hướng, nhu cầu của khách hàng và từ đó đưa ra kế hoạch truyền thông cụ thể.
Bước 2 : Xác định mục tiêu truyền thông cho tổ chức sự kiện
Xác định được nhóm công chúng mục tiêu và đặc điểm của nhóm này thì bước tiếp theo chính là khai thác những đặc điểm trên, từ đó, đưa ra những thông tin đáp ứng nhu cầu đặc trưng, làm hài lòng và thuyết phục nhóm khách hàng tiềm năng mà dự án, doanh nghiệp hướng tới. Nhiệm vụ xác định mục tiêu truyền thông chính là công thức không thể thiếu cho sự thành công của sự kiện nói chung cũng như trong việc quảng bá, truyền thông nói riêng.
Để xác định và hướng chiến dịch truyền thông của bạn đến đúng với khách hàng tiềm năng thì mô hình SMART là mô hình được các doanh nghiệp tin tưởng và sử dụng.
- S – Specific: Cụ thể
- M – Measurable: Đo đếm được
- A – Achievable: Có thể đạt được bằng khả năng của mình
- R – Realistic: Thực tế
- T – Time Bound: Thời hạn để đạt được
Bước 3 : Xây dựng nội dung thông điệp cần truyền tải
Sử dụng mô hình SMART xác định được mục tiêu truyền thông cần đạt được thì bước tiếp theo chính là xác định, xây dựng thông điệp truyền thông. Theo mô hình AIDA một thông điệp phải gây được sự chú ý (attention), tạo được sự quan tâm (interest), khơi dậy được mong muốn (desire) và thúc đẩy được hành động (action). Trong thực tế, ít có thông điệp nào đưa người tiêu dùng đi trọn vẹn từ trạng thái biết đến hành vi mua, nhưng cấu trúc AIDA đưa ra được những tiêu chuẩn đáng mong muốn.
Để tạo được một thông điệp tốt cần chú ý trả lời được 4 câu hỏi chính sau :
+ Nói cái gì (nội dung thông điệp)
+ Nói thế nào cho hợp lý (cấu trúc thông điệp)
+ Nói thế nào cho diễn cảm (hình thức thông điệp)
+ Ai nói cho có tính thuyết phục (nguồn thông điệp)
Bên cạnh đó, thông điệp truyền thông cần mang lại sự mới mẻ, bắt kịp xu hướng, “trendy”, gây sự chú ý đối với khách hàng.
Bước 4 : Lựa chọn kênh truyền thông
Các kênh truyền thông có hai loại: kênh trực tiếp và kênh gián tiếp. Tùy vào ngân sách, mục tiêu truyền thông cũng như đối tượng khách hàng,.. mà BTC có thể lựa chọn hình thức truyền thông phù hợp với nhu cầu.
- Kênh truyền thông trực tiếp :
+Kênh giới thiệu: thường xuyên bắt gặp tại các hội chợ, đó là những nhân viên bán hàng của công ty tiếp xúc với người mua trên thị trường mục tiêu.
+ Kênh chuyên viên: gồm những chuyên viên độc lập phát biểu ý kiến của mình với khách hàng mục tiêu, đó có thể là ở các hội nghị khách hàng.
+ Kênh xã hội: gồm hàng xóm láng giềng, bạn bè, các thành viên trong gia đình và những người cộng sự nói chuyện với khách hàng mục tiêu.
- Kênh truyền thông gián tiếp :
+ Truyền thông đại chúng:Truyền hình/ấn phẩm tới các nhân vật hướng dẫn dư luận rồi từ những người đó được truyền đến những bộ phận dân cư kém tích cực hơn. Hầu hết có trả phí
+ Bầu không khí:khung cảnh có chủ tâm tạo ra xu hướng mua sản phẩm.
+ Tổ chức sự kiện: họp báo, Lễ khai trương, tài trợ, tổ chức sự kiện thể thao,…
Bước 5 : Lên kế hoạch chi tiết và đề xuất dự trù kinh phí
Tại bước này, BTC lên kế hoạch chi tiết kế hoạch truyền thông và đưa ra những dự trù kinh phí cụ thể về từng mục khác nhau nếu có sử dụng nhiều phương thức truyền thông.
Bước 6 : Đo lường và báo cáo
Tổ chức các cuộc đo lường về chất lượng của các phương thức truyền thông cũng như sự hiệu quả của thông điệp truyền thông nhằm đưa ra báo cáo cụ thể cho BTC.
Bước 7 : Đánh giá kết quả truyền thông
Dựa trên báo cáo đã có, đưa ra chiến lược cụ thể cho chiến lược truyền thông của những sự kiện sau này.
