Tổ chức lễ kỷ niệm thành lập
Dịch vụ tổ chức lễ kỷ niệm thành lập của NEWLINK Event
Tổ chức lễ kỷ niệm thành lập là nét bút đánh dấu chặng đường đã trải qua của doanh nghiệp với sự nỗ lực của người chủ doanh nghiệp, đội ngũ nhân viên, dự đồng hành của đối tác và khách hàng. Là dịp để tổng kết những thành quả đã đạt được, tổng kết quá trình hoạt động đã qua, tri ân khách hàng, củng cố và truyền bá hình ảnh thương hiệu công ty.
Để buổi lễ kỉ niệm diễn ra thành công, ghi dấu ấn sâu sắc cũng như truyền đạt được thông điệp mong muốn tới khách mời, yêu cầu cần chuẩn bị các bước quan trọng trong tổ chức lễ kỷ niệm kỹ lưỡng, kịch bản đặc sắc. Với kinh nghiệm nhiều năm trong nghề tổ chức sự kiện, chúng tôi sẽ chia sẻ cho quý vị những thông tin hữu ích nhất.
Các khâu và các bước quan trọng cần chuẩn bị cho buổi lễ kỷ niệm thành lập:
- Tính toán kinh phí dự trù tổ chức lễ kỷ niệm
- Chọn địa điểm để tổ chức buổi lễ kỷ niệm
- Lựa chọn thời gian buổi lễ tổ chức
- Chuẩn bị kịch bản đặc sắc, chu đáo và chi tiết
- Chuẩn bị tiết mục văn nghệ giải trí, trò chơi, quà tặng lưu niệm, …
- Chuẩn bị khâu nhân sự để tổ chức lễ kỷ niệm
- Chạy thử chương trình, xử lý và đưa ra các phương án dự phòng và tiến hành tổ chức lễ, …
Cụ thể những bước chuẩn bị này sẽ được trình bày và hướng dẫn cụ thể bên dưới.
Chọn địa điểm tổ chức lễ kỷ niệm
Việc lựa chọn địa điểm tổ chức lễ kỷ niệm rất quan trọng vì diễn ra mọi hoạt động của buổi lễ. Lựa chọn địa điểm cần chú ý đến sự thuận tiện cho khách mời đến tham dự, dễ tìm kiếm và di chuyển. Chọn địa điểm phù hợp các tiêu chí buổi lễ đặt ra, có sân khấu đủ rộng, có bục để phát biểu chương trình, vị trí chỗ ngồi khách tham dự. Nếu bạn không biết lựa chọn địa điểm nào thích hợp thì hãy liên hệ với các đơn vị cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp để được tư vấn và hỗ trợ.
Tùy theo yêu cầu mong muốn, thời gian và địa điểm phù hợp mà bạn lựa chọn địa chỉ tổ chức tiệc kỷ niệm thành lập cho phù hợp nhất. Tốt nhất là nên đặt trước để tránh sự cố xảy ra nhất là những vị trí khách sạn, nhà hàng sang trọng, tăng sự chủ động khi tổ chức.
Chọn thời gian tổ chức
Thời gian tổ chức bao gồm ngày giờ tổ chức buổi lễ và thời gian các hoạt động diễn ra trong chương trình. Thời gian buổi lễ kỷ niệm nên chọn đúng ngày thành lập hay mốc thời gian quan trọng và ý nghĩa với doanh nghiệp. Cũng như có thể chọn ngày đẹp phong thủy theo lịch vạn sự để tăng thêm sự may mắn. Có thể chọn dịp cuối tuần để thuận tiện nhất cho khách mời tham dự, thường là tối thứ 6, ngày thứ 7 hay sáng chủ nhật. Thời gian này phù hợp nhất mà khách mời có thể sắp xếp công việc và tới dự đầy đủ, cũng như họ có thể thoải mái chè chén, hôm sau vẫn được nghỉ ngơi, có thể thư giãn bắt đầu tuần làm việc mới.
Thời gian tổ chức buổi tiệc cần được sắp xếp, dự tính cho khâu khai mạc, thời gian khai mạc, làm lễ, phát biểu tuyên bố lý do. Thời gian tuyên dương nhân viên, tri ân khách hàng hay dự tiệc ăn uống, vui chơi, … Bố trí các tiết mục hợp lý nhằm tạo sự thoải mái về thời gian, mọi người ra về không quá muộn.
Tổ chức lễ kỷ niệm, kịch bản là khâu quan trọng nhất
Trong các bước tổ chức lễ kỷ niệm thành lập thì khâu quan trọng nhất là chuẩn bị kịch bản. Một kịch bản hấp dẫn và ấn tượng sẽ là yếu tố then chốt tạo nên chất lượng và sự thành công cho buổi lễ. Giúp cho bạn tuyền tải trọn vẹn các thông điệp mà mình mong muốn nhất. Các bạn có thể tự đưa ra kịch bản hoặc đưa ra ý tưởng và đơn vị tổ chức sự kiện sẽ hỗ trợ hoàn thành cho bạn.
Kịch bản sẽ được thiết kế lên ý tưởng hết mọi hoạt động, kiểm soát từng bước cụ thể từ đầu tới cuối diễn biến buổi lễ bao gồm hình thức trang trí, ánh sáng, âm thanh, hình ảnh, … Kiểm duyệt kịch bản sẽ giúp đưa ra các phương án và chương trình sự phòng, phát hiện lỗ hổng để phục hồi.
Sau khi kịch bản hoàn thành nên do ban lãnh đạo công ty kiểm duyệt qua để kiểm tra sự chính xác với các thông điệp mà đơn vị muốn truyền tải.
Chuẩn bị nhân sự tổ chức lễ kỷ niệm
Khâu nhân sự tổ chức lễ kỷ niệm sẽ phụ thuộc vào sự quyết định của ban giám đốc lãnh đạo công ty, doanh nghiệp. Có thể dùng chính nhân lực công ty, cây nhà lá vườn hay thuê đơn vị chuyên nghiệp. Mỗi phương án đều có những ưu nhược điểm riêng.
- Dùng chính công nhân viên của công ty để tổ chức tiệc:
- Tiết kiệm chi phí hơn so với việc thuê đơn vị khác làm
- Tính chủ động cao hơn
- Tuy nhiên sẽ có sự hạn chế là làm việc thiếu chuyên nghiệp do ít kinh nghiệm nên sẽ không tránh được việc xảy ra các sự cố, thiếu mạch lạc, …
- Cân nhắc chọn đơn vị tổ chức chuyên nghiệp, nhiều kinh nghiệm:
- Dùng cho các doanh nghiệp có kinh phí lớn, sự kiện quy mô lớn chuyên nghiệp
- Triển khai đúng ý tưởng nhanh chóng, dễ dàng
- Làm việc chuyên nghiệp, tạo được dấu ấn tốt đẹp cho khách mời tham dự.
Chạy thử chương trình và tiến hành
Sau khi các bước khác đã hoàn thành thì yêu cầu cần chạy thử chương trình để test trước nhằm kiểm tra xem kịch bản và các khâu chuẩn bị ok chưa. Nếu có sự cố hay thiếu sót gì thì có thể khắc phục và bổ sung kịp thời.
Trên đây là những thông tin chi tiết cụ thể chi tiết về các bước quan trọng trong tổ chức lễ kỷ niệm thành lập. Hy vọng những chia sẻ này sẽ hỗ trợ cho bạn tạo ra buổi lễ thành công tốt đẹp nhất.
